Istilah inklusi sosial dalam kajian ilmu perpustakaan dapat dikatakan masih baru. Istilah ini lazim digunakan sekitar awal tahun 2019. Pedoman mengimplementasikan konsep inklusi sosial dirumuskan di Inggris yang penerapannya terbatas pada Perpustakan Umum. Dari perspektif sejarah, konsep inklusi sosial mulai dikenal publik pada tahun 1970-an di Prancis sebagai respon terhadap krisis kesejahteraan di negara-negara Eropa, yang memiliki dampak yang meningkat pada kerugian sosial di Eropa. Konsep ini menyebar ke seluruh Eropa dan Inggris sepanjang tahun 1980-an dan 90-an. Konsep ini mendapatkan perhatian yang luas setelah dibahas pada Konferensi Tingkat Tinggi World Summit for Social Development, Copenhagen, Denmark, 6-12 March 1995 atau dikenal dengan Copenhagen Declaration on Social Development. Deklarasi pembangunan sosial ini menekankan pada konsensus program aksi baru tentang perlunya menempatkan masyarakat di pusat pembangunan.
Inklusi sosial didefinisikan sebagai …cara partisipatif, otentik, dan akuntabel di mana lembaga menjunjung tinggi dan memperkuat prinsip-prinsip akses, kesetaraan dan, sebagai hasilnya, inklusi sosial bagi semua golongan (Canadian Urban Council Libraries, 2010). Dari batasan ini dapat dikatakan bahwa inklusi sosial di perpustakaan apa pun bentuknya seyogianya melibatkan partisipasi semua golongan termasuk minoritas. Susanti (2019) menguraikan batasan tersebut dengan menyatakan bahwa ketika sebuah institusi melaksanakan prinsip partisipatori dan menyediakan akses secara berimbang terhadap semua orang, maka hasil akhir dari kegiatan institusi tersebut adalah pelaksanaan inklusi sosial.
Agar Perpustakaan dikatakan telah mengimplementasikan inklusi sosial maka Perpustakaan harus mampu memberikan jaminan atau kesempatan enam kelompok yang mungkin terkena eksklusi sosial di masyarakat yaitu korban diskriminasi, intoleransi dan kekerasan berbasis agama; korban pelanggaran HAM berat; waria; masyarakat adat dan lokal terpencil yang tergantung pada sumber daya alam; disabilitas; dan anak dan remaja rentan (Azyumardi Azra, 2016).
Perpustakaan Perguruan Tinggi didefinisikan sebagai sebuah entitas yang menjadi bagian integral sebuah institusi Perguruan Tinggi, yang bertugas untuk menjadi pusat sumber belajar dengan menyediakan koleksi yang terorganisir dengan baik, staf yang terlatih untuk menyediakan informasi yang tepat, serta memiliki fasilitas fisik yang diperlukan untuk mendukung aktifitas Tridharma Perguruan Tinggi. Kekhasan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah subjek koleksinya yang sangat ilmiah, karena tujuan pengadaannya adalah untuk mendukung kegiatan belajar mengajar serta penelitian bagi civitas akademica. Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, koleksi ilmiah ini mengalami perubahan bentuk, dari koleksi tercetak menjadi digital. Efek sampingnya adalah adanya ‘kewajiban’ bagi perpustakaan untuk menyediakan peralatan pendukung yang memadai untuk pembacaan berbagai koleksi digital ini.
Konsep Perpustakaan berbasis inklusi sosial sebagian besar telah dijalankan di Perpustakaan Unand. Bagi penyandang disabilitas atau tuna daksa tersedia mebelair khusus untuk dapat mengakses koleksi perpustakaan. Kedepan bagi tuna netra perlu pula disediakan yakni signage dengan huruf braille yang dapat dibaca sehingga membantu tuna netra untuk memahami fasilitas yang tersedia di Perpustakaan Unand. Bagi mahasiswa non Minang seperti dari Indonesia Timur seperti Tanah Papua tetap dilayani dengan baik tanpa diskriminasi. Gedung Perpustakaan Unand pernah digunakan sebagai tempat acara kegiatan Pameran dan Pelatihan Preservasi Khazanah Manuskrip Minangkabau yang diinisiasi oleh Bidang Kebudayaan Kemendikbudristek dan dilaksanakan oleh Prodi Bahasa dan Sastra Minangkabau, Minangkabau Corner dengan mengundang Komunitas Suluah Padang yaitu Lembaga Swadaya Masyarakat yang konsern dengan Adat dan Budaya Minangkabau serta Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sumbar. Tidak ditemukan pula pemustaka waria, korban kekerasan intoleransi dan korban pelanggaran HAM di Perpustakaan Unand. Dengan demikian secara fakta dan realita Perpustakaan Unand telah melaksanakan inklusi sosial yang baik. Perpustakaan Unand juga pernah memberikan hibah buku pada Masjid Al-Jadid yang berada disekitar Kampus Unand dalam momentum Acara Safari Ramadhan.
Transformasi Perpustakaan Unand menjadi perpustakaan yang berbasis inklusi sosial harus paralel dengan implementasi Tridharma Perguruan Tinggi terutama pada poin pengabdian pada masyarakat yakni dengan mengembangkan layanan serta advokasi literasi dan minat baca seluas-luasnya, terutama bagi masyarakat yang ada di sekitar lokasi perguruan tinggi. Bentuknya bisa berupa pelatihan-pelatihan atau workshop terkait literasi, baik dengan memberikan penghargaan bunda literasi maupun pemuda literasi.
Oleh karena itu, Perpustakaan Unand tidak boleh lagi menjadi menara gading sehingga tidak peduli dengan perkembangan literasi yang terjadi pada masyarakat disekitar lingkungan Perpustakaan Unand. Pustakawan harus turun ke bawah berjuang bersama pegiat literasi untuk memerangi hoaks agar masyarakat paham mana yang fakta dan realita serta mana pula yang disebut informasi palsu. Pustakawan perlu menjelaskan konten yang tidak baik diakses seperti pornografi dan radikalisme termasuk konten yang sifatnya gambling (perjudian) yang bertebaran di dunia maya. Kegiatan Pustakawan yang berkaitan dengan pengenalan literasi bagi masyarakat sekitar dapat dijadikan angka kredit bagi Pustakawan untuk naik jabatan karena Pustakawan dalam kegiatan tersebut menjadi narasumber dan penyaji serta moderator. Keuntungan penerapan inklusi sosial oleh Perpustakaan Unand memiliki keuntungan bagi Universitas Andalas karena masyarakat melihat kegiatan yang dilakukan Pustakawan sebagai bentuk University Social Responsibility (USR) dalam pengabdian masyarakat khususnya memberikan sharing pengetahuan tentang cara mengakses informasi yang sehat.
Implementasi inklusi sosial di Perpustakaan Unand perlu dibuatkan rancang bangun dan konsepnya dengan jelas. Konsep inklusi social tersebut dijabarkan secara tertulis pada Buku Pedoman Layanan Perpustakaan Unand. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi beda persepsi antara Pustakawan dengan decision maker. Perpustakaan Unand perlu berkoordinasi dengan Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) untuk meminta advise. Rancang bangun dan konsep inklusi sosial yang diterapkan wajib dirumuskan melalui Rapat Koordinasi yang juga melibatkan Wakil Rektor I Universitas Andalas. Success non solum fit pernoctare, sukses tidak begitu saja terjadi dalam semalam !. Kerjasama semua pihak menjadi keharusan.
Perpustakaan adalah salah satu bagian/unit penting didalam jantung perguruan tinggi. Dengan adanya perpustakaan tentunya telah mendukung akses ilmu pengetahuan secara terpusat. Semenjak akhir tahun 2015, Perpustakan Unand telah menggunakan aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) sebagai media pendukung operasional, dan katalogisasi koleksi Perpustakaan Unand (http://katalog.pustaka.unand.ac.id) . Semenjak pertengahan tahun 2016, Perpustakaan Unand juga telah memanfaatkan repository sebagai media deposit tugas akhir mahasiswa (http://scholar.unand.ac.id).
Perpustakaan Unand mengelola tujuh bidang layanan diantaranya : bidang layanan administrasi, sirkulasi, pengolahan, referensi, koleksi cadangan, automasi dan lokal konten. Bidang layanan yang bertanggungjawab melakukan pengolahan hardcopy koleksi tugas akhir mahasiswa adalah bidang layanan lokal konten, yang terletak pada lantai 4 gedung perpustakaan. Semenjak penggunaan katalog dan repository di Perpustakaan Unand, data tugas akhir mahasiswa yang ada dalam server katalog dengan server repository belum terintegrasi secara penuh, Untuk itu perlu dilakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository.
Diantara tujuan melakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository adalah (1). Meningkatkan pelayanan terhadap pemustaka dalam bidang koleksi tugas akhir mahasiswa, (2) Memudahkan pemustaka dalam menemukan softcopy koleksi tugas akhir mahasiswa Universitas Andalas, (3). Meningkatkan kunjungan pemustaka pada katalog perpustakaan dan repository perpustakaan.
Sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa dilakukan untuk 2 jenis item pekerjaan, pertama : khusus untuk tugas akhir yang pernah/telah dientrikan kebagian katalog perpustakaan dan kedua untuk tugas akhir yang belum di entrikan. Khusus untuk sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa yang sudah pernah dientrikan dalam katalog perpustakaan, secara garis besar ada beberapa tahapan yang dilakukan, diantaranya : (1). Lakukan pencarian judul pada bibliografi, (2). Apabila judul telah ditemukan, klik bagian judul yang akan disinkronkan, (3). Pilih menu sunting, (4). Pilih bagian lampirkan berkas, lalu klik sunting, (5). Inputkan Judul dan Salin Url pada repository kedalam bagian Url pada katalog perpustakaan, (6). Klik unggah sekarang.
Adapun cara akses data tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan Link sinkronisasi adalah, (1). Akses http://katalog.pustaka.unand.ac.id, (2). Inputkan Judul tugas akhir yang akan dicari, (3). Apabila judul telah ditemukan, klik judul tersebut, (4). Klik judul pada halaman lampiran berkas bagian bawah, (5). Hasil penelusuran akan menuju ke lokasi berkas.
Kesimpulan penulis tentang sinkronisasi tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository Perpustakaan Unand adalah dengan melakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository perpustakaan akan memberikan kemudahan akses softcopy bagi mahasiswa/pemustaka.
Pada tanggal 15 Desember 2021 yang lalu telah dilaksanakan Rapat Koordinasi Universitas Andalas dengan tema Transformasi Menuju Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) secara hybrid di Hotel Mercure, Padang. Dalam acara tersebut Rektor Unand, Prof. Dr. Yuliandri, SH; MH, mengatakan bahwa ada tiga hal yang kita lakukan, pertama kita harus mengerti dulu apa yang harus ditransformasikan, apa tujuan dan aspek yang akan kita lakukan pada sebuah transformasi ini, kedua adalah keinginan untuk mengeksekusi program-program yang akan kita transformasikan dan ketiga adalah keinginan untuk menyelesaikan transformasi tersebut. Rakor ini dihadiri oleh seluruh unsur pimpinan Universitas Andalas mulai dari Rektor, Wakil Rektor I,II,III, dan IV, Ketua Senat Akademik, anggota senat, Direktur dan Wakil Direktur RS UNAND, Direktur dan Wakil Direktur Pascasarjana, Ketua dan Sekretaris Lembaga, Ketua UPT, Ketua dan Sekretaris SPI, Dekan, Wakil Dekan I, II,dan III, Kepala Biro, dan Koordinator di Lingkungan Universitas Andalas.
Berdasarkan pernyataan singkat Rektor Unand diatas berulang kali beliau menyebutkan kata transformasi. Secara leksikal disebutkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Online, transformasi didefinisikan sebagai perubahan rupa (bentuk, sifat, fungsi, dan sebagainya) dan dalam makna linguistik berarti perubahan struktur gramatikal menjadi struktur gramatikal lain dengan menambah, mengurangi, atau menata kembali unsur-unsurnya. Pernyataan Rektor Unand ini dapat ditafsirkan bahwa terdapat kemungkinan Unand menata SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) yang telah ada sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan PTNBH (Perguruan Tinggi Badan Hukum). Ini berarti bahwa ada organisasi yang dimergerkan atau digabungkan menjadi satu dengan nama direktorat atau nama lain sesuai dengan kesepakatan decision maker.
Awal November 2021, penulis telah mengirim makalah kepada decision maker yang berjudul Restrukturisasi Kedudukan UPT.Perpustakaan dan Kearsipan sesuai SOTK (Satuan Organisasi dan Tata Kerja) pada Perguruan Tinggi Badan Hukum Universitas Andalas. Intinya tulisan ini menjelaskan pentingnya penggabungan dua Unit Pelaksana Teknis dilakukan mengingat adanya job description yang sama dan efisiensi penggunaan Anggaran Unand terkait dengan pembelian peralatan yang dipergunakan untuk bekerja di bidang kepustakawanan dan kearsipan. Keuntungan penggabungan UPT.Perpustakaan dan UPT.Kearsipan yaitu terjadinya kolaborasi penelitian antara Pustakawan dan Arsiparis serta sharing knowledge dalam bentuk webinar dan seminar. Kegiatan yang mancakrida dan capacity building dapat dilakukan pula secara bersama kedua kelompok fungsional tersebut.
Unand perlu mendirikan Museum sebagai wadah konservasi, edukasi sejarah dan antropologi serta arkeologi, riset serta rekreasi. Struktur organisasinya berada pada Direktorat Perpustakaan dan Arsip. Ini memungkinkan apabila penggabungan tersebut direstui oleh decision maker. Museum Unand layak bergabung dibawah satu direktorat bersama Arsip dan Perpustakaan karena tugas museum adalah menyimpan dan melestarikan benda bersejarah. Fungsi menyimpan dan melestarikan juga dilakukan oleh perpustakaan dan arsip. dalam bentuk buku dan dokumen berharga. Stern (2007) menyatakan museum adalah University Heritage (Warisan Universitas) disamping perpustakaan dan arsip universitas. Di Indonesia, Universitas yang memiliki museum adalah Universitas Islam Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Universitas Airlangga dan Universitas Pendidikan Indonesia.
Penggabungan antara Perpustakaan dengan Kearsipan memiliki dasar hukum yaitu PP No.18 tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah pada ayat 3 dan 4 point g : Ayat (3) berbunyi: Penggabungan Urusan Pemerintahan dalam 1 (satu) dinas Daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didasarkan pada perumpunan Urusan Pemerintahan dengan kriteria: kedekatan karakteristik Urusan Pemerintahan; dan/atau keterkaitan antar penyelenggaraan Urusan Pemerintahan. Sedangkan ayat (4) berbunyi: Perumpunan Urusan Pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) meliputi : g. perpustakaan dan kearsipan.
Selanjutnya, ayat 5 menjelaskan bahwa penggabungan Urusan Pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan paling banyak 3 (tiga) Urusan Pemerintahan. Berdasarkan pernyataan ini disebutkan bahwa tiga urusan pemerintahan yang dapat membentuk satu Dinas. Dengan demikian sangat tepat kedepannya apabila Arsip, Perpustakaan dan Museum Universitas Andalas bergabung dalam satu Direktorat atau nama lain yang ditetapkan oleh decision maker.
Penulis berharap agar penggabungan antara UPT.Perpustakaan dan UPT.Kearsipan Unand membawa maslahat bagi kepentingan pendidikan di Unand. Perampingan struktur organisasi seyogianya dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja organisasi. Apabila ekspektasi tidak sesuai realita, penulis tetap berhusnuzhan bahwa keputusan decision maker tersebut mungkin yang terbaik bagi UPT.Perpustakaan Unand untuk menyukseskan lembaga yang menaunginya di masa mendatang. Omnium Rerum Principia Parva Sunt, semua dimulai dengan hal kecil.
Lokal konten adalah salah satu bidang Layanan di Perpustakaan Universitas Andalas yang terletak di lantai 4 gedung Perpustakaan. Bidang layanan lokal konten melayani penerimaan tugas akhir mahasiswa tercetak dan melayani peminjaman tugas akhir mahasiswa baca ditempat. Disamping itu lokal konten juga berfungsi sebagai salah satu bidang layanan pengampu bebas pustaka.
Diantara koleksi yang dimiliki oleh bidang layanan lokal konten adalah karya ilmiah atau hasil penelitian dari dosen dan mahasiswa unand, dalam bentuk skripsi, thesis dan disertasi. Berdasarkan data dari bidang kemahasiswaan, dalam 1 tahun jumlah wisudawan mencapai 4000 mahasiswa, artinya terjadi pertambahan 4000 eksemplar tugas akhir ke bidang layanan lokal konten. Aturan penempatan tugas akhir mahasiswa dalam rak koleksi lokal konten yaitu menempatkan tugas akhir 5 tahun terakhir sesuai dengan prodi dan jurusannya. Keterbatasan kapasitas rak koleksi menyebabkan penumpukan koleksi lama yang tidak tertata dengan rapi, maka dibutuhkan pendistribusian agar koleksi tersebut tetap tertata dan mendapat space yang sesuai.
Diantara langkah-langkah yang diterapkan dalam pendistribusian tugas akhir mahasiswa Universitas Andalas adalah
- Memisahkan koleksi
1. Menurunkan koleksi dari rak koleksi
2. Koleksi tugas akhir mahasiswa yang akan didistribusikan dari rak dipisah terlebih dahulu
3. Meletakkan pada tempat sementara seperti gudang, pojokan, ruang kosong
4. Mengumpulkan berdasarkan prodi, fakultas dan tahun
- Update Status
Pada bagian update status ini bertujuan untuk mengubah status tugas akhir mahasiswa yang sebelumnya no loan(tidak untuk dipinjamkan) menjadi delete(hapus). Tujaun perubahan status tersebut agar koleksi tidak dicari lagi oleh pemustaka kedalam rak koleksi.
Langkah-langkah ubah status koleksi tugas akhir mahasiswa pada slims adalah :
1. Login sebagai staf perpustakaan pada http://katalog.pustaka.unand.ac.id
2. Masuk ke bibliografi
3. Scan barcode tugas akhir
4. Lakukan penyuntingan
5. Mengubah status dari loan menjadi delete
- Memindahkan koleksi tercetak
Setelah perubahan status koleksi tugas akhir mahasiswa pada slims dirubah, langkah selanjutnya adalah memindahkan koleksi ke ruang digitalisasi koleksi. Adapun tahapannya yaitu :
1. Memindahkan koleksi yang telah diubah statusnya ke dalam ruang digitalisasi koleksi.
2. Menyusun koleksi berdasarkan prodi, fakultas dan tahun .
3. Pendataan kembali tata letak dan jumlah koleksi yang telah berpindah tempat.
- Output
Penerapan hasil dari kegiatan pendistribusian tugas akhir mahasiswa ini adalah digitalisasi. Semua tugas akhir mahasiswa yang telah melewati batas 5 tahun didalam rak koleksi, maka akan didigitalisasi.
- Kesimpulan
1. Dengan adanya batasan penempatan koleksi yang akan dipajang dalam rak koleksi, sangat membantu pustakawan dalam penataan dan penempatan.
2. Regenerasi koleksi didalam rak sangat diperlukan, karna salah satu syarat rujukan tugas akhir mahasiswa dalam mencari referensi adalah koleksi yang terbaru minimal koleksi 5 tahun terakhir.
3. Tugas akhir mahasiswa yang telah didistribusikan ke bagian digitalisasi koleksi mesti disusun rapi berdasarkan program studi, fakultas dan tahun.
- Saran
1. Bagi perguruan tinggi yang akan membangun gedung perpustakaan mesti mempertimbangkan daya tampung gedung, terutama dimana posisi letak rak yang akan digunakan untuk koleksi tugas akhir mahasiswa tercetak.
2. Bagi pustakawan yang bekerja pada bidang layanan koleksi tercetak, mesti teliti dalam melihat koleksi-koleksi yang sudah lama dan perlu didistribusikan ke bagian digitalisasi koleksi.