Aktivasi anggota UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa Universitas Andalas. Aktivasi anggota ini dilakukan secara rutin 1 kali dalam 1 tahun.
Diantara tujuan dilakukannya kegiatan aktivasi anggota pustaka ini adalah :
1. Mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa baru di Perpustakan Universitas Andalas.
2. Sebagai ajang pengenalan Perpustakaan kepada mahasiswa baru.
3. Sebagai bentuk peningkatan pelayanan prima terhadap anggota Perpustakaan.
4. Menumbuhkan minat mahasiswa untuk lebih mengetahui tentang Perpustakaan.
Adapun prosedur aktivasi anggota perpustakaan adalah :
1. Mengambil formulir aktivasi dilantai 3 bidang layanan aktivasi anggota.
2. Mengisi formulir aktivasi.
3. Duduk pada kursi antrian yang telah disediakan.
4. Melakukan aktivasi dengan petugas.
5. Selesai.
A. PENDAHULUAN
B. TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengetahui tingkat efisiensi layanan skbp.
2. Meningkatkan kualitas layanan bebas pustaka.
C. LANDASAN TEORI
1. Surat Keterangan Bebas Pustaka(SKBP)
Surat keterangan bebas pustaka adalah salah satu administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas andalas baik mahasiswa D3, S1, S2 dan S3
ketika hendak wisuda ataupun dalam pengambilan ijazah,
2. Aturan Bebas Pustaka
Adapun bentuk aturan yang ditetapkan UPT Perpustakaan Universitas Andalas untuk bebas pustaka adalah:
a. Setiap mahasiswa Universitas Andalas wajib menyelesaikan urusan bebas pustaka sebelum mengambil ijazah.
b. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib mengembalikan semua koleksi yang dipinjam.
c. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib membayar denda apabila memiliki riwayat keterlambatan pengembalian buku, buku hilang ataupun buku rusak.
d. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan buku sumbangan kepada UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
e. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan harcopy tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi kepada UPT Perpustakaa Universitas Andalas.
f. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib meng-upload tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi ke E-Skripsi UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
D. METODE PENELITIAN
1. Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan merupakan langkah awal dalam upaya pemecahan masalah dan mempelajari sistem yang sedang berjalan di UPT Perpustakaan Universitas
Andalas, khususnya dalam hal layanan bebas pustaka.
2. Identifikasi Masalah
Permasalahan merupakan kunci utama alasan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam proses identifikasi
masalah, penulis melakukan observasi mengenai keadaan secara langsung di UPT Perpustakaan Universitas Andalas terkait layanan bebas pustaka. Penulis
menemukan banyaknya permasalahan dalam hal pelayanan bebas pustaka yang rumit dan data yang dikelola tidak terpusat. Mahasiswa dan mahasiswi yang
mengurus kepentingan bebas pustaka mesti melewati 4 lantai layanan dan alur yang rumit sehingga memakan banyak waktu.
3. Perumusan Masalah
Mengacu kepada identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah memberikan pelayanan bebas pustaka yang
memudahan dan memuaskan mahasiswa, mempermudah alur pelayanan, meningkatkan kualitas pelayanan serta memberikan fasilitas perangkat teknologi informasi
yang mumpuni, agar mencapai layanan bebas pustaka yang efektif dan efisien.
4. Pengumpulan Data
Pada tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data untuk mempermudah penulis dalam melakukan penelitian, adapun tahapannya adalah:
a. Observasi dan Pengamatan
Observasi dan pengamatan dilakukan secara langsung mengamati petugas dan mahasiswa yang sedang dalam tahap menyelesaikan prosedur bebas pustaka.
b. Kuesioner
Kuesioner diperlukan agar mengetahui seberapa penting sebuah sistem dibutuhkan. Penulis melakukan penyebaran angket yang diisi oleh
mahasiswa yang melakukan bebas pustaka.
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
Surat keterangan bebas pustaka yang lama terdapat beberapa kelemahan yang mesti diperbaiki, diantaranya :
a. Kolom pengisian biodata mahasiswa kurang simetris.
b. Urutan layanan yang dipaparkan dalam SKBP.
c. Tampilan SKBP susah dipahami mahasiswa.
Ada beberapa bagian dari surat keterangan bebas pustaka yang telah diperbaiki dan diperbarui, diantaranya :
a. Menambahkan alamat akun instagram perpustakaan
b. Memperbaiki tampilan pengisian biodata mahasiswa pada SKBP.
c. Memperbaiki intruksi alur pelayanan pada SKBP.
d. Memperbaiki tampilan kolom untuk tanda tangan dan cap petugas.
1. Sistem Bebas Pustaka Lama
Adapun bentuk administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas Andalas untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka adalah :
2. Kendala Pengurusan Surat Keterangan Bebas Pustaka
Setiap mengurus surat keterangan bebas pustaka, terdapat beberapa kendala yang menjadi bagian penting dalam tujuan penulisan makalah ini, diantaranya:
a. Terlalu rumit dalam penyelesaian surat keterangan bebas pustaka karena meski melalui 5 bidang layanan, yang mana bidang layanan tersebut berada pada
lantai yang berbeda.
b. Tidak efisien dan tidak efektif bagi mahasiswa yang hendak mengurus bebas pustaka karna membutuhkan waktu lama.
3. Sistem Baru(yang diusulkan)
Adapun pemaparan dan mekanisme pelayanan bebas pustaka dengan sistem satu pintu adalah :
H. DAFTAR PUSTAKA
https://pustaka.unand.ac.id/profil/organisasi/visi-misi
https://pustaka.unand.ac.id/index.php/berita-dan-peristiwa/item/47-prosedur-bebas-perpustakaan
Berdasarkan peraturan akademik Universitas Andalas, setiap mahasiswa yang akan wisuda/pindah ke perguruan tinggi lain, wajib mendapatkan status bebas pustaka (sebelumnya SKBP) dari perpustakaan pusat. SKBP disyaratkan untuk memastikan mahasiswa sudah menyelesaikan seluruh kewajibannya di perpustakaan.
Untuk mendapatkan SKBP harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Tahapan yang harus dilalui untuk mendapatkan Status bebas pustaka sebagai berikut:
Cat.:
* Status bebas mahasiswa sudah terotomasi ke sistem wisuda, sehingga tidak perlu lagi meminta surat keterangan bebas pustaka
* Pembelian buku bisa dilakukan ke penerbit lain, selain Gramedia.
* Buku yang dibeli ke Gramedia, akan dikirimkan oleh pihak Gramedia ke perpustakaan (tanpa biaya tambahan)
Untuk memudahkan pencarian buku di dalam rak, pengunjung disarankan untuk menelusuri buku yang akan dipinjam terlebih dahulu menggunakan komputer OPAC yang sudah disedikan di lobi perpustakaan atau mengaksesnya melalui http://katalog.pustaka.unand.ac.id.
Setelah itu anggota perpustakaan dapat mengambil/mencari sendiri buku yang akan dipinjam ke rak buku. Seandainya pengunjung kesulitan dalam mencari buku yang akan dipinjam, bisa meminta bantuan petugas perpustakaan.
Peminjaman dilakukan secara mandiri melalui komputer Peminjaman Mandiri yang telah disediakan di Ruang Sirkulasi, dengan menggunakan username(nomor BP) dan password yang telah didapatkan sebelumnya ketika melakukan aktivasi keanggotaan.
Perpanjangan masa peminjaman buku dapat dilakukan dengan cara:
1. Koleksi Ruang Sirkulasi
Perpanjangan peminjaman koleksi ruang sirkulasi boleh dilakukan maksimal 2 kali masa peminjaman (1 minggu), yang bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu:
2. Koleksi Ruang Cadangan
1. Koleksi Ruang Sirkulasi (lantai 1)
a. Dosen dan Tenaga Kependidikan
2. Koleksi Ruang Cadangan (lantai 2)
Bagi anggota pustaka yang terlambat mengembalikan pinjaman koleksi dikenakan sanksi denda dengan ketentuan :
1. Koleksi Ruang Sirkulasi
2. Koleksi Ruang Cadangan
No | Judul Buku | Bidang Ilmu | Jml Dipinjam |
1 | Ilmu Kimia Untuk Universitas | Kimia | 70 |
2 | Akuntansi Biaya:Pendekatan Tradisional dan Kontemporer | Ekonomi | 51 |
3 | Makro Ekonomi: Teori Pengantar | Ekonomi | 41 |
4 | Pengantar Statistika | Statistika | 40 |
5 | Kimia Dasar Prinsip Dan Terapan Modern (Jilid 3) | Kimia | 38 |
6 | Revisi Akuntansi : Suatu pengantar Buku 1 | Ekonomi | 38 |
7 | Buku Teks Analisis Anorganik Kualitatif Makro Dan Mikro | Kimia | 37 |
8 | Fisika untuk Sains dan Teknik Jilid 1 | Fisika | 32 |
9 | Bioteknologi Pemula : Prinsip Dasar Dan Aplikasi | Kimia | 32 |
10 | Dasar-Dasar Fisika Universitas : Jilid 1 Mekanika | Fisika | 31 |