Perpustakaan Universitas Islam Negeri(UIN) Imam Bonjol Padang mengadakan workshop peningkatan kompetensi pustakawan tingkat nasional. Tujuan dari kegiatan workshop ini adalah sebagai ajang untuk meningkatkan keahlian penelusuran sumber riset secara online bagi pustakawan dan pengelola informasi. Waktu pelaksanaan kegiatan workshop ini selama 2 hari yaitu 14-15 oktober 2019 yang bertempat di labor komputer Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang. Workshop peningkatan kompetensi pustakawan ini mendatangkan 2 orang narasumber yaitu Bapak Faizzuddin Herliansyah, M.Lis dan Bapak Jamridafrizal, S.Ag., S.S., M.Hum. Perpustakaan Universitas Andalas mengirim satu orang staf bidang teknologi informasi yaitu Beni Adri Yassin, S.Kom untuk mengikuti kegiatan tersebut.
Pada hari pertama Senin, 14 oktober 2019, materi yang disampaikan adalah Building and Developing Research Library oleh Faizzuddin Herliansyah, M.Lis. Aplikasi yang digunakan adalah zotero 5.0. Target dari materi yang disampaikan yaitu bagaimana cara, mensitasi, mencari dan mengelola sumber referensi ilmiah yang mudah dan akurat.
Pada hari kedua, Selasa, 15 Oktober 2019, materi yang disampaikan adalah Google Literasi untuk Penulisan Karya Ilmiah oleh Bapak Jamridafrizal, S.Ag., S.S., M.Hum. Aplikasi yang digunakan dalam mempraktekkan materi adalah Abby FineReader 12 Portable. Target dari materi yang disampaikan yaitu bagaimana menggunakan google scholar, google sebagai search engine dan google book di era kemajuan teknologi informasi saat ini, yang mana hal ini akan menjadi bahan bagi pustakawan dalam membantu pengembangan dan penelitian para mahasiswa dilingkungan perpustakaan.
Kegiatan workshop peningkatan kompetensi pustakawan ini menghasilkan antusias yang besar bagi peserta, mengingat dan melihat bahwasannya kemajuan teknologi informasi dan pengguna informasi saat ini membutuhkan kecepatan, keakuratan dan kemudahan. Kesimpulan yang dikutip dari materi yang disampaikan pada workshop tersebut adalah Jika pustakawan tidak cermat dalam mengatasi perkembangan teknologi informasi maka manfaat perpustakaan bagi pengguna informasi akan menurun dan hilang, bahkan kekhawatiran yang ditakutkan, secara bertahap orang-orang akan meninggalkan perpustakaan(goodbye library).
UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali disibukkan dengan ramainya pengunjung. Senin, 12 Agustus 2019 adalah hari pertama semua mahasiswa Universitas Andalas kembali aktif menjalani perkuliahan tahun ajaran 2019/2020. Namun yang paling menyibukkan pustakawan adalah mahasiswa baru yang memadati gedung perpustakaan. Semenjak senin 12 Agustus UPT Perpustakaan Universitas Andalas sudah membuka kegiatan Aktivasi anggota baru.
Aktivasi anggota UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa Universitas Andalas. Aktivasi anggota ini dilakukan secara rutin 1 kali dalam 1 tahun.
Pelaksanaan kegiatan aktivasi anggota tahun ini dibuat berbeda dibandingkan tahun-tahun sebelumnya, yang mana sebelumnya kegiatan dilaksanakan didalam ruangan pelayanan administrasi, dan sekarang konsep kegiatan aktivasi dibuat diluar ruangan. Kegiatan aktivasi anggota pustaka dilakukan di lantai-3 bidang layanan aktivasi anggota pustaka, tepatnya di depan ruangan Minang Kabau Corner. Kegiatan ini akan dilaksanakan selama 10 hari kerja terhitung sejak Senin, 12 Agustus 2019 s/d Jum’at 23 Agustus 2019. Kegiatan aktivasi ini bukan hanya ditujukan kepada mahasiswa baru saja, namun untuk semua mahasiswa Universitas Andalas yang masih berstatus mahasiswa, namun belum melakukan aktivasi keanggotaan ke Perpustakaan Universitas Andalas.
Diantara tujuan dilakukannya kegiatan aktivasi anggota pustaka ini adalah :
1. Mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa baru di Perpustakan Universitas Andalas.
2. Sebagai ajang pengenalan Perpustakaan kepada mahasiswa baru.
3. Sebagai bentuk peningkatan pelayanan prima terhadap anggota Perpustakaan.
4. Menumbuhkan minat mahasiswa untuk lebih mengetahui tentang Perpustakaan.
Adapun prosedur aktivasi anggota perpustakaan adalah :
1. Mengambil formulir aktivasi dilantai 3 bidang layanan aktivasi anggota.
2. Mengisi formulir aktivasi.
3. Duduk pada kursi antrian yang telah disediakan.
4. Melakukan aktivasi dengan petugas.
5. Selesai.
Sampai saat ini sudah berjalan 4 hari dimulainya kegiatan aktivasi, sudah lebih dari 2000 mahasiswa yang telah melakukan aktivasi, artinya untuk waktu yang singkat, mahasiswa baru Universitas Andalas telah memperlihatkan antusiasnya terhadap Perpustakaan Universitas Andalas.
A. PENDAHULUAN
B. TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengetahui tingkat efisiensi layanan skbp.
2. Meningkatkan kualitas layanan bebas pustaka.
C. LANDASAN TEORI
1. Surat Keterangan Bebas Pustaka(SKBP)
Surat keterangan bebas pustaka adalah salah satu administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas andalas baik mahasiswa D3, S1, S2 dan S3
ketika hendak wisuda ataupun dalam pengambilan ijazah,
2. Aturan Bebas Pustaka
Adapun bentuk aturan yang ditetapkan UPT Perpustakaan Universitas Andalas untuk bebas pustaka adalah:
a. Setiap mahasiswa Universitas Andalas wajib menyelesaikan urusan bebas pustaka sebelum mengambil ijazah.
b. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib mengembalikan semua koleksi yang dipinjam.
c. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib membayar denda apabila memiliki riwayat keterlambatan pengembalian buku, buku hilang ataupun buku rusak.
d. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan buku sumbangan kepada UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
e. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan harcopy tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi kepada UPT Perpustakaa Universitas Andalas.
f. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib meng-upload tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi ke E-Skripsi UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
D. METODE PENELITIAN
1. Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan merupakan langkah awal dalam upaya pemecahan masalah dan mempelajari sistem yang sedang berjalan di UPT Perpustakaan Universitas
Andalas, khususnya dalam hal layanan bebas pustaka.
2. Identifikasi Masalah
Permasalahan merupakan kunci utama alasan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam proses identifikasi
masalah, penulis melakukan observasi mengenai keadaan secara langsung di UPT Perpustakaan Universitas Andalas terkait layanan bebas pustaka. Penulis
menemukan banyaknya permasalahan dalam hal pelayanan bebas pustaka yang rumit dan data yang dikelola tidak terpusat. Mahasiswa dan mahasiswi yang
mengurus kepentingan bebas pustaka mesti melewati 4 lantai layanan dan alur yang rumit sehingga memakan banyak waktu.
3. Perumusan Masalah
Mengacu kepada identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah memberikan pelayanan bebas pustaka yang
memudahan dan memuaskan mahasiswa, mempermudah alur pelayanan, meningkatkan kualitas pelayanan serta memberikan fasilitas perangkat teknologi informasi
yang mumpuni, agar mencapai layanan bebas pustaka yang efektif dan efisien.
4. Pengumpulan Data
Pada tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data untuk mempermudah penulis dalam melakukan penelitian, adapun tahapannya adalah:
a. Observasi dan Pengamatan
Observasi dan pengamatan dilakukan secara langsung mengamati petugas dan mahasiswa yang sedang dalam tahap menyelesaikan prosedur bebas pustaka.
b. Kuesioner
Kuesioner diperlukan agar mengetahui seberapa penting sebuah sistem dibutuhkan. Penulis melakukan penyebaran angket yang diisi oleh
mahasiswa yang melakukan bebas pustaka.
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
mestinya terus dikembangkan dan ditingkatkan. Bulan desember 2019 UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali memperoleh akreditasi A, yang mana pada
tahun 2015 silam juga menyandang akreditasi A. Sebagai penyandang Akreditasi A tentunya bukan hanya menjadi simbol dan kebanggaan saja, mestinya juga
dibuktikan dengan kualitas sumber daya manusia, fasilitas yang ada dan tingkat kepuasan pemustaka dalam mendapatkan pelayanan prima.
Surat keterangan bebas pustaka yang lama terdapat beberapa kelemahan yang mesti diperbaiki, diantaranya :
a. Kolom pengisian biodata mahasiswa kurang simetris.
b. Urutan layanan yang dipaparkan dalam SKBP.
c. Tampilan SKBP susah dipahami mahasiswa.
Ada beberapa bagian dari surat keterangan bebas pustaka yang telah diperbaiki dan diperbarui, diantaranya :
a. Menambahkan alamat akun instagram perpustakaan
b. Memperbaiki tampilan pengisian biodata mahasiswa pada SKBP.
c. Memperbaiki intruksi alur pelayanan pada SKBP.
d. Memperbaiki tampilan kolom untuk tanda tangan dan cap petugas.
1. Sistem Bebas Pustaka Lama
Adapun bentuk administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas Andalas untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka adalah :
Pada bagian pelayanan ini, mahasiswa wajib menyerahkan satu buku sumbangan yang diperuntukan untuk UPT
Perpustakaan Universitas Andalas.
b. Penyerahan Hardcopy Tugas Akhir(Lantai 4)
Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti menyerahkan hardcopy tugas akhir yang telah dibuat. Pada bagian layanan ini
memang sudah ada aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyerahkan karya ilmiahnya. Aplikasi yang digunakan
oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah SLIMS(Senayan Library Management System) yang dikelola oleh bagian layanan ini saja.
c. Verifikasi Bebas Peminjaman Buku(Lantai 1)
Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti melaporkan status peminjaman buku kepada petugas. Petugas melakukan
pengecekan status peminjaman secara online ke aplikasi SLIMS. Hasil verifikasi data mahasiswa dan mahasiswi akan tersimpan pada aplikasi SLIMS yang dikelola
oleh bagian layanan ini saja.
d. Verifikasi Upload Tugas Akhir(lantai 3)
akan tersimpan pada aplikasi E-Skripsi yang hanya dikelola oleh bagian layanan ini saja.
e. Tanda tangan dan stempel dari Kepala Bidang Administrasi UPT Perpustakaan Universitas Andalas(Lantai 1).
Setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi pada empat bagian layanan diatas, tahap selanjutnya adalah meminta tanda tangan dan stempel dari petugas
administrasi perpustakaan untuk legalisasi lembaran kertas bebas pustaka.
2. Kendala Pengurusan Surat Keterangan Bebas Pustaka
Setiap mengurus surat keterangan bebas pustaka, terdapat beberapa kendala yang menjadi bagian penting dalam tujuan penulisan makalah ini, diantaranya:
a. Terlalu rumit dalam penyelesaian surat keterangan bebas pustaka karena meski melalui 5 bidang layanan, yang mana bidang layanan tersebut berada pada
lantai yang berbeda.
b. Tidak efisien dan tidak efektif bagi mahasiswa yang hendak mengurus bebas pustaka karna membutuhkan waktu lama.
3. Sistem Baru(yang diusulkan)
Adapun pemaparan dan mekanisme pelayanan bebas pustaka dengan sistem satu pintu adalah :
layanannya adalah ruang pelayanan surat keterangan bebas pustaka..
b. Layanan bebas pustaka dirancang menjadi satu pintu yang mana semua petugas bidang layanan berada dalam ruangan layanan bebas pustaka.
c. Sistem satu pintu ini akan mempermudah mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
d. Akan menghemat waktu bagi mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
e. Dengan sistem satu pintu ini, tentunya akan meningkatkan kualitas layanan UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
F. KESIMPULAN
1. Salah satu hal yang menjadi tolak ukur keberhasilan bidang pelayanan adalah ketika mampu memberikan pelayanan maksimal, efektif dan sedikitnya keluhan.
2. Banyaknya komplain dari mahasiswa terkait prosedur layanan bebas pustaka, maka sebaiknya alur pelayanan mesti segera diperbaiki dengan sistem satu pintu.
3. Menggunakan metode pelayanan satu pintu akan lebih meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pemustaka dalam menyelesaikan bebas pustaka.
4. Sebagai penyandang akreditasi A, perpustakaan universitas andalas masih belum maksimal menunjukkan kiprahnya dibidang pelayanan, karna banyaknya sektor
kelemahan yang mesti diperbaiki, terutama layanan bebas perpustakaan.
5. Peningkatan kualitas layanan adalah tugas besar yang terus menerus menjadi bagian penting dari perpustakaan, oleh karena itu meningkatkan efisiensi dan efektifitas
layanan akan menunjukkan kualitas dari UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
6. Jika kita bisa meminimalisir waktu setiap mahasiswa yang mengurus surat keterangan bebas pustaka 5 menit saja, maka jika ada yang mengurus 1000 surat
bebas pustaka, kita telah menghemat waktu mereka sebanyak 5000 menit.
G. SARAN
1. Semestinya pihak kampus lebih memperhatikan pengembangan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
2. Diharapkan kedepannya agar pemberdayaan pustakawan lebih maksimal dalam segi penempatan kerja dan job des.
3. Demi meningkatkan mutu pustakawan hendaknya diberikan penghargaan ataupun pelatihan-pelatihan khusus setiap tahunnya.
4. Diharapkan kepada semua bagian yang terlibat dan bertanggungjawab langsung dengan perpustakaan universitas andalas, agar selalu mengevaluasi dan
meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa.
H. DAFTAR PUSTAKA
https://pustaka.unand.ac.id/profil/organisasi/visi-misi
https://pustaka.unand.ac.id/index.php/berita-dan-peristiwa/item/47-prosedur-bebas-perpustakaan
Create by : Beni Adri Yassin, S.Kom
Kegiatan literasi informasi disambut hangat dan penuh antusias oleh peserta, yang mana awalnya mahasiswa banyak yang belum paham bagaimana cara unggah skripsi ke website perpustakaan unand, dan para dosen juga belum begitu memahami tentang online research skill ini.
Sebelum berakhirnya workshop, dilakukan sesi tanya jawab dan bagi-bagi doorprize buku kepada peserta workshop. Pada penghujung acara, mahasiswa peternakan dan mahasiswa ekonomi memberikan gagasan dan sedikit harapan agar pihak kampus lebih meningkatkan perkembangan SDM dan SDA kampus II Universitas Andalas Payakumbuh.