A.        Jenis Layanan

Tugas layanan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan pengadaan dan pengolahan. Setelah selesai diolah, koleksi  akan ditempatkan pada ruangan yang sesuai dengan jenis layanannya. Di setiap ruangan koleksi akan dipajang di rak sesuai dengan urutan katalog atau klasifikasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Ada beberapa jenis layanan di Bagian Sirkulasi Perpustakaan Universitas Andalas berdasarkan jenis koleksi dan sifat layanannya :

1. 1.       Layanan Administrasi

Layanan ini berada di lantai 1sayap kanan gedung perpustakaan unand. Selain melayanani masalah tata usaha perpustakaan, seperti administrasi kepegawaian, keuangan dan perlengkapan, layanan ini juga menjadi tempat pendaftaran anggota dan segala administrasi surat-menyurat, dari dan ke dalam maupun luar perpustakaan.

1. 2.       Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi bertempat di lantai 1 gedung perpustakaan unand, merupakan tempat peminjaman koleksi perpustakaan. Saat ini perpustakaan unand telah menerapkan layanan mandiri, menggunakan komputer yang didukung oleh fasilitas internet. Pemustaka memilih sendiri koleksi yang akan dipinjam dan mendaftarkan sendiri koleksi tersebut di komputer yang telah disediakan tanpa tergantung lagi dengan keberadaan petugas.

1. 3.       Layanan koleksi referensi dan terbitan berseri

Koleksi referensi berada di lantai 2 gedung perpustakaan unand. Koleksi referensi yang ada terdiri dari :

a)    Ensiklopedi, contoh: Ensiklopedi Islam; Ensiklopedi Indonesia; Ensiklopedi Alqur’an; Ensiklopedi Britannica; Ensiklopedi Hukum dll.

b)   Kamus, contoh: Kamus Umum Bahasa Indonesia; Kamus Inggris-Indonesia; Kamus Istilah Perpustakaan; Harrod’s Librarins’ Glossary, dll.

c)    Buku Pegangan/ pedoman/ handbooks, contoh: A Middle East Studies Handbook , A Reader's Guide to the Great Religions, Pedoman Pengindonesiaan Nama dan Kata Asing dll.

d)   Biografi, contoh: Jagat Wartawan Indonesia; Who's who in the Arab world; B.J. Habibie Kisah Hidup dan Kariernya dll.

e)   Geografi dan Sejarah, contoh: Negara dan Bangsa; Ribuan Gunung; Ribuan Alat Batu: Prasejarah Song Keplek Gunung Sewu, Jawa Timur; Island of Bali dll.

f)     Direktori, contoh: Direktori Naskah Nusantara; Direktori Pegawai Perpustakaan di Lingkungan Universitas Islam Indonesia 2005; Directory of west European Indonesianits 1987; dll.

g)    Buku tahunan atau almanak, contoh: Almanak Dewi Sri 1988; Almanak Kepolisian Republik Indonesia Tahun 2001-2002-2003; The World Bank: 2002 World Development Indicators; The World Almanac and Book of Facts 2003; dll.

h)   Terbitan pemerintah, contoh: Undang-undang; Peraturan Pemerintah; Keputusan Presiden, dll.

i)      Bibliografi, contoh: Bibliografi Parapsikologi=the Bibliography of Parapsychology; A Classified Bibliography Literature on the Acts of The Apostles; Bibliography of Bali Publications from 1920-1990; dll.

j)     Indeks, contoh: Mu’jam Al Mufahras Li Alfadz Al Qur’an; Mu’jam Al Mufahras Li –Alfadz  Al Hadist, Indeks Majalah Ilmiah Indonesia; Index Islamicus; dll.

k)    Abstrak, contoh: Abstrak Hasil Kajian Kerukunan Umat Beragama di Indonesia Kumpulan Abstrak Hasil Penelitian 2001-2004;  Kumpulan Ringkasan Penelitian 2002-2003; dll.

l)      Pathfinder, contoh: Subyek pathfinder tentang Pendidikan anak; akuntansi; komputer; Tasawuf; dll.

1. 4.       Layanan koleksi cadangan

Koleksi cadangan yang berada di lantai 2 gedung perpustakaan unand menyediakan koleksi buku-buku teks yang menjadi cadangan dari sejumlah judul dan koleksi yang jumlahnya terbatas oleh perpustakaan unand. Tujuan dari layanan ini adalah menjaga ketersediaan (availability) koleksi terutama yang sulit didapat. Koleksi cadangan hanya bisa dibaca ditempat, di fotokopi atau discan, tidak untuk dipinjamkan.

1. 5.        Layanan terbitan universitas (local content)

Layanan local content terletak di lantai 4 gedung perpustakaan unand. Terdiri dari koleksi yang diterbitkan sendiri oleh penerbit unand dan atau karya ilmiah atau hasil penelitian dari dosen dan mahasiswa unand, dalam bentuk buku, jurnal, skripsi, thesis dan disertasi. Selain dalam bentuk fisik koleksi local content juga tersedia dalam bentuk digital yang bisa diakses melalui alamat: http://repo.unand.ac.id dan http://scholar.unand.ac.id.

 B.        Waktu Pelayanan

Perpustakaan Unand membuka layanan dari Senin s/d Sabtu

·         Senin s/d Kamis                     : 7:30 s/d 18:00 (istirahat jam 12:00 s/d 13:00)

·         Jum’at                                 : 7:30 s/d 16:30 (istirahat jam 12:00 s/d 13:30)

·         Sabtu                                  : 9:00 s/d 16:00 (istirahat jam 12:00 s/d 13:00)

C.        Sistem Layanan

Kebijakan layanan koleksi perpustakaan Unand menggunakan sistem terbuka. Sistem ini memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak.

D.        Penerima Layanan

Layanan perpustakaan Unand selain untuk mahasiswa unand juga terbuka untuk pengunjung dari luar. Mahasiswa unand yang akan meminjam koleksi harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan unand. Sedangkan untuk pengunjung dari luar harus membawa surat rekomendasi dari instansi tempat mereka bernaung. Akan tetapi bagi mahasiswa dari kampus yang bekerjasama dengan perpustakaan unand mendapatkan fasilitas layaknya mahasiswa unand, cukup dengan menunjukkan kartu mahasiswa.

Pengolahan (processing) merupakan pekerjaan yang dimulai dari penerimaan koleksi di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau tempat yang sudah disediakan untuk kemudian dilayankan. Pekerjaan pengolahan  untuk koleksi tercetak terdiri dari :

1. 1.       Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka yang kegiatannya meliputi :

a.       Menentukan sistem klasifikasi dan katalogisasi yang akan digunakan

b.      Menentukan kebijakan otomasi dan penggunaan komputer dalam mengolah, menyimpan dan menggunakan koleksi

c.       Membuat rancangan kartu, slip buku dan formulir yang diperlukan

1. 2.       Registrasi bahan pustaka

Kegiatan ini dilakukan untuk mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau secara elektronis ke pangkalan data komputer. Data yang diregistrasi terdiri dari:

a.       Judul buku

b.      Tanggal diterima di perpustakaan

c.       Tahun terbit

d.      Nomor edisi

e.      Nama penerbit

f.        Tempat dan tahun terbit

g.       Keterangan lain bila dianggap perlu

1. 3.       Pengecapan atau stempel perpustakaan

Dilakukan untuk menandakan bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan Universitas Andalas

1. 4.       Klasifikasi

Proses klasifikasi dilakukan untuk menggolongkan atau mengelompokkan koleksi yang sama pada satu tempat berdasarkan kesamaan menurut ciri tertentu. Klasifikasi dilakukan berdasarkan isi atau subjeknya. Perpustakaan Universitas Andalas menggunakan sistem Dewey Decimal Classification (DDC) dalam mengklasifikasi koleksi. Proses ini dilakukan untuk mempermudah pemustaka dalam melakukan pencarian koleksi.

1. 5.       Katalogisasi

Katalogisasi merupakan kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar dan aturan tertentu. Hasilnya berupa keterangan tentang keadaan fisik bahan pustaka, yang terdiri dari :

a. Tajuk entri : nama pengarang utama

b. Judul buku : judul utama dan sub judul kalau ada

c.  Keterangan penerbit : nama, kota dan tahun terbit

d. Deskripsi fisik : jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi, indeks, tabel, bibliografi dan apendik

e. Keterangan singkat : isi buku, judul asli, dan pengarang aslinya (apabila koleksi tersebut hasil terjemahan)

1. 6.       Kelengkapan Pustaka

Kelengkapan pustaka adalah perlengkapan tambahan yang dibutuhkan agar koleksi siap untuk dilayankan, terdiri dari :

a.      Label buku

b.      Kartu buku atau kantong buku

c.       Slip peminjaman (slip tanggal kembali)

d.      Sampul buku

Bidang automasi terletak di lantai 3 sayap kiri gedung perpustakaan unand. Bidang ini mengelola pemanfaatan teknologi informasi dan komputer dalam membantu proses   pengelolaan perpustakaan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Tugas bidang automasi menjadi sangat vital saat ini, seiring dengan pekembangan teknologi informasi yang menuntut perubahan konsep perpustakaan dari manual menjadi digital. Adapun tugas dari bidang automasi perpustakaan unand adalah :

1. 1.       Mengelola komputer dan jaringan

a.       Mengelola seluruh perangkat komputer dan jaringan yang ada diperpustakaan, dan memastikan seluruh peralatan berjalan dengan baik

b.      Melakukan instalasi komputer dan jaringan

c.       Maintenance dan troubleshooting

1. 2.       Mengelola aplikasi digital

a.       Mengelola dan mengawasi penggunaan aplikasi perpustakaan seperti: slims, katalog digital, e-scholar dll.

b.      Mendownload dan upload e-resources

1. 3.       Mengelolah database menjadi laporan

a.       Membackup database yang ada di server secara rutin

b.      Mengelola database yang tersimpan di dalam komputer server

c.       Mengolah database menjadi laporan

d.      Menyusun laporan rutin secara periodik

1. 4.       Memberikan layanan bagi pemustaka

a.       Memberikan pelayanan dan pengawasan terhadap penggunaan ruang internet dan laboratorium komputer

b.      Melakukan verifikasi upload tugas akhir mahasiswa

c.       Melakukan bimbingan terhadap permustaka