Pandemi Covid-19 mengharuskan Perpustakaan Unand untuk mengatur skema pekerjaan tendik perpustakaan secara rinci dan sistematis. Pada saat lockdown di tahun 2020, yang mana status Covid-19 berada pada masa-masa puncaknya, sehingga Rektor Universitas Andalas menetapkan Full Work From Home(WFH) bagi seluruh tendik Universitas Andalas.

Pengolahan (processing) merupakan pekerjaan yang dimulai dari penerimaan koleksi di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau tempat yang sudah disediakan untuk kemudian dilayankan. Pekerjaan pengolahan  untuk koleksi tercetak terdiri dari Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka, Registrasi bahan pustaka, Pengecapan atau stempel perpustakaan, Klasifikasi, Katalogisasi, dan Kelengkapan Pustaka.

Pada masa WFH pustakawan yang bertugas pada bidang layanan pengolahan koleksi perpustakaan mengalami kendala dalam hal pengolahan buku, hal itu disebabkan karena pada saat pengolahan buku dibutuhkan perangkat yang lengkap serta didukung dengan jaringan internet yang memadai. Oleh karena itu dibutuhkan solusi dari permasalahan tersebut. Mengolah buku tidak mesti dilakukan diperpustakaan. Pengolahan juga bisa dilakukan dari rumah masing-masing pustakawan, namun mesti didukung dengan perangkat pendukung.

Ada 4 hal yang perlu dilakukan untuk mengolah koleksi buku perpustakaan dari rumah, diantaranya :

1. Menyiapkan EDDC 23/ atau DDC 23 Ikhlas , Barcode scanner, Scanner, Printer Kertas, Perangkat Komputer, Gunting, Lakban Putih, Printer Barcode, Kertas Label, Kertas Barcode, Pena/Pensil, Stempel, Bantalan Stempel, Tinta, Slip keterangan pengembalian buku, Lem Fox, dan Penggaris.
2. Membawa koleksi buku yang akan diolah kerumah masing-masing pustakawan yang bertugas secara berkala.
3. Menyiapkan koneksi internet untuk proses katalogisasi.
4. Membuat laporan bulanan untuk hasil buku yang telah diolah.

keempat poin diatas adalah solusi yang penulis tawarkan dalam menyikapi kondisi WFH. Metode yang diterapkan disetiap perpustakaan pada masa WFH bisa saja berbeda-beda, akan tetapi pekerjaan mesti tetap dilakukan.

Link Artikel Ilmiah Lengkap  Pengolahan Buku Pada Masa Work From Home(WFH) di UPT Perpustakaan Unand : http://scholar.unand.ac.id/105563/

“Akan selalu ada solusi dalam masalah yang dihadapi, perlu pikiran jernih, hati yang lapang serta sistem yang terukur untuk memecahkan solusinya”.

Perpustakaan adalah salah satu bagian/unit penting didalam jantung perguruan tinggi. Dengan adanya perpustakaan tentunya telah mendukung akses ilmu pengetahuan secara terpusat. Semenjak akhir tahun 2015,  Perpustakan Unand telah menggunakan aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) sebagai media pendukung operasional, dan katalogisasi koleksi Perpustakaan Unand (http://katalog.pustaka.unand.ac.id) . Semenjak pertengahan tahun 2016, Perpustakaan Unand juga telah memanfaatkan repository sebagai media deposit tugas akhir mahasiswa (http://scholar.unand.ac.id).

Perpustakaan Unand mengelola tujuh bidang layanan diantaranya :  bidang layanan administrasi, sirkulasi, pengolahan, referensi, koleksi cadangan, automasi dan lokal konten. Bidang layanan yang bertanggungjawab melakukan pengolahan hardcopy koleksi tugas akhir mahasiswa adalah bidang layanan lokal konten, yang terletak pada lantai 4 gedung perpustakaan. Semenjak penggunaan katalog dan repository di Perpustakaan Unand, data tugas akhir mahasiswa yang ada dalam server katalog dengan server repository belum terintegrasi secara penuh, Untuk itu perlu dilakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository.

Diantara tujuan melakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository adalah (1). Meningkatkan pelayanan terhadap pemustaka dalam bidang koleksi tugas akhir mahasiswa, (2) Memudahkan pemustaka dalam menemukan softcopy koleksi tugas akhir mahasiswa Universitas Andalas, (3). Meningkatkan kunjungan pemustaka pada katalog perpustakaan dan repository perpustakaan.

Sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa dilakukan untuk 2 jenis item pekerjaan, pertama : khusus untuk tugas akhir yang pernah/telah dientrikan kebagian katalog perpustakaan dan kedua untuk tugas akhir yang belum di entrikan. Khusus untuk sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa yang sudah pernah dientrikan dalam katalog perpustakaan, secara garis besar ada beberapa tahapan yang dilakukan, diantaranya : (1). Lakukan pencarian judul pada bibliografi, (2). Apabila judul telah ditemukan, klik bagian judul yang akan disinkronkan, (3). Pilih menu sunting, (4). Pilih bagian lampirkan berkas, lalu klik sunting, (5). Inputkan Judul dan Salin Url pada repository kedalam bagian Url pada katalog perpustakaan, (6). Klik unggah sekarang.

Adapun cara akses data tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan Link sinkronisasi adalah, (1). Akses http://katalog.pustaka.unand.ac.id, (2). Inputkan Judul tugas akhir yang akan dicari, (3). Apabila judul telah ditemukan, klik judul tersebut, (4). Klik judul pada halaman lampiran berkas bagian bawah, (5). Hasil penelusuran akan menuju ke lokasi berkas.

Kesimpulan penulis tentang sinkronisasi tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository Perpustakaan Unand adalah dengan melakukan sinkronisasi data tugas akhir mahasiswa pada katalog dan repository perpustakaan akan memberikan kemudahan akses softcopy bagi mahasiswa/pemustaka.