Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) merupakan salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa Unand. Aturan ini juga berlaku di sebagian besar perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Kewajiban mengurus SKBP bertujuan untuk memastikan bahwasanya mahasiswa tersebut sudah menyelesaikan semua kewajibannya di perpustakaan, seperti mengembalikan pinjaman buku, dan atau membayar denda keterlambatan peminjaman buku.
Di Perpustakaan Unand ada 4 syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa untuk mendapatkan SKBP, yaitu: bebas peminjaman buku, mengunggah tugas akhir ke dalam repository Unand (hhtp://scholar.unand.ac.id), menyerahkan sumbangan buku, dan menyerahkan tugas akhir tercetak.
Selama ini semua syarat tersebut harus mendapatkan pengesahan dari masing-masing bagian yang ada di perpustakaan. Setelah semua syarat terpenuhi, barulah mahasiswa mendapatkan SKBP, yang kemudian diserahkan ke admin wisuda di jurusan/program studi masing-masing. Oleh admin jurusan SKBP dijadikan sebagai rujukan untuk mengentrikan status bebas pustaka mahasiswa di aplikasi wisuda universitas, sebagai salah satu syarat pendaftaran wisuda.
Semua proses yang dijalani untuk mendapatkan SKBP cukup memakan waktu, dan menyita energi mahasiswa. Padahal di sisi lain mereka juga harus mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk menghadapi prosesi wisuda. Akibatnya cukup banyak keluhan yang disampaikan oleh mahasiswa terkait dengan panjangnya birokrasi yang dilalui untuk mendapatkan SKBP.
Untuk mengatasi persoalan tersebut, perpustakaan Unand mempunyai inisiatif untuk membuat aplikasi kliring bebas pustakan online. Aplikasi ini bisa diakses melalui laman: http://katalog.pustaka.unand.ac.id/mandiri dan bisa digunakan dari mana saja. Melalui aplikasi ini mahasiswa bisa melakukan perpanjangan peminjaman buku, melihat riwayat peminjaman buku, dan mendaftar kliring bebas pustaka (mendapatkan status bebas pustaka).
Untuk menggunakan aplikasi ini, mahasiswa cukup login menggunakan akun perpustakaan, yang sudah didapatkan pada saat aktifasi keanggotan. Sebelum mengusulkan kliring bebas pustaka, pastikan seluruh buku yang dipinjam di perpustakaan sudah dikembalikan. Kalau tidak mahasiswa yang bersangkutan tidak akan bisa mengentrikan data kliring bebas pustaka.
Selain itu mahasiswa harus mengunggah tugas akhir terlebih dahulu, serta menyerahkan buku sumbangan dan tugas akhir tercetak (bisa dikirimkan melalui kurir atau diserahkan langsung ke perpustakaan). Setelah itu usulan kliring bebas pustaka mahasiswa diverifikasi kebenarannya oleh petugas perpustakaan. Kalau semuanya sudah sesuai dengan ketentuan, status mahasiswa tersebut akan “bebas”.
Aplikasi terintegrasi dengan aplikasi katalog perpustakaan, dan aplikasi wisuda, sehingga bisa mendeteksi dan mengcounter mahasiswa yang belum mengembalikan pinjaman buku. Karena sudah terintegrasi dengan Sistem Informasi Wisuda (SIWUD), setiap perubahan status bebas mahasiswa di aplikasi Bebas Pustaka Mandiri otomatis terverifikasi di SIWUD Unand. Admin di jurusan/prodi tidak perlu repot lagi mengentrikan status mahasiswa yang akan di wisuda.
Aplikasi ini sangat membantu memudahkan mahasiswa dalam mengurus SKBP. Kemudahan yang didapat diantaranya adalah: birokrasi lebih simpel, lebih fleksibel karena bisa diakses darimana saja, lebih efisien dari segi waktu, serta ramah lingkungan karena mahasiswa tidak perlu lagi mencetak bukti bebas pustaka (paperless). Selain itu mahasiswa tidak perlu lagi sibuk bolak-balik ke perpustakaan, dan fakultas untuk mendapatkan SKBP.
Aplikasi Bebas Pustaka Mandiri sudah diujicobakan pada saat pendaftaran wisuda periode II 2022 ini. Walaupun masih ada sedikit kendala, akan tetapi secara keseluruhan sangat membantu memudahkan mahasiswa, petugas perpustakaan, dan admin wisuda fakultas dalam proses pengurusan SKBP. Keberadaan aplikasi ini merupakan bagian dari transformasi dalam proses digitalisasi perpustakaan Unand.
Pada tanggal 30 Mei 2022, diselenggarakan kegiatan Sosialisasi Aplikasi Mandiri [Surat Keterangan Bebas Pustaka]. Sub Koordinator UPT.Perpustakaan Universitas Andalas dalam pernyataannya menguraikan bahwa kalau sebelumnya Surat Keterangan Bebas Pustaka itu menggunakan kertas namun dengan adanya aplikasi mandiri hal tersebut tidak dibutuhkan lagi karena aplikasi mandiri telah mencakup kegiatan kliring yang dilaksanakan oleh Mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya. Aplikasi Mandiri membuat kegiatan bebas pustaka menjadi lebih simpel. Acara ini dihadiri oleh operator wisuda di Fakultas-fakultas dilingkungan Universitas Andalas. Dalam acara ini dilangsungkan diskusi dan tanya jawab dengan narasumber Beni Adri Yassin, S.Kom bersama para peserta. Hasil dari kegiatan ini membuahkan banyak argumen yang selama ini sering terjadi dilapangan, dan diharapkan Aplikasi bebas pustaka mandiri ini menjadi solusi yang tepat dalam pelayanan perpustakaan.
Pada tanggal 25 Mei 2022, telah diselenggarakan rapat staf UPT.Perpustakaan Universitas Andalas. Agenda rapat membahas persoalan Sosialisasi Aplikasi Mandiri [Surat Keterangan Bebas Pustaka] yang berbasis aplikasi online yang dilaksanakan di Universitas Andalas dan juga pelaksanaan di Kampus II Payakumbuh serta Kampus III Dharmasraya. Agenda lain yang diperbincangkan adalah aplikasi Perpustakaan Digital UPT.Perpustakaan Universitas. Aplikasi Perpustakaan Digital UPT.Perpustakaan Universitas Andalas memungkinkan mahasiswa Universitas Andalas dapat menyumbang e-book atau buku elektronik ke UPT.Perpustakaan Universitas Andalas. Sub Kordinator UPT.Perpustakaan Universitas Andalas, Andi Saputra, S.Kom, M.Kom, menjelaskan kepada peserta rapat bahwa hal tersebut telah dibincangkan sebelumnya dengan Wakil Rektor I Universitas Andalas. Wakil Rektor I berkenan mengijinkan UPT.Perpustakaan Universitas Andalas untuk menyarankan kepada mahasiswa Universitas Andalas agar dapat menyumbangkan e-book yang dapat dipesan melalui vendor kubuku. Dalam kesempatan itu, Drs.Yasir, S.Sos, Kepala UPT.Perpustakaan Universitas Andalas menjelaskan bahwa transportasi untuk keberangkatan ke Payakumbuh dan Dharmasraya akan diupayakan menggunakan mobil dinas karena ada sebagian koleksi buku yang disumbangkan ke Kampus II Payakumbuh dan Kampus III Dharmasraya.
Pada Tanggal 10 Mei 2022, di Ruang Pertemuan Lantai I Gedung UPT.Perpustakaan Unand telah diadakan acara halal bil halal. Acara halal bil halal ini bertujuan untuk mempererat Silaturahmi antar sesama staf UPT.Perpustakaan Unand. Acara dibuka oleh Sub Koordinator UPT.Perpustakaan Unand, Andi Saputra, S.Kom, M.Kom. Dalam sambutannya beliau berharap agar sesama staf UPT.Perpustakaan tetap kompak. Beliau juga menyampaikan informasi bahwa UPT.Perpustakaan Unand telah mendapatkan penilaian terbaik keempat dari sepuluh Perpustakaan Perguruan Tinggi se Indonesia berdasarkan penilaian Kemendikbudikti. Prestasi ini patut disyukuri karena keberhasilan ini merupakan hasil kerjasama yang baik antara staf UPT.Perpustakaan Unand dengan pimpinan Universitas Andalas. Disamping itu dibahas persoalan lembur sore dan juga perubahan tentang penggunaan aplikasi bebas pustaka mandiri. Isu lain yang berkembang disampaikan oleh Kepala UPT.Perpustakaan Unand, Drs.Yasir, S.Sos yang menyampaikan keluhan pemustaka berkaitan ketidaknyamanan akses di ruang koleksi Local Content karena tidak tersedia AC (Air Conditioned) sehingga pemustaka merasakan kondisi hawa panas. Kondisi ruang Local Conten yang terbuka tidak memungkinkan disediakannya AC solusinya dengan menyediakan kipas angin. Semoga dengan adanya acara ini diharapkan staf UPT.Perpustakaan Unand makin meningkat solidaritas dan kinerjanya sehingga UPT.Perpustakaan Unand semakin memiliki banyak prestasi dimasa mendatang.