Pengolahan bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan pokok di perpustakaan. Setiap bahan perpustakaan, baik berupa buku maupun non buku, yang masuk ke perperpustakaanan wajib diolah dengan menggunakan sistem baku secara profesional agar koleksi yang telah tersusun pada rak dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat melalui alat telusut berupa katalog. Pasal 1, ayat (2) UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, menyatakan bahwa: “Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.“ (Sahroni, 2021).

Pengolahan koleksi buku merupakan salah satu kegiatan di Perpustakaan Universitas Andalas yang bertujuan untuk melakukan pengaturan buku yang tersedia agar dapat disusun dirak berdasarkan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) agar mudah ditemukan dan digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengolahan buku di Perpustakaan Universitas Andalas menggunakan sistem automasi. Sistem automasi adalah kegiatan mengolah bahan pustaka dengan bantuan sarana komputer dan dukungan software yaitu Senayan Library Management System (SLIMS) dengan versi 9 bulian.

Pengadaan buku teks di Perpustakaan Unand di dapat melalui 2 jalur yaitu dari pembelian dan hibah buku dari mahasiswa. Buku teks yang diadakan melalui pembelian dan hibah  setelah di terima di perpustakaan terlebih dahulu diperiksa apakah buku-buku tersebut telah sesuai dengan kriteria, jika sudah sesuai  maka buku-buku tersebut dilanjutkan untuk diolah.

Setiap tahun Perpustakaan Universitas Andalas selalu menerima buku sumbangan/hibah dari mahasiswa yang mana buku sumbangan adalah salah satu syarat bebas pustaka bagi mahasiswa yang akan wisuda. Pada waktu normal rata-rata jumlah mahasiswa yang wisuda setiap tahunnya sebanyak 4.000 orang, secara otomatis jumlah eksemplar buku yang diterima dan diolah berbanding lurus dengan jumlah mahasiswa yang wisuda. Oleh karena itu, mengingat tingginya intensitas pengolahan buku diperpustakaan, maka diperlukan panduan khusus yang telah sesuai standar, yang mana panduan tersebut diharapkan bisa memberikan kemudahan bagi pustakawan, maupun mahasiswa magang dalam mengolah buku di perpustakaan.

Secara umum pengolahan buku dibagi menjadi 4 bagian, yang mana tertuang dalam artikel ilmiah yang ditulis oleh Drs. Sahroni, yaitu :

1. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan verifikasi dan pencatatan data bahan perpustakaan ke dalam sistem koleksi perpustakaan. Pencatatan ini merupakan bagian dari kegiatan manajemen aset perpustakaan, agar pengelola perperpustakaan maupun orang yang berkepentingan dengan perpustakaan mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, asal-usul kepemilikan, serta kepentingan lainya yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi. 

2. Pengatalogan
Pengatalogan merupakan pekerjaan profesional, maksudnya harus dikerjakan oleh orang yang memiliki keahlian untuk pekerjaan tersebut, dalam hal ini Pustakawan Ahli. Pengatalogan terbagi menjadi 2 kegiatan: 1) pengatalogan subjek, dan 2) pengatalogan deskriptif

3. Penyelesaian fisik buku

Tahapan kegiatan selanjutnya, adalah membuat kartu kelengkapan buku, terdiri dari label nomor panggil (label punggung buku), kartu dan kantong buku, serta lembar tanggal kembali. Koleksi perpustakaan tidak dapat dipajang pada rak apabila tahapan kegiatan ini belum diselesaikan. Bagi perpustakaan yang sudah melakukan otomasi, pada umumnya sistem otomasi perpustakaan sudah menyiapkan fasilitas untuk cetak label, kantong dan kartu buku.

4. Shelving
Shelving atau pengerakan, adalah kegiatan penjajaran koleksi pada rak berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan perpustakaan. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan.

Panduan Lengkap Mengolah Buku di Perpustakaan Universitas Andalas dapat diakses melalui link berikut : http://unand.net/PanduanPengolahanBuku .

Buku yang telah selesai diolah di perpustakaan Universitas Andalas akan didistribusikan ke Bidang Layanan Sirkulasi, Bidang Layanan Koleksi Cadangan, Bidang Layanan Referensi, dan Bidang Layanan Multimedia/populer corner.

Seorang pustakawan seyogyanya memahami dan mengerti alur pengolahan buku, namun bukan berarti panduan tertulis menjadi terabaikan. Dengan adanya panduan ini diharapkan semua pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan standar dan kesepakatan yang telah ditetapkan di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.

Dian Budiarti, S.IIP