15 Agustus 2019


     UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali disibukkan dengan ramainya pengunjung. Senin, 12 Agustus 2019 adalah hari pertama semua mahasiswa Universitas Andalas kembali aktif menjalani perkuliahan tahun ajaran 2019/2020. Namun yang paling menyibukkan pustakawan adalah mahasiswa baru yang memadati gedung perpustakaan. Semenjak senin 12 Agustus UPT Perpustakaan Universitas Andalas sudah membuka kegiatan Aktivasi anggota baru.

Aktivasi anggota UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa Universitas Andalas. Aktivasi anggota ini dilakukan secara rutin 1 kali dalam 1 tahun.

    
     Pelaksanaan kegiatan aktivasi anggota tahun ini dibuat berbeda dibandingkan tahun-tahun sebelumnya, yang mana sebelumnya kegiatan dilaksanakan didalam ruangan pelayanan administrasi, dan sekarang konsep kegiatan aktivasi dibuat diluar ruangan. Kegiatan aktivasi anggota pustaka dilakukan di lantai-3 bidang layanan aktivasi anggota pustaka, tepatnya di depan ruangan Minang Kabau Corner. Kegiatan ini akan dilaksanakan selama 10 hari kerja terhitung sejak Senin, 12 Agustus 2019 s/d Jum’at 23 Agustus 2019. Kegiatan aktivasi ini bukan hanya ditujukan kepada mahasiswa baru saja, namun untuk semua mahasiswa Universitas Andalas yang masih berstatus mahasiswa, namun belum melakukan aktivasi keanggotaan ke Perpustakaan Universitas Andalas.


Diantara tujuan dilakukannya kegiatan aktivasi anggota pustaka ini adalah :
1. Mengaktifkan status keanggotaan mahasiswa baru di Perpustakan Universitas Andalas.
2. Sebagai ajang pengenalan Perpustakaan kepada mahasiswa baru.
3. Sebagai bentuk peningkatan pelayanan prima terhadap anggota Perpustakaan.
4. Menumbuhkan minat mahasiswa untuk lebih mengetahui tentang Perpustakaan. 

Adapun prosedur aktivasi anggota perpustakaan adalah :
1. Mengambil formulir aktivasi dilantai 3 bidang layanan aktivasi anggota.
2. Mengisi formulir aktivasi.
3. Duduk pada kursi antrian yang telah disediakan.
4. Melakukan aktivasi dengan petugas.
5. Selesai. 
 

     Antusias mahasiswa baru Universitas Andalas terhadap Perpustakaan saat ini sangat tinggi, setiap mahasiswa baru mengusahakan dan memberikan kabar kepada teman-temannya bahwa pentingnya melakukan aktivasi anggota pustaka ini.
     Sampai saat ini sudah berjalan 4 hari dimulainya kegiatan aktivasi, sudah lebih dari 2000 mahasiswa yang telah melakukan aktivasi, artinya untuk waktu yang singkat, mahasiswa baru Universitas Andalas telah memperlihatkan antusiasnya terhadap Perpustakaan Universitas Andalas.

 
 

Beni Adri Yassin, S.Kom
26 Jun 2019

A. PENDAHULUAN
    UPT Perpustakaan Universitas Andalas merupakan Knowledge Center bagi mahasiswa Universitas Andalas. Pengunjung Perpustakaan Universitas Andalas bukan hanya dari kalangan mahasiswa saja, namun bagian akademik, dosen, tenaga pendidikan dan masyarakat umum juga ikut andil dalam menggunakan fasilitas Perpustakaan Universitas Andalas. Berdasarkan laporan dari bidang Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Andalas tahun 2018, tercatat rata-rata 2000 pengunjung setiap harinya.
   UPT Perpustakaan Universitas Andalas mempunyai website yang digunakan untuk pengelolaan data dan informasi perpustakaan secara online. Website UPT  Perpustakaan Universitas Andalas adalah www.pustaka.unand.ac.id. Adanya website ini, semua informasi tentang perkembangan dan pengoperasian layanan perpustakaan bisa diperoleh dengan mudah melalui jaringan internet.
   UPT Perpustakaan Universitas Andalas juga menggunakan sebuah software yang digunakan untuk operasional perpustakaan yaitu SLIMS (Senayan Library Management System). SLIMS berfungsi untuk melihat semua koleksi buku, jurnal, karya ilmiah dan ebook yang ada pada UPT Perpustakaan Universitas Andalas, yang mana koleksi tersebut dapat diakses pada www.katalog.pustaka.unand.ac.id .
     Setiap mahasiswa Universitas Andalas yang hendak wisuda mesti memiliki berkas surat keterangan bebas pustaka(SKBP). Bebas pustaka didapat dengan bukti legalitas surat keterangan bebas pustaka yang telah ditanda tangani oleh bidang layanan pengolahan, sirkulasi, automasi, lokal konten dan administrasi. UPT Perpustakaan Universitas Andalas juga menggunakan sebuah aplikasi berbasis web yaitu E-Skripsi www.scholar.unand.ac.id yang berfungsi untuk mengakses data karya ilmiah mahasiswa dan mahasiswi Universitas Andalas.
 
      Gedung UPT Perpustakaan Universitas Andalas terdiri dari 5 lantai. Setiap lantai memiliki fasilitas dan fungsi masing-masing sesuai dengan target dan pengelolaan layanannya. Pada lantai satu terdapat tiga bidang layanan diantaranya bidang layanan sirkulasi, pengolahan dan bidang administrasi. Pada lantai dua terdapat dua bidang layanan diantaranya bidang layanan referensi dan layanan koleksi cadangan. Pada lantai tiga terdapat satu bidang layanan yaitu bidang automasi pelayanan verifikasi upload tugas akhir. Pada lantai empat terdapat satu bidang layanan yaitu bidang penyerahan hardcopy karya ilmiah. Pada lantai lima adalah ruangan multifungsi yang biasa digunakan untuk acara-acara atau kegiatan-kegiatan formal seperti seminar, wisuda dan kegiatan pelatihan. Bagi mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyelesaikan studinya, maka wajib untuk menyelesaikan semua administrasi yang berhubungan dengan Perpustakaan Universitas Andalas atau yang biasa disebut bebas pustaka.
 
B. TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengetahui tingkat efisiensi layanan skbp.
2. Meningkatkan kualitas layanan bebas pustaka. 
 
  
C. LANDASAN TEORI

1. Surat Keterangan Bebas Pustaka(SKBP)
    Surat keterangan bebas pustaka adalah salah satu administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas andalas baik mahasiswa D3, S1, S2 dan S3
    ketika hendak wisuda ataupun dalam pengambilan ijazah,
 
2. Aturan Bebas Pustaka
    Adapun bentuk aturan yang ditetapkan UPT Perpustakaan Universitas Andalas untuk bebas pustaka adalah:
    a. Setiap mahasiswa Universitas Andalas wajib menyelesaikan urusan bebas  pustaka sebelum mengambil ijazah.
    b. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib mengembalikan semua koleksi yang dipinjam.
    c. Semua mahasiswa  Universitas Andalas wajib membayar denda apabila memiliki riwayat keterlambatan pengembalian buku, buku hilang ataupun buku rusak.
    d. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan buku sumbangan kepada UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
    e. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan harcopy tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi kepada UPT Perpustakaa Universitas Andalas.
    f.  Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib meng-upload tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi ke E-Skripsi UPT Perpustakaan Universitas Andalas. 
 
D. METODE PENELITIAN
1.  Studi Pendahuluan
     Studi pendahuluan merupakan langkah awal dalam upaya pemecahan masalah dan mempelajari sistem yang sedang berjalan di  UPT Perpustakaan Universitas
     Andalas, khususnya dalam hal layanan bebas pustaka.
 
2. Identifikasi Masalah
    Permasalahan merupakan kunci utama alasan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam proses identifikasi
    masalah, penulis melakukan observasi mengenai keadaan secara langsung di UPT Perpustakaan Universitas Andalas terkait layanan bebas pustaka. Penulis
    menemukan banyaknya permasalahan dalam hal pelayanan bebas pustaka yang rumit dan data yang dikelola tidak terpusat. Mahasiswa dan mahasiswi yang
    mengurus kepentingan bebas pustaka mesti melewati 4 lantai layanan dan alur yang rumit sehingga memakan banyak waktu.
 
3. Perumusan Masalah
    Mengacu kepada identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah memberikan pelayanan bebas pustaka yang
    memudahan dan memuaskan mahasiswa, mempermudah alur pelayanan, meningkatkan kualitas pelayanan serta memberikan fasilitas perangkat teknologi informasi
    yang mumpuni, agar mencapai layanan bebas pustaka yang efektif dan efisien.
 
4. Pengumpulan Data
    Pada tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data untuk mempermudah penulis dalam melakukan penelitian, adapun tahapannya adalah:
    a. Observasi dan Pengamatan
        Observasi dan pengamatan dilakukan secara langsung mengamati petugas dan mahasiswa yang sedang dalam tahap menyelesaikan prosedur bebas pustaka.
    b. Kuesioner
        Kuesioner diperlukan agar mengetahui seberapa penting sebuah sistem dibutuhkan. Penulis melakukan penyebaran angket yang diisi oleh
        mahasiswa yang melakukan bebas pustaka.
 
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
     UPT Perpustakaan Universitas Andalas sangat memberikan peran penting dalam aktivitas mahasiswa dikampus. Peran perpustakaan menjadi sorotan yang
mestinya terus dikembangkan dan ditingkatkan. Bulan desember 2019 UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali memperoleh akreditasi A, yang mana pada
tahun 2015 silam juga menyandang akreditasi A. Sebagai penyandang Akreditasi A tentunya bukan hanya menjadi simbol dan kebanggaan saja, mestinya juga
dibuktikan dengan kualitas sumber daya manusia, fasilitas yang ada dan tingkat kepuasan pemustaka dalam mendapatkan pelayanan prima.

Surat keterangan bebas pustaka yang lama terdapat beberapa kelemahan yang mesti diperbaiki, diantaranya :
a. Kolom pengisian biodata mahasiswa kurang simetris.
b. Urutan layanan yang dipaparkan dalam SKBP.
c. Tampilan SKBP susah dipahami mahasiswa. 
   
Ada beberapa bagian dari surat keterangan bebas pustaka yang telah diperbaiki dan diperbarui, diantaranya :
a. Menambahkan alamat akun instagram perpustakaan
b. Memperbaiki tampilan pengisian biodata mahasiswa pada SKBP.
c. Memperbaiki intruksi alur pelayanan pada SKBP.
d. Memperbaiki tampilan kolom untuk tanda tangan dan cap petugas. 

1. Sistem Bebas Pustaka Lama
    Adapun bentuk administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas Andalas untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka adalah :
a. Penyerahan  Buku Sumbangan(Lantai 1)
    Pada bagian pelayanan ini, mahasiswa wajib menyerahkan satu buku sumbangan yang diperuntukan untuk UPT
    Perpustakaan Universitas Andalas.
 
b. Penyerahan Hardcopy Tugas Akhir(Lantai 4)
    Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti menyerahkan hardcopy tugas akhir yang telah dibuat. Pada bagian layanan ini 
    memang sudah ada aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyerahkan karya ilmiahnya. Aplikasi yang digunakan
    oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah SLIMS(Senayan Library Management System) yang dikelola oleh bagian layanan ini saja.
 
c. Verifikasi Bebas Peminjaman Buku(Lantai 1)
     Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti melaporkan status peminjaman buku kepada petugas. Petugas melakukan
     pengecekan status peminjaman secara online ke aplikasi SLIMS. Hasil verifikasi data mahasiswa dan mahasiswi akan tersimpan pada aplikasi SLIMS yang dikelola
     oleh bagian layanan ini saja.
 
d. Verifikasi Upload Tugas Akhir(lantai 3)
     Pada bagian layanan ini, mahasiswa melaporkan hasil upload karya ilmiahnya, kemudian petugas melakukan pengecekan
     dengan mengakses aplikasi E-Skripsi dengan alamat web www.scholar.unand.ac.id. Setelah petugas melakukan pengecekan dan selesai memverifikasi, semua data
     akan tersimpan pada aplikasi E-Skripsi yang hanya dikelola oleh bagian layanan ini saja.
 
e. Tanda tangan dan stempel dari Kepala Bidang Administrasi UPT Perpustakaan Universitas Andalas(Lantai 1).
    Setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi pada empat bagian layanan diatas, tahap selanjutnya adalah meminta tanda tangan dan stempel dari petugas
    administrasi perpustakaan untuk legalisasi lembaran kertas bebas pustaka.
 
2. Kendala Pengurusan Surat Keterangan Bebas Pustaka
    Setiap mengurus surat keterangan bebas pustaka, terdapat beberapa kendala yang menjadi bagian penting dalam tujuan penulisan makalah ini, diantaranya:
a. Terlalu rumit dalam penyelesaian surat keterangan bebas pustaka karena meski melalui 5 bidang layanan, yang mana bidang layanan tersebut berada pada
    lantai yang berbeda.
b. Tidak efisien dan tidak efektif bagi mahasiswa yang hendak mengurus bebas pustaka karna membutuhkan waktu lama. 
 
  
3. Sistem Baru(yang diusulkan)
    Adapun pemaparan dan mekanisme pelayanan bebas pustaka dengan sistem satu pintu adalah :
a. Dalam metode sistem layanan bebas pustaka ini, UPT Perpustakaan Universitas Andalas akan menambah satu bidang/ruang layanan baru, yang mana nama bidang
    layanannya adalah ruang pelayanan surat keterangan bebas pustaka..
b. Layanan bebas pustaka dirancang menjadi satu pintu yang mana semua petugas bidang layanan berada dalam ruangan layanan bebas pustaka.
c. Sistem satu pintu ini akan mempermudah mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
d. Akan menghemat waktu bagi mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
e. Dengan sistem satu pintu ini, tentunya akan meningkatkan kualitas layanan UPT Perpustakaan Universitas Andalas. 

F. KESIMPULAN

1. Salah satu hal yang menjadi tolak ukur keberhasilan bidang pelayanan adalah ketika mampu memberikan pelayanan maksimal, efektif dan sedikitnya keluhan.
2. Banyaknya komplain dari mahasiswa terkait prosedur layanan bebas pustaka, maka sebaiknya alur pelayanan mesti segera diperbaiki dengan sistem satu pintu.
3. Menggunakan metode pelayanan satu pintu akan lebih meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pemustaka dalam menyelesaikan bebas pustaka.
4. Sebagai penyandang akreditasi A, perpustakaan universitas andalas masih belum maksimal menunjukkan kiprahnya dibidang pelayanan, karna banyaknya sektor 
    kelemahan yang mesti diperbaiki, terutama layanan bebas perpustakaan.
5. Peningkatan kualitas layanan adalah tugas besar yang terus menerus menjadi bagian penting dari perpustakaan, oleh karena itu meningkatkan efisiensi dan efektifitas
    layanan akan menunjukkan kualitas dari UPT Perpustakaan Universitas  Andalas.
6. Jika kita bisa meminimalisir waktu setiap mahasiswa yang mengurus surat keterangan bebas pustaka 5 menit saja, maka jika ada yang mengurus 1000 surat
     bebas pustaka, kita telah menghemat waktu mereka sebanyak 5000 menit. 

G. SARAN

1. Semestinya pihak kampus lebih memperhatikan pengembangan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
2. Diharapkan kedepannya agar pemberdayaan pustakawan lebih maksimal dalam segi penempatan kerja dan job des.
3. Demi meningkatkan mutu pustakawan hendaknya diberikan penghargaan ataupun pelatihan-pelatihan khusus setiap tahunnya.
4. Diharapkan kepada semua bagian yang terlibat dan bertanggungjawab langsung dengan perpustakaan universitas andalas, agar selalu mengevaluasi dan
    meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa. 
 
H. DAFTAR PUSTAKA
https://pustaka.unand.ac.id/profil/organisasi/visi-misi
https://pustaka.unand.ac.id/index.php/berita-dan-peristiwa/item/47-prosedur-bebas-perpustakaan
 
 
                                                                                                   




Create by : Beni Adri Yassin, S.Kom
                                                                                                                                                                                                         
 
 
 
06 Mei 2019
Kampus 2 Universitas Andalas Payakumbuh kembali menggelar acara workshop literasi informasi pada tanggal 29 April 2019. Workshop Literasi Informasi ini kembali diselenggarakan oleh Tim UPT Perpustakaan Universitas Andalas. Acara workshop literasi informasi tersebut dihadiri oleh mahasiswa jurusan peternakan dan mahasiswa jurusan ekonomi. Kegiatan ini dibagi menjadi 2 sesi, sesi pertama dilaksanakan pada pukul 10.00 – 12.15 WIB yang diikuti oleh mahasiswa jurusan ekonomi, dan sesi dua dilaksakan pukul 14.00 – 15.30 WIB yang diikuti oleh mahasiswa jurusan peternakan. Penyampaian materi diberikan langsung oleh Bapak Beni Adri Yassin, S.Kom(Narasumber Teknis Unggah Skripsi) dan Bapak Andi Saputra, M.Kom(Narasumber Online Research Skill) staf bidang automasi UPT Perpustakaan Universitas Andalas. Khusus untuk peserta Online Research Skill adalah dosen-dosen Kampus II Universitas Andalas Payakumbuh. Antusiasme peserta tentang kegiatan workshop ini sangatlah tinggi, karna kegiatan-kegiatan seperti ini sangat mereka butuhkan untuk penunjang akademis, baik untuk mahasiswa maupun dosennya.

Kegiatan literasi informasi disambut hangat dan penuh antusias oleh peserta, yang mana awalnya mahasiswa banyak yang belum paham bagaimana cara unggah skripsi ke website perpustakaan unand, dan para dosen juga belum begitu memahami tentang online research skill ini.
Sebelum berakhirnya workshop, dilakukan sesi tanya jawab dan bagi-bagi doorprize buku kepada peserta workshop. Pada penghujung acara, mahasiswa peternakan dan mahasiswa ekonomi memberikan gagasan dan sedikit harapan agar pihak kampus lebih meningkatkan perkembangan SDM dan SDA kampus II Universitas Andalas Payakumbuh.
 
 

 
B A Y
11 Maret 2019
            Perpustakaan adalah sebuah gedung yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam koleksi baik tercetak maupun berbentuk noncetak. Menurut UU No. 43 tahun 2007 jenis perpustakaan terdiri dari perpustakaan nasional, perpustakaan khusus, perpustakaan umum, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan merupakan pusat dan gudangnya berbagai macam ilmu, perpustakaan yang bagus adalah perpustakaan yang dilengkapi dengan berbagai layanan. Dalam sebuah perpustakaan harus ada layanan sirkulasi, layanan pengolahan, layanan referensi, layanan cadangan dan layanan tandom.
            Layanan sirkulasi adalah layanan dimana tempat berlangsungnya peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka. Layanan ini sangat penting dalam sebuah perpustakaan, jika layanan ini tidak ada maka kegiatan dalam sebuah perpustakaan tidak akan berlangsung. Layanan pengolahan merupakan layanan tempat pemrosesan koleksi atau bahan pustaka sebelum dilayangkan kepada pemustaka. Mulai dari pengklasifikasian, memberi stempel inventaris, memasang barkode dan memberi nomor punggung serta mencek kembali koleksi apakah sudah benar-benar layak atau belum untuk dilayankan kepada pemustaka. Layanan tandom adalah layanan tempat penyimpanan laporan tugas akhir dan hasil penelitian.
            Gedung perpustakaan yang megah dan berdiri kokoh tidak menjamin dapat menentukan kemajuan sebuah perpustakaan, jika tidak dilengkapi dengan pustakawan yang professional. Pustakawan merupakan seseorang yang memberikan layanan kepada pemustaka dan bertanggungjawab terhadap tugasnya. Potensi seorang pustakawan sangat menentukan baik buruk dan majunya sebuah perpustakaan. Seorang pustakawan harus mampu memberikan layanan yang terbaik kepada pemustaka agar mampu menciptakan hal-hal baru dan mengembangkan potensi yang dimilikinya untuk kemajuan sebuah perpustakaan. Gedung yang megah tidak akan berfungsi dan tidak ada artinya jika tidak ada yang menjalankannya. Ibarat kendaraan, semegah dan sebagus apapun kendaraan kita jika tidak ada fungsi dan manfaatnya hanya sebagai bahan pajangan saja, maka tidak akan ada artinya kendaraan tersebut. Profesi pustakawan kadangkala dipandang sebelah mata dan bahkan sebuah profesi yang terlupakan. Namun, mereka tidak mengetahui betapa berartinya seorang pustakawan dalam mengelola pusat informasi dan kemajuan perpustakaan.
 
Create by  :  Devi Afri Yenti
Editor       :  Beni Adri Yassin, S.Kom
Halaman 1 dari 2