Pustakawan Menulis (74)
Children categories
1. Lingkungan
Lingkungan merupakan hal yang sangat berpengaruh dalam kehidupan seseorang, dimana kepribadian dan pola fikir seseorang akan terbentuk dari lingkungannya. Lingkungan yang baik dipengaruhi oleh orang-orang yang akan memberikan dorongan positif disetiap aspek kehidupannya.
2. Perkembangan teknologi
Perkembangan teknologi sangat memberikan dampak positif bagi berbagai kalangan, terutama kalangan akademisi dan pelajar. Teknologi tentunya juga memberikan dampak negatif bagi sipengguna teknologi tersebut, salah satunya adalah dengan adanya teknologi, buku yang biasanya dibaca dengan jumlah eksemplar yang tebal tak terlihat lagi, karena sudah dikemas dalam bentuk ebook dalam aplikasi gadged, sehingga minat untuk membaca buku dalam bentuk eksemplar sudah menurun dan pengguna teknologi lebih sering membuka gadged dari pada membuka buku.
Banyaknya fitur-fitur yang terdapat dalam sebuah gadged secara otomatis tidak akan membuat sipembaca fokus. Bagaimanapun tampilan dan keutamaan yang ditonjolkan oleh ebook, membaca buku dengan eksemplar tidak akan pernah tergantikan.
3. Copy Paste
Salah satu budaya yang sering terjadi dikalangan pelajar adalah copy paste. Copy paste sering terjadi apabila pelajar ataupun kalangan pengguna teknologi lainnya menggunakan komputer ataupun internet untuk mencari tugas, artikel, berita ataupun informasi yang dibutuhkan.
Budaya copy paste sangat berpengaruh terhadap minat baca, karena dengan copy paste para pengguna teknologi merasa mudah dan diuntungkan, sehingga membaca tidak lagi dihiraukan.
4. Sarana kurang memadai
Sarana membaca sangat mendorong seseorang untuk membaca. Diantara sarana membaca adalah buku bacaan, lokasi/tempat membaca yang nyaman. Buku bacaan yang menarik serta tempat membaca yang nyaman juga akan memberikan daya tarik tersendiri kepada pembaca.
5. Kurangnya Motivasi
Motivasi merupakan dorongan, ajakan dan ketertarikan seseorang akan sesuatu. Motivasi membaca sangat dibutuhkan untuk memdorong seseorang gemar dalam membaca. Jika seseorang sudah mengetahui dan memahami manfaat dari membaca, maka seseorang akan menyadari betapa pentingnya membaca dan ketertarikannya akan semakin tinggi untuk membaca.
Faktor-faktor tersebut akan menjadi pengaruh besar seseorang dalam membaca. Untuk meningkatkan minat baca seseorang maka hendaknya kita bangun lingkungan yang positif dengan ajakan dan dorongan baca yang tinggi, memanfaatkan teknologi dengan positif, menghilangkan budaya copy paste, memberikan sarana yang memadai bagi pembaca, dan memberikan motivasi kepada anak maupun lingkungan kita agar melahirkan generasi yang gemar membaca.
1. Maksimal peminjaman buku dalam satu kali pinjam sebanyak empat buku.
2. Masa peminjaman selama 7 hari dalam satu kali pinjaman.
3. Buku yang telah dipinjam dapat diperpanjang sebanyak 2 kali dengan masa peminjaman yang sama yaitu 7 hari / satu kali pinjam. Jadi jika melakukan peminjaman dan perpanjangan sebanyak dua kali, maka lama peminjaman adalah 3 minggu(21 hari).
4. Jika terjadi keterlambatan pengembalian buku, maka Perpustakaan Universitas Andalas memberlakukan denda sebanyak Rp.1000/satu buku/hari.
5. Jika buku yang dipinjam rusak/hilang, maka sipeminjam wajib mengganti buku tersebut.
Banyaknya transaksi tak terlepas dari kedisiplinan dalam peminjaman dan pengembalian buku bagi pemustaka. Kerapnya keterlambatan pengembalian buku membuat banyak pengguna yang dikenakan sangsi denda oleh Perpustakaan Universitas Andalas.
Proses pembayaran denda dilakukan dengan cara :
1. Melapor kepada petugas pengembalian buku dan minta tolong kepada petugas untuk melihat status peminjaman yang ada saat ini, apakah sudah kena denda atau belum.
2. Jika ada denda, segera membayar denda ke Bank Nagari kantor cabang Universitas Andalas.
3. Simpan bukti pembayaran denda.
4. Berikan bukti pembayaran denda kepada petugas pengembalian buku.
September 2018 Perpustakaan Universitas Andalas sudah menggunakan mesin EDC (Elektronic Data Capture) sebagai penunjang layanan bidang sirkulasi. Banyaknya pemustaka yang telat dalam mengembalikan buku, membuat pihak perpustakaan mesti bekerja ekstra dalam pelayanan pengembalian buku.
Jadi, setiap saat ini setiap mahasiswa yang kena denda peminjaman buku bisa membayar denda langsung di Perpustakaan Universitas Andalas dengan menggunakan kartu ATM Bank Nagari. Hal yang selalu menjadi harapan adalah semua peminjam buku di Perpustakaan Universitas Andalas dapat mengembalikan buku dengan tepat waktu.
Menurut Suherman (2009) kualitas dan keterampilan mendasar yang diharapkan dari seorang pustakawan dalam hal keterampilan sosial adalah :
- Kemampuan berkomunikasi secara positif dan efektif.
- Kemampuan memahami kebutuhan pemustaka.
- Mampu bekerja sama dengan perorangan, kelompok atau dengan lembaga lain.
- Memiliki pengetahuan dan pemahaman mengenai keanekaragaman budaya
Di Indonesia terdapat beberapa organisasi profesi pustakawan dan perpustakaan perguruan tinggi yang berskala nasional. Berikut ini adalah nama-nama organisasi profesi Pustakawan dan Perpustakaan Indonesia :
- IPI (Ikatan Pustakawan Indonesia) didirikan 6 Juli 1973 di Ciawi, Bogor. IPI adalah wadah Pustakawan Indonesia dalam mengembangkan sikap profesionalisme yang bersumber dari kepustakawanan.
- FKP2TN (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri) didirikan 26 September 1992 di Yogyakarta. Organisasi ini adalah wadah berkumpulnya pengelola perpustakaan perguruan tinggi negeri. Sebagaimana yang dijelaskan dalam Anggaran Dasar, IPI bertujuan sebagai untuk meningkatkan profesionalisme pustakawan Indonesia, mengembangkan ilmu perpustakaan dokumentasi dan informasi serta mengabdikan dan mengamalkan tenaga dan keahlian pustakawan untuk bangsa dan negara Republik Indonesia.
- FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia) didirikan 12 Oktober 2000 di Bogor. FPPTI adalah paguyuban perpustakaan yang mencakup perpustakaan perguruan tinggi negeri dan swasta. Misi FPPTI adalah menjadi mitra dalam melaksanakan pembinaan perpustakaan perguruan tinggi.
- KPDI (Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia) didirikan pada 5 Desember 2008 di Kuta, Bali. KPDI adalah forum yang direkomendasikan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia untuk menjalin kerjasama antar perpustakaan yang telah atau sedang melaksanakan kegiatan pembuatan repository dan jaringan informasi yang baik.
- Komunitas SLIMs (Senayan Library Information Management Systems) yang awalnya bernama SDC (SLIMs Developer Community) didirikan tahun 2008 di Jakarta. Kegiatan pertemuan organisasi ini dinamakan dengan SLIMs Commet. Komunitas SLIMs ini tersebar diseluruh Indonesia dan juga beberapa negara seperti Malaysia, Thailand dan Bangladesh. Kegiatan organisasi ini adalah pengembangan software SLIMs yang dapat digunakan secara gratis di perpustakaan.
- Pustakawan membentuk organisasi Profesi.
- Organisasi Profesi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) berfungsi untuk memajukan dan memberi perlindungan profesi kepada pustakawan.
- Setiap pustakawan menjadi anggota organisasi profesi
- Pembinaan dan pengembangan organisasi profesi pustakawan difasilitasi oleh Pemerintah, pemerintah daerah dan / atau masyarakat.
Pernyataan diatas mengindikasikan bahwa semakin banyak pustakawan yang menjadi anggota organisasi profesinya maka semakin tinggi bobot nilai yang diperoleh dalam borang akreditasi khususnya terkait komponen tenaga perpustakaan. Pengiriman delegasi UPT. Perpustakaan Unand dalam mengikuti kegiatan IPI, FKP2TN, FPPTI dan KPDI serta SLIMs Commet selama 3 tahun terakhir dilihat pada Tabel 1 dibawah ini :
Tabel 1 : Pengiriman Pustakawan dan Tenaga UPT.Perpustakaan Unand sebagai delegasi dalam kegiatan organisasi profesi pustakawan dan perpustakaan
| No | Tahun | FKP2TN | FPPTI | Slims Commet | KPDI | IPI | Jumlah |
| 1 | 2016 | - | - | - | 4 | 7 | 11 |
| 2 | 2017 | - | 5 | 2 | 4 | 4 | 15 |
| 3 | 2018 | - | 4 | - | ? | ? | 4 |
Pengiriman delegasi untuk kegiatan organisasi profesi pustakawan dan perpustakaan meningkat pesat pada tahun 2018. Akan tetapi sangat disayangkan bahwa UPT.Perpustakaan Unand sebagai bagian intergral dari Universitas Andalas belum berpartisipasi aktif dalam mengikuti kegiatan yang direkomendasikan oleh FKP2TN. Padahal Universitas Andalas adalah universitas negeri yang seharusnya ikut berpartisipasi aktif dalam kegiatan FK2PTN. Dengan berpartisipasinya Pustakawan UPT.Perpustakaan Unand tercipta sinergi antar perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia terkait dengan pengembangan sistem jaringan informasi.
Ab imo pectore, dari lubuk hati yang dalam, semoga pengiriman delegasi UPT.Perpustakaan Unand dapat meningkat pesat dari tahun ke tahun. Yang paling penting adalah persiapan mengikuti kegiatan yang berkaitan dengan FK2PTN tahun 2019 sehingga Pustakawan UPT.Perpustakaan Unand dapat melakukan sharing informasi dan bercerita tentang pengalaman masing-masing dengan rekan-rekan pustakawan di perpustakaan perguruan tinggi negeri lainnya. Dengan demikian sosial skill dan profesionalisme Pustakawan UPT. Perpustakaan Unand semakin baik di era Revolusi 4.0.
Barcode atau kode batang merupakan kumpulan data optik yang bisa dibaca oleh mesin. Penggunaan kode batang pada awalnya diinisiasi oleh Wallace Flint pada tahun 1932 untuk membuat sistem pemerikasaan barang perusahaan retail. Seiring dengan perkembangannya, saat ini barcode sudah menjadi bagian terpenting dari identitas sebuah produk.
Di dunia perpustakaan barcode juga digunakan untuk memberikan identitas atau label buku. Kode barcode buku diberikan berdasarkan nomor ISBN, yang disusun menggunakan simbol EAN-13 (EAN = European Articel Number). Akan tetapi ketika buku tersebut diolah di perpustakaan, biasanya akan dilakukan pelabelan ulang, disesuaikan dengan sistem pengindeks-an yang digunakan oleh perpustakaan tersebut.
Di perpustakaan yang sudah menerapkan sistem komputerisasi, nomor barcode biasanya dijadikan sebagai nomor identitas koleksi. Di dalam database nomor identitas biasanya dijadikan sebagai primary key, suatu nilai/kolom dalam basis data untuk mengidentifikasi suatu baris atau record. Ketika suatu kolom dijadikan sebagai primary key maka nilainya harus unik, tidak boleh ada nilai yang sama.
Struktur Penulisan Barcode
Begitu juga dengan barcode, karena dijadikan sebagai nomor identitas, kodenya juga harus unik. Setiap koleksi, nomor barcodenya harus berbeda, karena ketika ada nomor barcode yang sama, akan menyebabkan inkonsistensi data (nomor barcode yang sama pada koleksi yang berbeda), atau redundancy data (nomor barcode yang dientrikan secara berulang untuk data yang sama).
Dalam menyusun nomor barcode, harus dilakukan secara terstruktur. Nomor tersebut harus mempunyai makna yang mewakili identitas koleksi tersebut, layaknya nomor buku pokok (BP) mahasiswa, nomor KTP, atau nomor identitas lainnya. Selain itu penyusunannya juga harus disesuaikan dengan kebiasaan institusi induk dalam menyusun nomor identitas. Contoh kasus di Universitas Andalas, penyusunan nomor BP mahasiswa terdiri atas tahun masuk, jenjang studi, fakultas, program studi, jalur masuk dan nomor urut. Oleh karena itu dalam menyusun nomor identitas koleksi perpustakaan, sebaiknya juga mengacu kepada struktur penomoran buku pokok tersebut. Agar terjadi keseragaman dalam pola pemberian nomor identitas.
Ketika nomor barcode disusun sedemikian rupa, maka proses input akan menjadi lebih cepat dan tepat. Disamping itu tingkat keakuratan data akan menjadi lebih tinggi. Dan yang tidak kalah penting adalah kemudahan dalam pengelompokkan/klasifikasi data. Sehingga sangat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Perpustakaan Universitas Andalas saat ini menggunakan barcode yang terdiri dari 11 digit karakter. Sampai saat ini belum ada kebijakan tertulis terkait dengan format penomoran identitas koleksi (barcode). Setiap jenis koleksi belum mempunyai keseragaman dalam pemberian nomor identitas. Bahkan dalam satu jenis koleksi, seperti buku, format penomorannya-pun masih ada yang berbeda. Ketidakseragaman standar penomoran ini tidak saja terjadi di Perpustakaan Unand saja, di beberapa perpustakaan perguruan tinggi lainnya juga mengalami permasalahan yang sama.
Oleh karena itu perlu disusun sebuah pedoman baku dalam pemberian identitas koleksi perpustakaan. Khusus untuk koleksi perpustakaan perguruan tinggi dengan contoh kasus di UPT Perpustakaan Unand, telah disusun sebuah konsep nomor barcode, yang bisa mewakili identitas dari koleksi itu sendiri. Identitas koleksi harus mewakili tahun pengadaan, jenis koleksi, instansi/fakultas, sumber perolehan, dan nomor urut. Kolom-kolom tersebut diwakili dengan angka-angka tertentu sesuai dengan kebijakan yang ada di perpustakaan itu sendiri. Hasilnya seperti terlihat gambar di bawah ini:
Nomor barcode pada gambar di atas menjelaskan, bahawasanya koleksi tersebut diterbitkan tahun 2017, jenis koleksinya buku teks, sumber perolehaannya dari pembelian, koleksi milik perpustakaan pusat universitas andalas, serta koleksi buku teks tahun 2017 dengan nomor urut 1201. Kalau diterjemahkan secara bebas merupakan koleksi buku teks perpustakaan pusat Unand yang diterbitkan tahun 2017, diperoleh melalui pembelian dengan nomor urut 1201.
Lantas bagaimana dengan nomor identitas yang sudah ada saat ini? Dalam konsep pengembangan sistem informasi, implementasi sistem yang baru tidak serta merta bisa langsung menggantikan keberadaan sistem yang lama. Keduanya harus melalui proses adaptasi terlebih dahulu. Begitu juga dengan penerapan sistem penomoran barcode koleksi perpustakaan.
Konsep penomoran lama yang sudah diterapkan tidak perlu diganti dengan sistem yang baru. Karena kalau dilakukan penyesuaian akan membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang lama untuk merubah nomor identitas koleksi perpustakaan yang jumlahnya sudah mencapai 150.000 eksemplar. Implementasi sistem yang baru hanya digunakan untuk koleksi terbaru saja, terhitung saat sistem tersebut resmi digunakan.
UPT Perpustakaan Universitas Andalas (Unand) sebagai salah satu penunjang perkembangan dan kemajuan Unand memiliki banyak fasilitas yang berguna bagi mahasiswa/i dan pengunjung lainnya. Selain sebagai pusat peminjaman buku, Perpustakaan Unand memberikan akses komputer internet gratis, free wi-fi, ruang diskusi, ruang belajar, dan ruangan bersantai. Dengan banyaknya fasilitas tersebut semestinya memberikan daya tarik bagi mahasiwa/i untuk berkunjung dan memaksimalkan fungsi penggunaannya.
Adapun jenis layanan utama Perpustakaan Universitas Andalas diantaranya:
- Layanan Administrasi(Aktivasi Anggota, Bebas Perpustakaan)
- Layanan Sirkulasi(Peminjaman dan Pengembalian Buku)
- Layanan Pengolahan(Penyerahan Buku Sumbangan)
- Layanan Automasi(Verivikasi Upload Karya Ilmiah, Informasi Jurnal)
- Layanan Lokal Konten(Penyerahan Hardcopy Karya Ilmiah).
Layanan sirkulasi merupakan salah satu layanan yang selalu disibukkan dengan aktivitas peminjaman dan pengembalian buku. Setiap harinya, jumlah transaksi peminjaman berbanding terbalik dengan jumlah transaksi pengembalian. Hal ini disebabkan, banyaknya di antara peminjam yang tidak mengambalikan buku tepat waktu dan sehingga akhirnya terjadi penumpukan denda. Padahal, denda merupakan salah satu upaya yang diberlakukan oleh Perpustakaan Universitas Andalas untuk meningkatkan kedisiplinan pemustaka/user didalam mengembalikan buku.
Perlu diketahui aturan denda yang berlaku di UPT.Perpustakaan Universitas Andalas sebagai berikut:
- Denda 1 buku sebesar Rp.1000 /Hari
- Denda dihitung sesuai dengan jam buka perpustakaan, Senin sampai dengan Sabtu
- Denda tidak dihitung ketika hari libur nasional, universitas dan Hari Minggu.
- Metode pembayaran denda dilakukan dengan cara menyetorkan langsung ke Bank Nagari yang ditujukan ke rekening Rektor Unand
Denda sebagai salah satu bentuk sanksi dari keterlambatan dalam pengembalian buku ternyata masih belum memberikan efek jera bagi mahasiswa/i Universitas Andalas. Berdasarkan laporan sistem informasi Perpustakaan Universitas Andalas, selalu terjadi peningkatan denda terhadap peminjam buku. Hal ini terjadi karena, si peminjam buku tidak mengembalikan/memperpanjang buku pada waktu yang telah ditentukan.
Berikut tips agar tidak dikenakan denda :
- Ingatlah kapan batas akhir waktu pengembalian buku yang dipinjam.
- Jangan menunda-nunda pengembalian buku.
- Lakukan perpanjangan apabila masih membutuhkan buku yang dipinjam.
- Apabila berhalangan ketika akan mengembalikan buku, mintalah bantuan kepada teman atau siapapun yang bisa dipercayakan untuk mengembalikan buku yang dipinjam.
Harapan kedepannya bagi mahasiswa/i yang meminjam buku di UPT Perpustakaan Universitas Andalas agar mengembalikan buku sebelum waktu yang telah ditentukan.
Memasuki tahun akademik 2017/2018 ini Universitas Andalas kedatangan sebanyak 6.597 orang mahasiswa baru dari semua jenjang studi yang tersebar di 16 fakultas. Masuknya mahasiswa tersebut otomatis juga menambah jumlah anggota perpustakaan. Karena seluruh mahasiswa baru otomatis menjadi anggota perpusakaan. Akan tetapi bagi mereka yang akan melakukan transaksi peminjaman buku, diharuskan melakukan aktivasi di ruang Tata Usaha terlebih dahulu.
Tingginya Antusiasme Mahasiswa Baru
Sampai dengan saat ini dari total 6.579 mahasiswa baru, sebanyak 3.513 orang (53%) sudah melakukan aktivasi keanggotaan di perpustakaan. Jumlah tersebut tergolong cukup banyak. Bahkan untuk mahasiswa S1 saja sudah 64% yang malakukan aktivasi. Padahal total jumlah mahasiswa tersebut juga termasuk yang di Kampus II Payakumbuh dan Kampus III Dharmasraya. Kalau untuk mahasiswa yang kuliah di kampus Limau Manis saja persentasinya sudah mendekati 75%. Disamping itu kehadiran mahasiswa baru juga memberikan pengaruh yang signifikan terhadap peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan. Dari yang rata-rata hanya sekitar 2.000 orang perhari, pada 2 minggu pertama perkuliahan ini langsung meningkat drastis di atas 3.000 orang per hari. Hampir separo dari pengunjung tersebut berasal dari mahasiswa baru. Tidak hanya jumlah kunjungan, jumlah peminjaman buku pun meningkat drastis. Berdasarkan data dari pangkalan database perpustakaan, selama 2 minggu ini total mahasiswa baru melakukan peminjaman buku sebanyak 3.677 eksemplar dari total 7.723 eksemplar koleksi yang dipinjam. Artinya hampir separo dari jumlah peminjam berasal dari mahasiswa baru. Antusiasme mahasiswa baru juga nampak dari suasana perpustakaan, setiap lantai ramai oleh pengunjung, ada yang membaca buku, mengerjakan tugas, diskusi, atau hanya sekedar ngobrol atau nongkrong di perpustakaan. Tingginya antusiasme mereka patut diacungi jempol. Artinya para mahasiswa baru tersebut sudah mulai menyadari pentingnya fungsi perpustakaan sebagai jantungnya sebuah perguruan tinggi, dengan tugas dan fungsinya untuk menunjang proses tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat) (Sutarno, N.S., 2006).
Pentingnya Bimbingan Pemustaka
Tingginya antusiasme mahasiswa baru ternyata membuat kondisi perpustakaan berubah drastis. Suasana ruang baca sedikit bising karena saking ramainya pengunjung. Buku-buku di rak yang awalnya tertata rapi, menjadi berantakan dan berpindah tempat, tidak sesuai dengan klasifikasinya. Pustakawan menjadi lebih sibuk dalam memandu dan melayani pertanyaan-pertanyaan pengunjung. Kondisi ini sebenarnya wajar terjadi, karena sebagian besar mahasiswa baru tersebut merupakan pengunjung baru yang belum terbiasa dengan sistem layanan perpustakaan. Perbedaan yang mencolok antara perpustakaan sekolah dengan perpustakaan perguruan tinggi, jumlah koleksi dan luas ruangan yang jauh benyak dan luas, membuat mereka ingin mengekplorasi seluruh fasilitas dan layanan yang tersedia. Disinilah pentingnya bimbingan pemustaka. Setiap anggota baru perpustakaan jamaknya harus diberikan bimbingan terlebih dahulu sebelum mereka memanfaatkan layanan yang ada di perpustakaan. Salah satu caranya adalah dengan memberikan pengetahuan tentang cara penelusuran informasi, pencarian dan pengambilan koleksi di rak, peminjaman dan perpanjangan koleksi, serta pengembalian koleksi. Serta layanan lainnya yang tersedia di perpustakaan. Apalagi saat ini UPT Perpustakaan Universitas Andalas sudah menerapkan sistem automasi dalam manajemen perpustakaan di hampir seluruh bidang. Hal ini sangat penting dilakukan agar pengunjung bisa dengan cepat dan tepat menemukan koleksi yang dibutuhkan, sehingga bisa menghemat waktu dan tenaga (Soetarno, N.S., 2005). Disamping itu suasana di perpustakaan bisa menjadi lebih tertib dan teratur.
Antusiasme Berbuah Petaka
Selain bimbingan pemanfaatan koleksi, yang tak kalah pentingnya adalah membekali pengunjung dengan pengetahuan tentang tata tertib dan sangsi yang berlaku di perpustakaan. Disiplin merupakan persoalan yang masih menjadi momok bagi UPT Perpustakaan Universitas Andalas sampai dengan saat ini. Terutama dalam hal disiplin pengembalian pinjaman. Dalam 3 tahun terakhir, berdasarkan hasil penelitian Andi Saputra (2017), tentang Tingkat Disiplin Anggota dalam Melakukan Peminjaman, ditemukan bahwasanya 41% pinjaman, dari rata-rata total 65.772 transaksi per tahun, terlambat dikembalikan. Bahkan ada yang terlambat mengembalikan koleksi sampai bertahun-tahun, dengan denda mencapai Rp. 3 juta. Setelah diteliti lebih lanjut, ternyata sebagian besar keterlambatan tersebut terjadi pada mahasiswa yang meminjam koleksi di tahun pertama perkuliahan. Oleh karena itu perlu dilakukan bimbingan dan sosialisasi untuk mahasiswa baru di awal-awal perkuliahan tentang tata cara pemanfaatan fasilitas, dan tata tertib yang ada di perpustakaan. Supaya mereka mendapatkan informasi dengan waktu yang cepat dan cara yang tepat. Dan yang tak kalah pentingnya adalah menjaga agar antusiasme mereka untuk berkunjung ke perpustakaan tidak berbuah petaka, karena lalai dalam melakukan pengembalian buku yang dipinjam (Andi Saputra).
Perpustakaan Universitas Andalas (Unand) merupakan perpustakaan yang memiliki fungsi menyukseskan Tridharma Perguruan Tinggi. Sebagai Unit Pelaksana Teknis yang berada dibawah naungan Unand, Perpustakaan Unand dapat dikatakan sebagai penunjang proses belajar mengajar. Kegiatan yang dilakukan Perpustakaan Unand dalam mendukung proses belajar mengajar adalah dengan memberikan panduan tentang Sosialisasi Pemustaka dalam information retrieval di Perpustakaan Unand. Kegiatan sosialisasi ini dilakukan pada saat penerimaan mahasiswa tahun ajaran baru. Perpustakaan Unand memiliki 17 orang pustakawan yang terdiri dari 6 Orang Pustakawan Ahli dan 11 Orang Pustakawan Terampil. Pustakawan ini bekerja pada bidang tugasnya masing-masing dan bertanggungjawab pada Kepala Bidang. Kepala Bidang di Perpustakaan Unand terdiri dari 3 orang yaitu Kepala Bidang Pengolahan dan Pengembangan Koleksi, Kepala Bidang Pelayanan Pengguna (Pemustaka) dan Kepala Bidang Teknologi Informasi. Kepala Bidang ini bertanggungjawab kepada Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kepala Perpustakaan Unand.
Berdasarkan catatan peristiwa, sebelum dibentuknya Komite Perpustakaan di Unand maka pada akhir tahun 2008, decision maker dalam hal ini Rektor Unand, Prof.Dr.Musliar Kasim mengambil kebijakan untuk menempatkan staf Ahli di Perpustakaan Unand. Rektor Unand menunjuk Dr.Sanusi Ibrahim mantan Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pasti Alam (MIPA) sebagai staf Ahli Perpustakaan Unand. Ketika Ahmad Husni, SE, Msi, ditugaskan menggantikan Maramis, SIP, Msi sebagai Kepala Perpustakaan Unand maka Yopie Fetrian, S.IP, Msi dilantik pula sebagai Staf Ahli Perpustakaan. Keberadaan istilah staf Ahli ini kemungkinan dari tafsiran Statuta Unand 2007, BAB VI Unsur Penunjang pasal 41 Ayat 3 yang berbunyi, “Rektor dapat mengangkat beberapa orang penyelia untuk mengembangkan perpustakaan”. Meskipun “rancu” lantaran yang ditugaskan hanya satu orang setidaknya eksisitensi staf ahli ini dapat membantu “mengartikulasikan” aspirasi Kepala Perpustakaan dan Pustakawan Unand untuk menjadikan Perpustakaan Unand sebagai yang terbaik di Indonesia.
Masa Yopie Fetrian, S.IP, Msi, menjabat staf Ahli Perpustakaan, fasilitas di Perpustakaan Unand ditambah termasuk layanan baru yang dinamakan Popular Corner. Beliau membina kerjasama yang baik dengan Rektor Unand, Dr.Werry Darta Taifur dan stakeholder yang lain dilingkungan Unand. Desain interior Perpustakaan Unand dibuat menjadi menarik agar tingkat kunjungan semakin meningkat. Penggunaan sarana temu balik informasi berbasis software Senayan Library Management Systems (SLIMs) menggantikan SIPISIS membuat tugas pustakawan menjadi lebih mudah dalam pekerjaannya. Workshop dan Pelatihan Staf Perpustakaan semakin ditingkatkan. Keberhasilan beliau berdiplomasi dan melobby Kedutaan Besar Amerika Serikat sehingga wujud American Corner di Perpustakaan Unand. Akan tetapi masa beliau menjadi staf ahli tidak lama dan beliau meninggal dalam kecelakaan lalu lintas. Untuk menggantikan tugas beliau ditunjuk Ikhwan Arief, ST, Msc yang memiliki backgroud teknik industri.
Ketika Akreditasi Perpustakaan Unand dilakukan pada awal 2016, maka untuk menyesuaikan dengan Undang-undang No.43 Tahun 2007 dirasakan perlu dibentuk Komite Perpustakaan Unand. Decision maker menetapkan tiga orang Komite Perpustakaan Unand di masa kepemimpinan Kepala Perpustakaan Unand, Azral, MPd. Komite Perpustakaan Unand bekerja bersama Kepala Perpustakaan, Kasubag Tata Usaha dan Pustakawan serta staf untuk menyukseskan akreditasi Perpustakaan Unand. Ahmadulillah, hasil kerja keras dan perjuangan ini membuahkan hasil yang tak sia-sia. Berdasarkan Surat Perpustakaan Nasional RI No.66/4.1/PPM.02/1-2016 Tanggal 13 Januari 2016 yang lalu yang ditandatangani oleh Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perguruan Tinggi, Drs.Nurcahyono, SS,M.Si memutuskan bahwa Perpustakaan Unand memperoleh akreditasi kategori A dengan predikat baik sekali.
Jika dikaji lebih jauh, terminologi Komite Perpustakaan tidak terdapat pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Yang tertulis dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan tersebut adalah Dewan Perpustakaan yang termaktub pada Bab XII Dewan Perpustakaan Pasal 44, 45, 46 dan 47. Kita coba analogikan Komite Perpustakaan Unand sama dengan Dewan Perpustakaan sesuai “konstitusi” Perpustakaan Nasional RI.
Berdasarkan jumlah anggota Dewan Perpustakaan dapat dilihat yang pada Bab XII Dewan Perpustakaan Pasal 44 ayat (4) yaitu anggota Dewan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) berjumlah 15 orang yang berasal dari :
a.3 orang unsur pemerintah
b.2 orang wakil organisasi
c.2 orang unsur pemustaka
d.2 orang akademisi
e.1 orang wakil organisasi penulis
f.1 orang satrawan
g.1 orang wakil organisasi penerbit
h.1 orang wakil organisasi perekam
i.1 orang wakil organisasi toko buku
j.1 orang tokoh pers
Dewan Perpustakaan dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris yang dipilih oleh anggota Dewan Perpustakaan. Tugas Dewan Perpustakaan termaktub dalam ayat (6) yang berbunyi, Dewan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) bertugas :
a.Memberikan pertimbangan, nasihat, dan saran bagi perumusan kebijakan dalam bidang perpustakaan
b.Menampung dan menyampaikan aspirasi masyarakat terhadap penyelenggaraan perpustakaan dan
c.Melakukan pengawasan dan penjaminan mutu layanan perpustakaan
Berkaitan dengan biaya kegiatan Dewan Perpustakaan maka biaya kegiatan dibebankan pada APBN (Anggaran Pendapatan Belanja Negara) dan APBD (Anggaran Pendapatan belanja Daerah). Dewan Perpustakaan dapat menjalin kerjasama dengan perpustakaan baik pada tingkat daerah, nasional dan internasional. Jika di Unand maka biaya kegiatan Komite Perpustakaan Universitas Andalas dibebankan pada Anggaran RKAKL (Rencana Kerja & Anggaran Kementerian dan Lembaga). Komite Perpustakaan Unand berjumlah 3 orang yang dipimpin seorang ketua dan dua orang anggota. Ikhwan Arief, Msi sebagai Ketua Komite dan Dr.Adjar Pratoto serta Dr.Pramono sebagai Anggota Komite Perpustakaan Unand.
Berdasarkan jumlah Komite Perpustakaan Unand yang saat ini berjumlah 3 orang dan diangkat melalui Surat Keputusan Rektor Unand. Menurut penulis, jumlah Komite Perpustakaan Unand masih kurang dan belum memiliki keterwakilan terhadap sivitas akademika. Idealnya jumlah anggota Komite Perpustakaan Unand adalah 5 orang. Sebagai tambahan perlu diangkat satu orang dari unsur Pustakawan dan satu orang lagi dari pemustaka yakni Mahasiswa Unand yang masih aktif dalam perkuliahan. Tujuan penambahan ini dimaksudkan agar posisi Komite Perpustakaan Unand lebih menyesuaikan dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Struktur yang ada saat ini tertera pada Gambar 1 dibawah ini :
Struktur Perpustakaan Universitas Andalas
Pada gambar diatas Komite Perpustakaan Unand dalam hubungannya dengan Kepala Perpustakaan berdasarkan garis koordinasi dengan posisi sejajar. Garis Koordinasi bermaksud bahwa antara Komite Perpustakaan dan Kepala Perpustakaan Unand saling berkoordinasi berkaitan dengan Program Kerja Perpustakaan, Rencana strategis Perpustakaan Unand dan Rencana Pembuatan RKAKL untuk periode mendatang.
Peran yang diemban Komite Perpustakaan “sejatinya” adalah “penyambung lidah” Perpustakaan Unand terutama dalam melakukan lobby kepada decision maker. Kegiatan yang penting akan berlangsung di Perpustakaan Unand apabila decision maker dapat diyakinkan tentang pentingnya kegiatan pelatihan bagi pustakawan dalam meningkatkan pengetahuannya berkaitan dengan kepustakawanan. Kerjasama dan saling bersinergi antara Komite Perpustakaan, Kepala Perpustakaan, dan Kelompok Pustakawan Unand sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas dan performance Perpustakaan Unand. We all need each other, Kita semua saling membutuhkan! Demikian kata Leo Buscaglia, sang motivator asal Amerika Serikat.
Departemen Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat Kementerian Pendidikan Nasional, yang memayungi unit perpustakaan di kementerian tersebut, saat ini patut berbangga karena salah satu produk mereka, Senayan Library Management System (SLiMs) telah berhasil menjadi software yang paling banyak digunakan oleh perpustakaan yang ada di Indonesia, bahkan sudah digunakan oleh perpustakaan di luar negeri.
Menurut informasi dari website resminya, http://slims.web.id/goslims/, sampai saat ini untuk aplikasi Portable SLiMS 8 64 Bit (x64) saja sudah didownload sebanyak 695.838 kali. Salah satu faktor yang menyebabkan banyaknya pengguna dari software ini adalah karena aplikasi ini dibagikan secara gratis dan dikembangkan secara open source (semua orang bebas mengembangkan dan melakukan modifikasi sesuai dengan kebutuhan). Menurut salah satu pengembangnya, Hendro Wicaksono, alasan aplikasi ini diberikan secara gratis ”Karena awalnya dikembangkan dengan uang negara, harus bisa diperoleh secara bebas oleh masyarakat,”
SLiMS merupakan sebuah perangkat lunak untuk sistem manajemen perpustakaan. Sebagian besar fitur-fiturnya sudah mengakomodasi kegiatan-kegiatan di perpustakaan, seperti : Online Public Access Catalog (OPAC), penelusuran sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search), manajemen keanggotaan, manajemen data bibliografi, manajemen sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan denda), laporan dan statistik, counter pengunjung dan banyak fitur-fitur lainnya yang bermanfaat untuk membantu mempermudah dalam mengelola tugas perpustakaan.
Sesuai dengan basic pengembangnya, perpustakaan Kementerian Pendididikan Nasional, aplikasi ini pada dasarnya dikembangkan untuk digunakan pada perpustakaan umum. Fitur-fiturnya disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan umum. Sedangkan untuk penerapan di jenis perpustakaan lain seperti perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi, perlu dilakukan modifikasi dan pengembangan pada fitur-fitur tertentu.
Perpustakaan Universitas Andalas telah menggunakan aplikasi SliMS sejak tahun 2013 yang lalu. Saat ini menggunakan SLiMS 7 Cendana. Dalam jangka waktu tersebut, setelah dilakukan evaluasi ada beberapa kendala didapatkan terkait dengan pemanfaatan SliMS dalam mengelola digitaliasi perpustakaan. Salah satunya adalah fitur membership (keanggotaan).
Pada perpustakaan perguruan tinggi kolom pada identitas keanggotaan sedikit berbeda dibandingkan dengan perpustakaan umum. Beberapa perbedaan yang ditemukan terkait dengan keanggotaan adalah :
- Identitas pada perguruan tinggi berbasis pada fakultas dan program studi, sedangkan pada perpustakaan umum identitas anggota berbasis pada daerah asal atau tempat domisili.
- Status keanggotaan di perguruan tinggi terbatas hanya sampai mahasiswa tamat, sedangkan pada perpustakaan umum keanggotaannya bisa seumur hidup, walaupun kartu keanggotaannya terbatas, akan tetapi bisa status keanggotaan bisa diperbaharui atau diperpanjang.
- Anggota perpustakaan perguruan tinggi juga dikelompokkan berdasarkan jenjang studi
- Tipe keanggotaan menyebabkan perlakuan dan kebijakan yang berbeda terhadap anggota, misalnya pada perguruan tinggi kebijakan terhadap dosen berbeda dibandingkan dengan mahasiswa.
Berdasarkan perbedaan tersebut perpustakaan Universitas Andalas perlu melakukan modifikasi dan pengembangan terhadap fitur keanggotaan aplikasi SliMS sehingga bisa sesuai dengan kebutuhan. Untuk beberapa bagian, seperti keanggotaan mungkin bisa setting melalui menu keanggotaan pada halaman administrator. Akan tetapi untuk basis dan status keanggotaan, serta jenjang studi perlu dilakukan modifikasi dengan melibatkan programmer untuk merubah kode program dan basis data.
Dengan semangat berbagi yang dikembangkan oleh pengembang SliMS memungkinkan bagi setiap orang untuk memodifikasi aplikasi ini. Melalui laman GoSLiMS (http://slims.web.id/goslims) produk kreatifitas pegiat SLiMS disatukan. Para pegiat SLiMS Indonesia bisa mengupload hasil karyanya dan dinikmati oleh pegiat lainnya dengan mudah. Berbagai bentuk kreatifitas tersebut antara lain: plugin, modifikasi, bug fix, pengembangan, template admin, template opac dan lainnya untuk SLiMS versi apapun.
