Aplikasi Bebas Pustaka Online: Penerapan Konsep Sistem Terintegrasi di Perpustakaan

30 Mei 2022

Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) merupakan salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa Unand. Aturan ini juga berlaku di sebagian besar perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Kewajiban mengurus SKBP bertujuan untuk memastikan bahwasanya mahasiswa tersebut sudah menyelesaikan semua kewajibannya di perpustakaan, seperti mengembalikan pinjaman buku, dan atau membayar denda keterlambatan peminjaman buku.

Di Perpustakaan Unand ada 4 syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa untuk mendapatkan SKBP, yaitu: bebas peminjaman buku, mengunggah tugas akhir ke dalam repository Unand (hhtp://scholar.unand.ac.id), menyerahkan sumbangan buku, dan menyerahkan tugas akhir tercetak.

Selama ini semua syarat tersebut harus mendapatkan pengesahan dari masing-masing bagian yang ada di perpustakaan. Setelah semua syarat terpenuhi, barulah mahasiswa mendapatkan SKBP, yang kemudian diserahkan ke admin wisuda di jurusan/program studi masing-masing. Oleh admin jurusan SKBP dijadikan sebagai rujukan untuk mengentrikan status bebas pustaka mahasiswa di aplikasi wisuda universitas, sebagai salah satu syarat pendaftaran wisuda.

Semua proses yang dijalani untuk mendapatkan SKBP cukup memakan waktu, dan menyita energi mahasiswa. Padahal di sisi lain mereka juga harus mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk menghadapi prosesi wisuda. Akibatnya cukup banyak keluhan yang disampaikan oleh mahasiswa terkait dengan panjangnya birokrasi yang dilalui untuk mendapatkan SKBP.

Untuk mengatasi persoalan tersebut, perpustakaan Unand mempunyai inisiatif untuk membuat aplikasi kliring bebas pustakan online. Aplikasi ini bisa diakses melalui laman: http://katalog.pustaka.unand.ac.id/mandiri dan bisa digunakan dari mana saja. Melalui aplikasi ini mahasiswa bisa melakukan perpanjangan peminjaman buku, melihat riwayat peminjaman buku, dan mendaftar kliring bebas pustaka (mendapatkan status bebas pustaka).

Untuk menggunakan aplikasi ini, mahasiswa cukup login menggunakan akun perpustakaan, yang sudah didapatkan pada saat aktifasi keanggotan. Sebelum mengusulkan kliring bebas pustaka, pastikan seluruh buku yang dipinjam di perpustakaan sudah dikembalikan. Kalau tidak mahasiswa yang bersangkutan tidak akan bisa mengentrikan data kliring bebas pustaka.

Selain itu mahasiswa harus mengunggah tugas akhir terlebih dahulu, serta menyerahkan buku sumbangan dan tugas akhir tercetak (bisa dikirimkan melalui kurir atau diserahkan langsung ke perpustakaan). Setelah itu usulan kliring bebas pustaka mahasiswa diverifikasi kebenarannya oleh petugas perpustakaan. Kalau semuanya sudah sesuai dengan ketentuan, status mahasiswa tersebut akan “bebas”.

Aplikasi terintegrasi dengan aplikasi katalog perpustakaan, dan aplikasi wisuda, sehingga bisa mendeteksi dan mengcounter mahasiswa yang belum mengembalikan pinjaman buku. Karena sudah terintegrasi dengan Sistem Informasi Wisuda (SIWUD), setiap perubahan status bebas mahasiswa di aplikasi Bebas Pustaka Mandiri otomatis terverifikasi di SIWUD Unand. Admin di jurusan/prodi tidak perlu repot lagi mengentrikan status mahasiswa yang akan di wisuda.

Aplikasi ini sangat membantu memudahkan mahasiswa dalam mengurus SKBP. Kemudahan yang didapat diantaranya adalah: birokrasi lebih simpel, lebih fleksibel karena bisa diakses darimana saja, lebih efisien dari segi waktu, serta ramah lingkungan karena mahasiswa tidak perlu lagi mencetak bukti bebas pustaka (paperless). Selain itu mahasiswa tidak perlu lagi sibuk bolak-balik ke perpustakaan, dan fakultas untuk mendapatkan SKBP.

Aplikasi Bebas Pustaka Mandiri sudah diujicobakan pada saat pendaftaran wisuda periode II 2022 ini. Walaupun masih ada sedikit kendala, akan tetapi secara keseluruhan sangat membantu memudahkan mahasiswa, petugas perpustakaan, dan admin wisuda fakultas dalam proses pengurusan SKBP. Keberadaan aplikasi ini merupakan bagian dari transformasi dalam proses digitalisasi perpustakaan Unand.

Read 436 times Last modified on Senin, 30 Mei 2022 16:11