Pengolahan bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan pokok di perpustakaan. Setiap bahan perpustakaan, baik berupa buku maupun non buku, yang masuk ke perperpustakaanan wajib diolah dengan menggunakan sistem baku secara profesional agar koleksi yang telah tersusun pada rak dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat melalui alat telusut berupa katalog. Pasal 1, ayat (2) UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, menyatakan bahwa: “Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.“ (Sahroni, 2021).

Pengolahan koleksi buku merupakan salah satu kegiatan di Perpustakaan Universitas Andalas yang bertujuan untuk melakukan pengaturan buku yang tersedia agar dapat disusun dirak berdasarkan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) agar mudah ditemukan dan digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengolahan buku di Perpustakaan Universitas Andalas menggunakan sistem automasi. Sistem automasi adalah kegiatan mengolah bahan pustaka dengan bantuan sarana komputer dan dukungan software yaitu Senayan Library Management System (SLIMS) dengan versi 9 bulian.

Pengadaan buku teks di Perpustakaan Unand di dapat melalui 2 jalur yaitu dari pembelian dan hibah buku dari mahasiswa. Buku teks yang diadakan melalui pembelian dan hibah  setelah di terima di perpustakaan terlebih dahulu diperiksa apakah buku-buku tersebut telah sesuai dengan kriteria, jika sudah sesuai  maka buku-buku tersebut dilanjutkan untuk diolah.

Setiap tahun Perpustakaan Universitas Andalas selalu menerima buku sumbangan/hibah dari mahasiswa yang mana buku sumbangan adalah salah satu syarat bebas pustaka bagi mahasiswa yang akan wisuda. Pada waktu normal rata-rata jumlah mahasiswa yang wisuda setiap tahunnya sebanyak 4.000 orang, secara otomatis jumlah eksemplar buku yang diterima dan diolah berbanding lurus dengan jumlah mahasiswa yang wisuda. Oleh karena itu, mengingat tingginya intensitas pengolahan buku diperpustakaan, maka diperlukan panduan khusus yang telah sesuai standar, yang mana panduan tersebut diharapkan bisa memberikan kemudahan bagi pustakawan, maupun mahasiswa magang dalam mengolah buku di perpustakaan.

Secara umum pengolahan buku dibagi menjadi 4 bagian, yang mana tertuang dalam artikel ilmiah yang ditulis oleh Drs. Sahroni, yaitu :

1. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan verifikasi dan pencatatan data bahan perpustakaan ke dalam sistem koleksi perpustakaan. Pencatatan ini merupakan bagian dari kegiatan manajemen aset perpustakaan, agar pengelola perperpustakaan maupun orang yang berkepentingan dengan perpustakaan mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, asal-usul kepemilikan, serta kepentingan lainya yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi. 

2. Pengatalogan
Pengatalogan merupakan pekerjaan profesional, maksudnya harus dikerjakan oleh orang yang memiliki keahlian untuk pekerjaan tersebut, dalam hal ini Pustakawan Ahli. Pengatalogan terbagi menjadi 2 kegiatan: 1) pengatalogan subjek, dan 2) pengatalogan deskriptif

3. Penyelesaian fisik buku

Tahapan kegiatan selanjutnya, adalah membuat kartu kelengkapan buku, terdiri dari label nomor panggil (label punggung buku), kartu dan kantong buku, serta lembar tanggal kembali. Koleksi perpustakaan tidak dapat dipajang pada rak apabila tahapan kegiatan ini belum diselesaikan. Bagi perpustakaan yang sudah melakukan otomasi, pada umumnya sistem otomasi perpustakaan sudah menyiapkan fasilitas untuk cetak label, kantong dan kartu buku.

4. Shelving
Shelving atau pengerakan, adalah kegiatan penjajaran koleksi pada rak berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan perpustakaan. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan.

Panduan Lengkap Mengolah Buku di Perpustakaan Universitas Andalas dapat diakses melalui link berikut : http://unand.net/PanduanPengolahanBuku .

Buku yang telah selesai diolah di perpustakaan Universitas Andalas akan didistribusikan ke Bidang Layanan Sirkulasi, Bidang Layanan Koleksi Cadangan, Bidang Layanan Referensi, dan Bidang Layanan Multimedia/populer corner.

Seorang pustakawan seyogyanya memahami dan mengerti alur pengolahan buku, namun bukan berarti panduan tertulis menjadi terabaikan. Dengan adanya panduan ini diharapkan semua pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan standar dan kesepakatan yang telah ditetapkan di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.

Dian Budiarti, S.IIP

Perpustakaan merupakan ruang publik yang menyediakan akses informasi kepada penggunanya. Akses informasi yang dibutuhkan mencakup informasi sosial humaniora dan sains teknologi. Publik dapat mengakses informasi secara bebas tanpa dibatasi oleh gender dan ras. Konsep ruang publik pertama kali dicetuskan oleh Jurgen Habermas. Beliau adalah penganut mazhab marxis. Pemikiran-pemikirannya dituangkan dalam karya-karyanya sangat berkaitan dengan pengalaman hidup yang dialaminya, termasuk buah pikirannya tentang konsep ruang publik yang cukup signifikan dan dikenal dengan teori Public Sphere (Hendrawan, 2015).

Sebagai ruang publik, perpustakaan dituntut untuk meningkatkan jumlah pengunjung dan pengguna. Untuk meningkatkan jumlah pengguna perpustakaan dan membuatnya nyaman mengakses informasi maka diperlukan bisnis yang berorientasi kepada kepentingan pengguna. Nafi Putrawan (2016) membagi dua terminologi bisnis Perpustakaan yaitu :

Pertama, pemenuhan kebutuhan untuk internal perpustakaan (self-needs library) seperti menjual supply untuk kebutuhan perpustakaan yang misalnya pengadaan.

Kedua, pemanfaatan perpustakaan untuk demands eksternal (library as a service) misalnya perpustakaan yang dapat menghasilkan terbitan riset industri atau bahkan industry outlook dari sumber internal yang mereka miliki untuk dijual ke industri tertentu.

Trend library cafe, photo studio dan konter Top-up dapat dikatakan upaya perpustakaan dalam pemenuhan kebutuhan pengguna diluar bisnis informasi. Pengguna yang haus dapat menikmati sajian Capucino sambil membaca buku yang digemarinya di kafe. Pengguna tidak perlu lagi keluar perpustakaan memesan minuman yang diinginkannya. Sivitas akademika yang wisuda dapat memanfaatkan jasa studio foto perpustakaan. Jasa studio foto perpustakaan dapat dibuat menarik dengan adanya ragam spot foto yang disediakan perpustakaan. Perpustakaan seyogianya juga memiliki konter top-up. Mahasiswa yang kehabisan pulsa dapat mengisinya  kembali di perpustakaan. Konter ini juga menyediakan fasilitas pembayaran uang digital. Denda buku perpustakaan dapat dibayar langsung melalui linkAja.

UPT.Perpustakaan Unand sebenarnya memiliki potensi menjalankan bisnis untuk meningkatkan kesejahteraan stafnya. Seyogianya UPT.Perpustakaan Unand memiliki Koperasi Pegawai yang dapat mengelola bisnis yang akan direncanakan kedepan. Konsultasi dengan Direktorat Pengembangan Unit Usaha dan Bisnis sangat diperlukan agar tidak ada masalah dikemudian hari. Hal ini sesuai dengan tugas Direktorat Pengembangan Unit Usaha dan Bisnis yakni dapat memberikan pendampingan penyusunan rencana kegiatan usaha dan bisnis. Direktorat Pengembangan Unit Usaha dan Bisnis Unand  dipimpin oleh seorang direktur (Peraturan Rektor Nomor 8 Tahun 2022 tentang Organisasi Tata Kerja Unand Paragraf 2 Susunan Organisasi Pasal 258 ayat (1) poin a).  

Koperasi Pegawai atau Karyawan adalah sebuah koperasi yang berada di sebuah perusahaan tertentu. Biasanya, anggota koperasi ini adalah karyawan-karyawan yang berada di perusahaan tersebut. Koperasi karyawan biasanya disingkat dengan kopkar agar lebih mudah untuk diucapkan (talenta.co.id, 07 Oktober 2022). Tujuan didirikannya bentuk koperasi ini untuk mengembangkan perekonomian dan juga membantu menyejahterakan para karyawan di suatu perusahaan. Sifat kopkar pun sangat terbuka, tidak ada paksaan dan semuanya boleh ikut asalkan masih di dalam perusahaan. Meskipun berada di dalam naungan perusahaan, bentuk koperasi ini harus berjalan secara mandiri. Ketika ada masalah terkait keuangan ataupun yang lainnya, mereka harus menyelesaikannya dengan sendiri tanpa bantuan perusahaan. Bentuk koperasi juga harus memiliki badan hukum dan terdaftar secara resmi.

Pembentukan Koperasi Pegawai UPT.Perpustakaan Unand diharapkan mampu membantu menyejahterakan staf Perpustakaan baik pustakawan maupun non pustakawan. Koperasi Pegawai  sebaiknya berbadan hukum. Tujuannya agar penyertaan modal dari bank bisa diperoleh koperasi. Disamping itu, khusus koperasi simpan pinjam, penyertaan modal dari bank bisa dijaminkan oleh Lembaga Penjamin Simpanan (LPS). Akan tetapi, LPS tak mau menjamin simpanan dari anggota jika koperasinya tidak berbadan hukum (Undang-undang Nomor 17 Tahun 20212 tentang Perkoperasian Pasal 94 ayat 3).

Pasca ditetapkannya Unand sebagai PTNBH, Unand harus meningkatkan daya saing. Salah satu daya saing itu adalah mengembangkan potensi bisnis yang dimiliki UPT.Perpustakaan Unand. Sinergitas yang baik antara UPT.Perpustakaan dengan Direktorat Pengembangan Unit Usaha dan Bisnis Unand  sesuatu yang urgen dilaksanakan. Unand seyogianya mengikuti perkembangan trend sehingga bisnis Unand akan selalu relevan dan terus dicari oleh konsumen. Kita sebaiknya merenungkan quote, Richard Branson, pebisnis asal Inggeris. A business opportunity is like a bus, there is always someone coming. Peluang bisnis itu seperti bus, selalu ada yang datang.

                                                                          Iswadi Syahrial Nupin dan Beni Adri Yassin

                                                                                    Pemerhati masalah Perpustakaan

Peningkatan kualitas pelayanan perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah keniscayaan yang mesti dilakukan. Hal ini sejalan dengan tumbuh kembang peran technology yang begitu cepat di era revolusi industri 5.0 ini. Pada awal bulan Oktober 2022, UPT Perpustakaan Universitas Andalas telah menerapkan jalur terbaru dalam menyumbang buku, yakni tidak mesti menyumbangkan buku tercetak, melainkan bisa menyumbangkan e-book. Untuk menunjang dan meningkatkan kualitas pelayanan, perpustakaan bekerja sama dengan salah satu perusahaan yang bernama KUBUKU. Aplikasi perpustakaan digital sudah tersedia dalam 2 versi, yaitu versi desktop dan versi android yang dapat diakses melalui : https://kubuku.id/download/perpustakaan-digital-unand/ .

Kriteria dan aturan dalam menyumbang buku sebagai syarat bebas pustaka masih sama dengan yang sebelumnya: http://unand.net/3cMQe , hanya saja saat ini mahasiswa yang hendak melakukan bebas pustaka, tidak mesti menyerahkan buku tercetak keperpustakaan. Mahasiswa dapat menyumbangkan e-book yang ada dalam aplikasi perpustakaan digital unand. Aplikasi perpustakaan digital Unand sudah tersedia di playstore, yang mana dapat didownload secara gratis, dan dapat digunakan dengan mudah.

Terdapat 3 fungsi utama dalam aplikasi perpustakaan digital ini yaitu : 1. Membaca Buku, 2. Meminjam buku,  dan 3. Menyumbang Buku. Fitur tambahan yang ada dalam aplikasi tersebut yaitu donasi dalam bentuk poin. Sebagai tindak lanjut dan efektifitas penggunaan aplikasi perpustakaan digital ini, UPT Perpustakaan Unand akan melakukan Sosialisasi secara bertahap terkait panduan penggunaan dan penerapan aplikasi diseluruh lingkungan Universitas Andalas.