PENGUMUMAN

Pada tanggal 27 September 2016 telah dilaksanakan Seminar Nasional  dengan Tema Transformasi Perpustakaan : Tantangan Perpustakaan dan Pustakawan Di Era Digital di Kota Bengkulu. Peserta seminar adalah mahasiswa S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Bengkulu dan Pustakawan dari  Perguruan Tinggi lain. Dalam kesempatan itu saya sempat diwawancarai oleh wartawan Harian Bengkulu Ekspress tentang motivasi saya datang menghadiri kegiatan seminar nasional tentang transformasi perpustakaan. Saya mengatakan bahwa keinginan saya mengikuti seminar ini untuk mengetahui bagaimana konsep perpustakaan digital yang baik dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk mendigitasi koleksi perpustakaan. Seminar berjalan aman dan lancar. Banyak para peserta yang bertanya kepada dua orang narasumber yakni Prof.Sulistyo Basuki dan Aa Erlansari, M.Eng. Ada peserta yang memuji atas keberhasilan Perpustakaan Unand yang telah mendapatkan akreditasi A dengan predikat sangat baik. Prof.Sulityo Basuki memuji Perpustakaan Unand yang memiliki repository yang baik karena dapat diakses oleh pemustaka melalui onesearch Indonesia yang dikelola Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Bagi saya, pujian Prof.Sulityo Basuki itu bukanlah dijadikan sebagai sebuah kebanggaan tapi itu adalah “cambuk” bagi kita sebagai pustakawan Unand agar bekerja lebih giat lagi untuk mewujudkan slogan UNAND BISA (BerInovasi Sinergi dan Akselerasi).

Di Perpustakaan Unand, terdapat beberapa koleksi dalam bentuk tercetak yang dapat ditemukan pada layanan sirkulasi, layanan koleksi cadangan, layananan referensi, layanan popular corner & multimedia dan layanan Local Content. Koleksi yang tercetak ini bila perlu ditransformasikan kedalam bentuk digital (transmedia). Pada tabel berikut ini dijelaskan perubahan koleksi tercetak pasca alih wujud menjadi koleksi digital :

Perubahan bentuk fisik koleksi melalui transmedia dari tercetak menjadi terdigitasi  secara langsung membawa pengaruh terhadap manajemen layanan koleksi. Dampaknya terjadi pada sistem layanan yang biasa dilakukan secara konvensional berubah menjadi layanan peminjaman dan pengembalian secara online. Koleksi yang disirkulasikan secara online ini tidak dapat diunduh oleh pemustaka. Koleksi yang dilayankan secara online tidak dapat diunduh karena dikhawatirkan dapat melanggar Undang-undang Nomor 28 Tahun 2014 Tentang Hak Cipta. Pemustaka hanya dapat membaca melalui handphone atau komputer PC.

Layanan sirkulasi koleksi secara online dapat dilakukan dengan merencanakan langkah-langkah berikut ini :

Pertama, Perpustakaan Unand merancang sofware aplikasi online yang dapat dipergunakan pemustaka untuk mengakses e-book dari jarak jauh. Pemustaka yang merawak untuk mengetahui judul-judul buku diberikan password apabila hendak meminjam koleksi tersebut. Pemustaka disarankan agar memiliki surat elektronik.

Kedua, Pemustaka yang akan meminjam e-book disarankan untuk mendownload software aplikasi Perpustakaan Unand melalui i-Pad atau handphone agar dapat mengakses e-book dengan mudah.

Ketiga, Peminjaman dan pengembalian koleksi secara online sebaiknya dibatasi oleh waktu. Pemustaka dapat meminjam selama 10 (sepuluh) hari. Jika selama sepuluh hari koleksi tidak dikembalikan maka koleksi tersebut hilang secara mendadak dan bila pemustaka yang sama hendak meminjam kembali sebaiknya datang ke Perpustakaan Unand untuk mendapatkan password yang baru.

Keempat, diperlukan adanya staf Perpustakaan Unand yang memahami aplikasi online agar dapat melayani peminjaman dan pengembalian selama jam kerja Perpustakaan Unand.

Teknologi yang digunakan dalam pelayanan perpustakaan pasca transmedia secara online dinamakan Mobile apps version. Mobile apps version adalah bagian dari teknologi M-Libraries. Pemustaka yang ingin memanfaatkan informasi secara online terhubung langsung dengan website Perpustakaan Unand.

Perubahan fisik koleksi Perpustakaan Unand sangat memungkinkan akan membawa dampak hilangnya bidang Layanan Koleksi Cadangan. Koleksi Cadang seluruhnya diubah fisiknya menjadi terdigitasi. Bila perlu yang ditinggalkan hanyalah koleksi yang berusia 5 (lima) tahun terakhir saja. Ruangan koleksi cadangan akan berubah namanya menjadi Ruangan Layanan Digital. Ruangan Layanan  Digital didesain secara ergonomis atau lesehan yang memungkinkan pemustaka betah berjam-jam membaca mengunakan komputer PC yang disediakan oleh Perpustakaan Unand. Bila perlu diruangan itu disediakan soft drink dan makanan ringan.

Pada bagian layanan koleksi Referensi, segala bentuk koleksi digitasi itu dilayankan pada pemustaka secara Local Area Network (LAN). Perpustakaan Unand cukup menyediakan beberapa Workstation PC yang terakses ke server LAN. Di ruangan itu dapat disediakan Printer untuk mencetak koleksi e-Journal atau e-prosiding, yang mana, mulanya koleksi tersebut adalah hadiah dari berbagai institusi kemudian didigitasi oleh bagian pengolahan dan pengembangan koleksi untuk dilayanankan di Bagian Layanan Koleksi Referens. Pemustaka yang melakukan print out dikenakan biaya Rp.300,- perlembar.

Kegiatan mendigitasi koleksi dan menguploadnya ke database yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Unand adalah koleksi e-skripsi, e-Tesis dan e-disertasi yang semuanya dapat diakses direpository Universitas Andalas. Pemustaka dapat mengetahui judul karya ilmiah apa saja yang dimiliki oleh Perpustakaan Unand.

Pada bagian Popular Corner perlu dilakukan kegiatan mendigitasi koleksi fiksi. Di masa mendatang diharapkan pemustaka dapat membaca e-Fiksi secara online kapan saja dan dimana saja tanpa perlu datang ke Popular Corner. Semua kegiatan pendigitasian mulai dari “hulu” yang dilaksanakan bagian Pengolahan dan Pengembangan Koleksi sampai ke “hilir” yakni yang dilakukan bagian Layanan Pemustaka (Sirkulasi, Cadangan, Popular Corner dan Local Conten) diharapkan saling bersinergi antara satu sama lain. Agar manajemen koleksi transmedia ini dapat dilayanankan perlu dibuatkan Prosedur Operasional Standar oleh decision maker di Perpustakaan Unand. Hal ini bertujuan agar pemustaka dapat memahami alur kerja peminjaman dan pengembalian secara online. Langkah selanjutnya adalah sosialisasi kepada pemustaka yang seyogianya dilakukan pada kegiatan literasi informasi Perpustakaan Unand. Ab imo pectore, dari lubuk hati yang dalam semoga harapan menjadi kenyataan. 

Sebagaimana kita ketahui bahwa perpustakaan merupakan jantung dari Perguruan Tinggi. Sebagai jantung, perpustakaan dapat dikatakan avant garde yang mendukung terselenggaranya kegiatan program belajar dan mengajar di Perguruan Tinggi.  Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dan senantiasa “berbanding lurus” mengikuti perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Struktur organisasi dan tata kerja yang dimiliki oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi membutuhkan pula pustakawan yang terampil dan ahli dibidang kepustakawanan. Perpustakaan Perguruan Tinggi juga memiliki komponen lain yaitu Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas. Beberapa perguruan tinggi memiliki sejarah yang panjang dan berbeda berkaitan dengan proses pembentukan Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca.

Di Unand Perpustakaan Pusat terbentuk era 60-an di Kampus Jati Padang. Perpustakaan Cabang Fakultas sebelumnya telah eksis sesuai dengan perkembangan Fakultas masing-masing. Berkembangnya jurusan dan program studi serta pendidikan pascasarjana baik untuk Program Magister maupun Doktoral mengakibatkan juga berkembangnya Ruang Baca. Kemungkinan terbentuknya ruang baca ini sebagai dampak “mengerucutnya” kajian ilmu sehingga pembahasan subyek ilmu pengetahuan menjadi lebih khusus (spesifik). Terminologi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas  tidak pernah dibahas secara eksplisit pada Statuta Unand mengenai tata kerja, fungsi dan hubungannya dengan Perpustakaan Pusat Unand. Yang membedakan antara Perpustakaan adalah posisinya. Ada pendapat yang menyebutkan bahwa Perpustakaan Fakultas yakni yang memiliki kebijakan pengadaan koleksi dan layanan sirkulasi. Ada pula yang berpendapat bahwa yang dinamakan Perpustakaan Fakultas adalah yang memiliki koleksi 5000 judul dan melakukan kegiatan layanan sirkulasi meskipun tidak melakukan kegiatan pengadaan koleksi. Sebagai informasi di Fakultas Teknik Unand, Perpustakaan tidak didirikan pada tingkat Fakultas. Yang tersedia adalah Perpustakaan Jurusan yang kini dinamakan dengan Ruang Baca.  Ruang Baca yang terdapat di Fakultas Teknik Unand adalah Ruang baca Teknik Industri, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknik Lingkungan dan Teknik Sipil.

Terlepas dari kontroversinya terminologi Perpustakaan Cabang Fakultas dengan  Ruang Baca Fakultas di Lingkungan Unand maka diperlukan adanya usulan mengenai manajemen Ruang Baca dan Perpustakaan Fakultas yang terstruktur agar terwujud Slogan Unand Bisa (Bersinergi, Inovasi dan Akselerasi) sehingga hubungan Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas dapat saling berkoordinasi dengan baik menuju cita Unand yakni Untuk Kedjajaan Bangsa. Adapun gagasan yang penulis tawarkan adalah sebagai berikut :

Pertama, Manajemen kartu anggota perpustakaan Cabang  dan Ruang Baca Fakultas yang mendukung aktivitas kepustakawanan. Kenyataan yang ada selama ini bahwa Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas memiliki kartu anggota perpustakaan sendiri yang berbeda dari Perpustakaan Unand. Ini sangat menyulitkan untuk saling bersinergi antara Perpustakaan Cabang dan  Ruang Baca dengan Perpustakaan Pusat Unand. Semua data mahasiswa yang melakukan aktivasi terdapat di Perpustakaan Pusat Unand. Data mahasiswa ini dapat dikirimkan ke Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas. Misalnya, Data Pemustaka Fakultas Kedokteran Unand dikirimkan ke database Senayan Library Information Systems (SliMs) Perpustakaan Fakultas Kedokteran Unand . Bila ini terwujud maka dari Perpustakaan Pusat Unand dapat dilihat berapa jumlah pemustaka yang berkunjung dan meminjam secara interface (antarmuka) yang memuat metadata pemustaka pada website SliMs. Keuntungan lainnya bagi Perpustakaan cabang Fakultas Kedokteran adalah penghitungan rekapitulasi koleksi pun dapat dilaksanakan dengan mudah termasuk kegiatan stock opname. Kegiatan ini terkendala di Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca karena Sumber Daya Manusia (SDM) staf Pengelola yang terbiasa mengerjakan pekerjaan kepustakawanan secara konvensional. Staf enggan beradaptasi dengan sistem baru yang berbasis digital. Kemungkinan ini disebabkan latarbelakang staf yang bukan ilmu perpustakaan. Ada baiknya bila Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca memiliki staf yang berlatarbelakang diploma ilmu perpustakaan dan komputer. Kedua orang staf ini dapat diupgrade pengetahuannya mengenai SLIMs dengan mengikuti pelatihan SLIMs yang senantiasa diselenggarakan Perpustakaan Pusat Unand. Kendala lain dalam melaksanakan manajemen

Kedua, Manajemen Koleksi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas.

Apabila berbicara koleksi maka koleksi itu terbagi menjadi dua yakni koleksi buku dan non buku. Seiring dengan perkembangan TIK maka koleksi yang berbentuk fisik dapat “dialihwujudkan” menjadi bentuk digital. Pengadaan Koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Cabang Fakultas yang bersifat fisik dapat diadakan dalam bentuk maya. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas juga dapat meminta kepada Perpustakaan Pusat Unand agar dapat diberikan akses gratis untuk mendapatkan E-book dan E-Journal  tersebut.  E-Book dan E-Journal adalah koleksi non buku. Koleksi ini dapat dibeli dan keuntungannya adalah sangat menghemat ruang dan tempat. Disamping itu Perpustakaan Cabang Fakultas tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk perbaikan koleksi. Untuk mengaksesnya perlu disediakan workstation PC  (Personal Computer) yang dapat digunakan untuk membaca koleksi e-book dan e-journal. Dapat juga koleksi ini ditambahkan dengan koleksi e-skripsi, e-tesis dan e-disertasi. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak dapat didownload. Bila ingin meminjam ada prosedur khusus yang mungkin dapat dilakukan melalui e-mail yang dikirim kepada pustakawan dan pustakawan mengirimkan e-book atau e-journal tersebut kepada pemustaka yang membutuhkan dengan password yang limited selama 3 hari. Koleksi e-book ini proses pembeliannya melalui vendor dan pengklasifikasian dan pengatalogannya dilakukan secara khusus pada database SLiMs.

Ketiga, desain interior perpustakaan dan ruang baca

Selama ini trend perpustakaan adalah tempat belajar yang serius, dimana, mahasiswa belajar dibawah tumpukan buku-buku tebal. Desain interior Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas dapat diperbaharui dengan cara “menyulapnya” menjadi semacam cafe. Tidak mesti menggunakan kursi dan meja cukup dengan lesehan dan menyediakan fasilitas ergonomis yang dapat membuat betah pemustaka. Keberadaan e-book, e-journal, e-resources yang lain sangat mendukung proses layanan baca ditempat. Hanya dengan menggunakan layar sentuh koleksi yang tersedia dapat diakses dengan mudah melalui komputer. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat menyediakan soft drink dan fast food untuk memuaskan keinginan pemustaka yang haus dan lapar. Penyediaan soft drink dan fast food dapat dikelola oleh Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sebagai income masuk untuk kesejahteraan staf pengelola. Dalam hal ini mindset decision maker di Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas sebaiknya keluar dari “pakem” yang telah ada.  

Keempat, tingkat koordinasi antara Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dengan Perpustakaan Pusat Unand

Perpustakaan Pusat Unand dan Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas memiliki kaitan yang sangat erat. Rapat Koordinasi (Rakor) yang bersifat formal belum pernah diadakan sama sekali selama satu dekade. Rapat Koordinasi ini sebenarnya sangat penting sehingga antara Kepala Perpustakaan, Koordinator Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas serta Komite Perpustakaan dapat berinteraksi dan bersinergi antara satu dengan yang lain untuk membahas permasalahan apa yang terjadi pada Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sehingga permasalahan itu dapat diselesaikan melalui solusi yang baik. Umpanya masalah jaringan internet yang tak stabil di Fakultas dapat diselesaikan secara bersama sesuai dengan pepatah barek samo dipikua ringan samo dijinjiang. Rakor sebaiknya diadakan 2 kali dalam satu tahun agar dinamika permasalahan di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat dianalisa dengan baik.

Keberhasilan manajemen Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca dapat dilihat dari peran Koordinator Perpustakaan yang menjadikan  Perpustakaan Pusat sebagai “referensi” untuk mengkonsultasikan masalah-masalah yang terdapat di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas. Komunikasi yang dibina antara satu dengan yang lain adalah kunci keberhasilan Unand untuk mencapai World Class University, dimana, sumberdaya informasi milik Perpustakaan Pusat Unand  adalah barometer kesuksesan itu. Man Jadda Wa Jadda, siapa bersungguh-sungguh pasti berhasil.