Sistem Layanan Satu Pintu Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP)

26 Jun 2019

A. PENDAHULUAN
    UPT Perpustakaan Universitas Andalas merupakan Knowledge Center bagi mahasiswa Universitas Andalas. Pengunjung Perpustakaan Universitas Andalas bukan hanya dari kalangan mahasiswa saja, namun bagian akademik, dosen, tenaga pendidikan dan masyarakat umum juga ikut andil dalam menggunakan fasilitas Perpustakaan Universitas Andalas. Berdasarkan laporan dari bidang Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Andalas tahun 2018, tercatat rata-rata 2000 pengunjung setiap harinya.
   UPT Perpustakaan Universitas Andalas mempunyai website yang digunakan untuk pengelolaan data dan informasi perpustakaan secara online. Website UPT  Perpustakaan Universitas Andalas adalah www.pustaka.unand.ac.id. Adanya website ini, semua informasi tentang perkembangan dan pengoperasian layanan perpustakaan bisa diperoleh dengan mudah melalui jaringan internet.
   UPT Perpustakaan Universitas Andalas juga menggunakan sebuah software yang digunakan untuk operasional perpustakaan yaitu SLIMS (Senayan Library Management System). SLIMS berfungsi untuk melihat semua koleksi buku, jurnal, karya ilmiah dan ebook yang ada pada UPT Perpustakaan Universitas Andalas, yang mana koleksi tersebut dapat diakses pada www.katalog.pustaka.unand.ac.id .
     Setiap mahasiswa Universitas Andalas yang hendak wisuda mesti memiliki berkas surat keterangan bebas pustaka(SKBP). Bebas pustaka didapat dengan bukti legalitas surat keterangan bebas pustaka yang telah ditanda tangani oleh bidang layanan pengolahan, sirkulasi, automasi, lokal konten dan administrasi. UPT Perpustakaan Universitas Andalas juga menggunakan sebuah aplikasi berbasis web yaitu E-Skripsi www.scholar.unand.ac.id yang berfungsi untuk mengakses data karya ilmiah mahasiswa dan mahasiswi Universitas Andalas.
 
      Gedung UPT Perpustakaan Universitas Andalas terdiri dari 5 lantai. Setiap lantai memiliki fasilitas dan fungsi masing-masing sesuai dengan target dan pengelolaan layanannya. Pada lantai satu terdapat tiga bidang layanan diantaranya bidang layanan sirkulasi, pengolahan dan bidang administrasi. Pada lantai dua terdapat dua bidang layanan diantaranya bidang layanan referensi dan layanan koleksi cadangan. Pada lantai tiga terdapat satu bidang layanan yaitu bidang automasi pelayanan verifikasi upload tugas akhir. Pada lantai empat terdapat satu bidang layanan yaitu bidang penyerahan hardcopy karya ilmiah. Pada lantai lima adalah ruangan multifungsi yang biasa digunakan untuk acara-acara atau kegiatan-kegiatan formal seperti seminar, wisuda dan kegiatan pelatihan. Bagi mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyelesaikan studinya, maka wajib untuk menyelesaikan semua administrasi yang berhubungan dengan Perpustakaan Universitas Andalas atau yang biasa disebut bebas pustaka.
 
B. TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengetahui tingkat efisiensi layanan skbp.
2. Meningkatkan kualitas layanan bebas pustaka. 
 
  
C. LANDASAN TEORI

1. Surat Keterangan Bebas Pustaka(SKBP)
    Surat keterangan bebas pustaka adalah salah satu administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas andalas baik mahasiswa D3, S1, S2 dan S3
    ketika hendak wisuda ataupun dalam pengambilan ijazah,
 
2. Aturan Bebas Pustaka
    Adapun bentuk aturan yang ditetapkan UPT Perpustakaan Universitas Andalas untuk bebas pustaka adalah:
    a. Setiap mahasiswa Universitas Andalas wajib menyelesaikan urusan bebas  pustaka sebelum mengambil ijazah.
    b. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib mengembalikan semua koleksi yang dipinjam.
    c. Semua mahasiswa  Universitas Andalas wajib membayar denda apabila memiliki riwayat keterlambatan pengembalian buku, buku hilang ataupun buku rusak.
    d. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan buku sumbangan kepada UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
    e. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan harcopy tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi kepada UPT Perpustakaa Universitas Andalas.
    f.  Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib meng-upload tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi ke E-Skripsi UPT Perpustakaan Universitas Andalas. 
 
D. METODE PENELITIAN
1.  Studi Pendahuluan
     Studi pendahuluan merupakan langkah awal dalam upaya pemecahan masalah dan mempelajari sistem yang sedang berjalan di  UPT Perpustakaan Universitas
     Andalas, khususnya dalam hal layanan bebas pustaka.
 
2. Identifikasi Masalah
    Permasalahan merupakan kunci utama alasan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam proses identifikasi
    masalah, penulis melakukan observasi mengenai keadaan secara langsung di UPT Perpustakaan Universitas Andalas terkait layanan bebas pustaka. Penulis
    menemukan banyaknya permasalahan dalam hal pelayanan bebas pustaka yang rumit dan data yang dikelola tidak terpusat. Mahasiswa dan mahasiswi yang
    mengurus kepentingan bebas pustaka mesti melewati 4 lantai layanan dan alur yang rumit sehingga memakan banyak waktu.
 
3. Perumusan Masalah
    Mengacu kepada identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah memberikan pelayanan bebas pustaka yang
    memudahan dan memuaskan mahasiswa, mempermudah alur pelayanan, meningkatkan kualitas pelayanan serta memberikan fasilitas perangkat teknologi informasi
    yang mumpuni, agar mencapai layanan bebas pustaka yang efektif dan efisien.
 
4. Pengumpulan Data
    Pada tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data untuk mempermudah penulis dalam melakukan penelitian, adapun tahapannya adalah:
    a. Observasi dan Pengamatan
        Observasi dan pengamatan dilakukan secara langsung mengamati petugas dan mahasiswa yang sedang dalam tahap menyelesaikan prosedur bebas pustaka.
    b. Kuesioner
        Kuesioner diperlukan agar mengetahui seberapa penting sebuah sistem dibutuhkan. Penulis melakukan penyebaran angket yang diisi oleh
        mahasiswa yang melakukan bebas pustaka.
 
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
     UPT Perpustakaan Universitas Andalas sangat memberikan peran penting dalam aktivitas mahasiswa dikampus. Peran perpustakaan menjadi sorotan yang
mestinya terus dikembangkan dan ditingkatkan. Bulan desember 2019 UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali memperoleh akreditasi A, yang mana pada
tahun 2015 silam juga menyandang akreditasi A. Sebagai penyandang Akreditasi A tentunya bukan hanya menjadi simbol dan kebanggaan saja, mestinya juga
dibuktikan dengan kualitas sumber daya manusia, fasilitas yang ada dan tingkat kepuasan pemustaka dalam mendapatkan pelayanan prima.

Surat keterangan bebas pustaka yang lama terdapat beberapa kelemahan yang mesti diperbaiki, diantaranya :
a. Kolom pengisian biodata mahasiswa kurang simetris.
b. Urutan layanan yang dipaparkan dalam SKBP.
c. Tampilan SKBP susah dipahami mahasiswa. 
   
Ada beberapa bagian dari surat keterangan bebas pustaka yang telah diperbaiki dan diperbarui, diantaranya :
a. Menambahkan alamat akun instagram perpustakaan
b. Memperbaiki tampilan pengisian biodata mahasiswa pada SKBP.
c. Memperbaiki intruksi alur pelayanan pada SKBP.
d. Memperbaiki tampilan kolom untuk tanda tangan dan cap petugas. 

1. Sistem Bebas Pustaka Lama
    Adapun bentuk administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas Andalas untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka adalah :
a. Penyerahan  Buku Sumbangan(Lantai 1)
    Pada bagian pelayanan ini, mahasiswa wajib menyerahkan satu buku sumbangan yang diperuntukan untuk UPT
    Perpustakaan Universitas Andalas.
 
b. Penyerahan Hardcopy Tugas Akhir(Lantai 4)
    Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti menyerahkan hardcopy tugas akhir yang telah dibuat. Pada bagian layanan ini 
    memang sudah ada aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyerahkan karya ilmiahnya. Aplikasi yang digunakan
    oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah SLIMS(Senayan Library Management System) yang dikelola oleh bagian layanan ini saja.
 
c. Verifikasi Bebas Peminjaman Buku(Lantai 1)
     Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti melaporkan status peminjaman buku kepada petugas. Petugas melakukan
     pengecekan status peminjaman secara online ke aplikasi SLIMS. Hasil verifikasi data mahasiswa dan mahasiswi akan tersimpan pada aplikasi SLIMS yang dikelola
     oleh bagian layanan ini saja.
 
d. Verifikasi Upload Tugas Akhir(lantai 3)
     Pada bagian layanan ini, mahasiswa melaporkan hasil upload karya ilmiahnya, kemudian petugas melakukan pengecekan
     dengan mengakses aplikasi E-Skripsi dengan alamat web www.scholar.unand.ac.id. Setelah petugas melakukan pengecekan dan selesai memverifikasi, semua data
     akan tersimpan pada aplikasi E-Skripsi yang hanya dikelola oleh bagian layanan ini saja.
 
e. Tanda tangan dan stempel dari Kepala Bidang Administrasi UPT Perpustakaan Universitas Andalas(Lantai 1).
    Setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi pada empat bagian layanan diatas, tahap selanjutnya adalah meminta tanda tangan dan stempel dari petugas
    administrasi perpustakaan untuk legalisasi lembaran kertas bebas pustaka.
 
2. Kendala Pengurusan Surat Keterangan Bebas Pustaka
    Setiap mengurus surat keterangan bebas pustaka, terdapat beberapa kendala yang menjadi bagian penting dalam tujuan penulisan makalah ini, diantaranya:
a. Terlalu rumit dalam penyelesaian surat keterangan bebas pustaka karena meski melalui 5 bidang layanan, yang mana bidang layanan tersebut berada pada
    lantai yang berbeda.
b. Tidak efisien dan tidak efektif bagi mahasiswa yang hendak mengurus bebas pustaka karna membutuhkan waktu lama. 
 
  
3. Sistem Baru(yang diusulkan)
    Adapun pemaparan dan mekanisme pelayanan bebas pustaka dengan sistem satu pintu adalah :
a. Dalam metode sistem layanan bebas pustaka ini, UPT Perpustakaan Universitas Andalas akan menambah satu bidang/ruang layanan baru, yang mana nama bidang
    layanannya adalah ruang pelayanan surat keterangan bebas pustaka..
b. Layanan bebas pustaka dirancang menjadi satu pintu yang mana semua petugas bidang layanan berada dalam ruangan layanan bebas pustaka.
c. Sistem satu pintu ini akan mempermudah mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
d. Akan menghemat waktu bagi mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
e. Dengan sistem satu pintu ini, tentunya akan meningkatkan kualitas layanan UPT Perpustakaan Universitas Andalas. 

F. KESIMPULAN

1. Salah satu hal yang menjadi tolak ukur keberhasilan bidang pelayanan adalah ketika mampu memberikan pelayanan maksimal, efektif dan sedikitnya keluhan.
2. Banyaknya komplain dari mahasiswa terkait prosedur layanan bebas pustaka, maka sebaiknya alur pelayanan mesti segera diperbaiki dengan sistem satu pintu.
3. Menggunakan metode pelayanan satu pintu akan lebih meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pemustaka dalam menyelesaikan bebas pustaka.
4. Sebagai penyandang akreditasi A, perpustakaan universitas andalas masih belum maksimal menunjukkan kiprahnya dibidang pelayanan, karna banyaknya sektor 
    kelemahan yang mesti diperbaiki, terutama layanan bebas perpustakaan.
5. Peningkatan kualitas layanan adalah tugas besar yang terus menerus menjadi bagian penting dari perpustakaan, oleh karena itu meningkatkan efisiensi dan efektifitas
    layanan akan menunjukkan kualitas dari UPT Perpustakaan Universitas  Andalas.
6. Jika kita bisa meminimalisir waktu setiap mahasiswa yang mengurus surat keterangan bebas pustaka 5 menit saja, maka jika ada yang mengurus 1000 surat
     bebas pustaka, kita telah menghemat waktu mereka sebanyak 5000 menit. 

G. SARAN

1. Semestinya pihak kampus lebih memperhatikan pengembangan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
2. Diharapkan kedepannya agar pemberdayaan pustakawan lebih maksimal dalam segi penempatan kerja dan job des.
3. Demi meningkatkan mutu pustakawan hendaknya diberikan penghargaan ataupun pelatihan-pelatihan khusus setiap tahunnya.
4. Diharapkan kepada semua bagian yang terlibat dan bertanggungjawab langsung dengan perpustakaan universitas andalas, agar selalu mengevaluasi dan
    meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa. 
 
H. DAFTAR PUSTAKA
https://pustaka.unand.ac.id/profil/organisasi/visi-misi
https://pustaka.unand.ac.id/index.php/berita-dan-peristiwa/item/47-prosedur-bebas-perpustakaan
 
 
                                                                                                   




Create by : Beni Adri Yassin, S.Kom
                                                                                                                                                                                                         
 
 
 
Read 264 times Last modified on Jumat, 12 Juli 2019 14:45