A. PENDAHULUAN
B. TUJUAN
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengetahui tingkat efisiensi layanan skbp.
2. Meningkatkan kualitas layanan bebas pustaka.
C. LANDASAN TEORI
1. Surat Keterangan Bebas Pustaka(SKBP)
Surat keterangan bebas pustaka adalah salah satu administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas andalas baik mahasiswa D3, S1, S2 dan S3
ketika hendak wisuda ataupun dalam pengambilan ijazah,
2. Aturan Bebas Pustaka
Adapun bentuk aturan yang ditetapkan UPT Perpustakaan Universitas Andalas untuk bebas pustaka adalah:
a. Setiap mahasiswa Universitas Andalas wajib menyelesaikan urusan bebas pustaka sebelum mengambil ijazah.
b. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib mengembalikan semua koleksi yang dipinjam.
c. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib membayar denda apabila memiliki riwayat keterlambatan pengembalian buku, buku hilang ataupun buku rusak.
d. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan buku sumbangan kepada UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
e. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib menyerahkan harcopy tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi kepada UPT Perpustakaa Universitas Andalas.
f. Semua mahasiswa Universitas Andalas wajib meng-upload tugas akhir, skripsi, thesis dan disertasi ke E-Skripsi UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
D. METODE PENELITIAN
1. Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan merupakan langkah awal dalam upaya pemecahan masalah dan mempelajari sistem yang sedang berjalan di UPT Perpustakaan Universitas
Andalas, khususnya dalam hal layanan bebas pustaka.
2. Identifikasi Masalah
Permasalahan merupakan kunci utama alasan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam proses identifikasi
masalah, penulis melakukan observasi mengenai keadaan secara langsung di UPT Perpustakaan Universitas Andalas terkait layanan bebas pustaka. Penulis
menemukan banyaknya permasalahan dalam hal pelayanan bebas pustaka yang rumit dan data yang dikelola tidak terpusat. Mahasiswa dan mahasiswi yang
mengurus kepentingan bebas pustaka mesti melewati 4 lantai layanan dan alur yang rumit sehingga memakan banyak waktu.
3. Perumusan Masalah
Mengacu kepada identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dirumuskan masalah dalam penelitian ini adalah memberikan pelayanan bebas pustaka yang
memudahan dan memuaskan mahasiswa, mempermudah alur pelayanan, meningkatkan kualitas pelayanan serta memberikan fasilitas perangkat teknologi informasi
yang mumpuni, agar mencapai layanan bebas pustaka yang efektif dan efisien.
4. Pengumpulan Data
Pada tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data untuk mempermudah penulis dalam melakukan penelitian, adapun tahapannya adalah:
a. Observasi dan Pengamatan
Observasi dan pengamatan dilakukan secara langsung mengamati petugas dan mahasiswa yang sedang dalam tahap menyelesaikan prosedur bebas pustaka.
b. Kuesioner
Kuesioner diperlukan agar mengetahui seberapa penting sebuah sistem dibutuhkan. Penulis melakukan penyebaran angket yang diisi oleh
mahasiswa yang melakukan bebas pustaka.
E. HASIL DAN PEMBAHASAN
mestinya terus dikembangkan dan ditingkatkan. Bulan desember 2019 UPT Perpustakaan Universitas Andalas kembali memperoleh akreditasi A, yang mana pada
tahun 2015 silam juga menyandang akreditasi A. Sebagai penyandang Akreditasi A tentunya bukan hanya menjadi simbol dan kebanggaan saja, mestinya juga
dibuktikan dengan kualitas sumber daya manusia, fasilitas yang ada dan tingkat kepuasan pemustaka dalam mendapatkan pelayanan prima.
Surat keterangan bebas pustaka yang lama terdapat beberapa kelemahan yang mesti diperbaiki, diantaranya :
a. Kolom pengisian biodata mahasiswa kurang simetris.
b. Urutan layanan yang dipaparkan dalam SKBP.
c. Tampilan SKBP susah dipahami mahasiswa.
Ada beberapa bagian dari surat keterangan bebas pustaka yang telah diperbaiki dan diperbarui, diantaranya :
a. Menambahkan alamat akun instagram perpustakaan
b. Memperbaiki tampilan pengisian biodata mahasiswa pada SKBP.
c. Memperbaiki intruksi alur pelayanan pada SKBP.
d. Memperbaiki tampilan kolom untuk tanda tangan dan cap petugas.
1. Sistem Bebas Pustaka Lama
Adapun bentuk administrasi yang mesti diselesaikan oleh mahasiswa Universitas Andalas untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka adalah :
Pada bagian pelayanan ini, mahasiswa wajib menyerahkan satu buku sumbangan yang diperuntukan untuk UPT
Perpustakaan Universitas Andalas.
b. Penyerahan Hardcopy Tugas Akhir(Lantai 4)
Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti menyerahkan hardcopy tugas akhir yang telah dibuat. Pada bagian layanan ini
memang sudah ada aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data mahasiswa dan mahasiswi yang telah menyerahkan karya ilmiahnya. Aplikasi yang digunakan
oleh UPT Perpustakaan Universitas Andalas adalah SLIMS(Senayan Library Management System) yang dikelola oleh bagian layanan ini saja.
c. Verifikasi Bebas Peminjaman Buku(Lantai 1)
Pada bagian layanan ini mahasiswa mesti melaporkan status peminjaman buku kepada petugas. Petugas melakukan
pengecekan status peminjaman secara online ke aplikasi SLIMS. Hasil verifikasi data mahasiswa dan mahasiswi akan tersimpan pada aplikasi SLIMS yang dikelola
oleh bagian layanan ini saja.
d. Verifikasi Upload Tugas Akhir(lantai 3)
akan tersimpan pada aplikasi E-Skripsi yang hanya dikelola oleh bagian layanan ini saja.
e. Tanda tangan dan stempel dari Kepala Bidang Administrasi UPT Perpustakaan Universitas Andalas(Lantai 1).
Setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi pada empat bagian layanan diatas, tahap selanjutnya adalah meminta tanda tangan dan stempel dari petugas
administrasi perpustakaan untuk legalisasi lembaran kertas bebas pustaka.
2. Kendala Pengurusan Surat Keterangan Bebas Pustaka
Setiap mengurus surat keterangan bebas pustaka, terdapat beberapa kendala yang menjadi bagian penting dalam tujuan penulisan makalah ini, diantaranya:
a. Terlalu rumit dalam penyelesaian surat keterangan bebas pustaka karena meski melalui 5 bidang layanan, yang mana bidang layanan tersebut berada pada
lantai yang berbeda.
b. Tidak efisien dan tidak efektif bagi mahasiswa yang hendak mengurus bebas pustaka karna membutuhkan waktu lama.
3. Sistem Baru(yang diusulkan)
Adapun pemaparan dan mekanisme pelayanan bebas pustaka dengan sistem satu pintu adalah :
layanannya adalah ruang pelayanan surat keterangan bebas pustaka..
b. Layanan bebas pustaka dirancang menjadi satu pintu yang mana semua petugas bidang layanan berada dalam ruangan layanan bebas pustaka.
c. Sistem satu pintu ini akan mempermudah mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
d. Akan menghemat waktu bagi mahasiswa dalam menyelesaikan surat keterangan bebas pustaka.
e. Dengan sistem satu pintu ini, tentunya akan meningkatkan kualitas layanan UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
F. KESIMPULAN
1. Salah satu hal yang menjadi tolak ukur keberhasilan bidang pelayanan adalah ketika mampu memberikan pelayanan maksimal, efektif dan sedikitnya keluhan.
2. Banyaknya komplain dari mahasiswa terkait prosedur layanan bebas pustaka, maka sebaiknya alur pelayanan mesti segera diperbaiki dengan sistem satu pintu.
3. Menggunakan metode pelayanan satu pintu akan lebih meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pemustaka dalam menyelesaikan bebas pustaka.
4. Sebagai penyandang akreditasi A, perpustakaan universitas andalas masih belum maksimal menunjukkan kiprahnya dibidang pelayanan, karna banyaknya sektor
kelemahan yang mesti diperbaiki, terutama layanan bebas perpustakaan.
5. Peningkatan kualitas layanan adalah tugas besar yang terus menerus menjadi bagian penting dari perpustakaan, oleh karena itu meningkatkan efisiensi dan efektifitas
layanan akan menunjukkan kualitas dari UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
6. Jika kita bisa meminimalisir waktu setiap mahasiswa yang mengurus surat keterangan bebas pustaka 5 menit saja, maka jika ada yang mengurus 1000 surat
bebas pustaka, kita telah menghemat waktu mereka sebanyak 5000 menit.
G. SARAN
1. Semestinya pihak kampus lebih memperhatikan pengembangan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Andalas.
2. Diharapkan kedepannya agar pemberdayaan pustakawan lebih maksimal dalam segi penempatan kerja dan job des.
3. Demi meningkatkan mutu pustakawan hendaknya diberikan penghargaan ataupun pelatihan-pelatihan khusus setiap tahunnya.
4. Diharapkan kepada semua bagian yang terlibat dan bertanggungjawab langsung dengan perpustakaan universitas andalas, agar selalu mengevaluasi dan
meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa.
H. DAFTAR PUSTAKA
https://pustaka.unand.ac.id/profil/organisasi/visi-misi
https://pustaka.unand.ac.id/index.php/berita-dan-peristiwa/item/47-prosedur-bebas-perpustakaan
Create by : Beni Adri Yassin, S.Kom