27 Desember 2017

Saat ini sumber-sumber referensi riset (seperti artikel jurnal, tesis, disertasi, dan lain-lain) sebagian besar tersedia secara secara online. Tuntutan terhadap para akademisi untuk mengunggah artikel melalui jurnal nasional maupun internasional merupakan faktor utama pemicunya. Untuk mengakses dan mengunduhnya, kita hanya perlu mengenali sumber-sumber dari referensi tersebut dan butuh sedikit kemahiran dalam menggunakan sarana penulusuran (search engine).

Sumber referensi riset dengan jumlah yang sangat melimpah itu ada yang bersifat open access (gratis) maupun closed access. Pada sebagian instansi ada yang berlangganan (subscription-based). Begitu juga dengan Universitas Andalas, hampir setiap tahun melanggan jurnal dan ebook dari publisher online.

Akan tetapi sebagian besar civitas akademika Unand masih belum memanfaatkannya dengan baik. Sebagian dari mereka merasa kesulitan dalam mencari sumber referensi untuk penelitian, maupun untuk penulisan karya ilmiah/tugas akhir. Padahal informasi tersebut, artikel jurnal ilmiah, ebook, prosiding konferensi, tesis, disertasi dan lain-lain, sebenarnya dapat diakses dan diunduh secara gratis dengan mudah dan dalam waktu singkat, dalam bentuk fulltext (teks lengkap).

Untuk mengatasi permasalahan tersebut UPT Perpustakaan Unand membuka kelas untuk workshop “Online Research Skill”, yang diadakan secara rutin 2 kali dalam seminggu, setiap hari Rabu dan Jum’at pagi. Pesertanya bisa dari mahasiswa maupun dosen. Peserta yang mengikuti kegiatan tidak dipungut biaya sepersenpun. Bagi yang berminat bisa mendaftar melalui Bagian Tata Usaha di Lantai 1 Gedung Perpustakaan.

Untuk tahap awal materi workshop yang akan diajarkan adalah: 1) Panduan praktis mengakses dan mengunduh artikel di jurnal online; 2)Bagaimana mengelola referensi riset secara efektif dengan menggunakan reference management software (seperti Zotero atau Mendeley); dan 3) Bimbingan upload tugas akhir bagi mahasiswa (khusus untuk mahasiswa yang akan di wisuda).

Selain kelas yang diadakan di perpustakaan, pustakawan juga siap diundang untuk memberikan bimbingan terkait dengan materi Online Reseach Skill di fakultas atau unit-unit yang ada di lingkungan Universitas Andalas.

11 Desember 2017

UPT Perpustakaan Universitas Andalas pada hari sabtu dan minggu tanggal 9-10 Desember 2017, telah mengadakan kegiatan workshop Etika Layanan Perpustakaan. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Seminar Lantai 5. Perpustakaan Unand.  Kegiatan kali ini mengusung tema “Meningkatkan Etika Layanan Dalam Rangka Mewujudkan Pelayanan Prima Terhadap Pemustaka.” Hadir dalam acara tersebut sekitar 60 orang peserta, yang terdiri dari staf UPT Perpustakaan Unand dan staf ruang baca fakultas yang ada di lingkungan Unand.

23 November 2017

Barcode atau kode batang merupakan kumpulan data optik yang bisa dibaca oleh mesin. Penggunaan kode batang pada awalnya diinisiasi oleh Wallace Flint pada tahun 1932 untuk membuat sistem pemerikasaan barang perusahaan retail. Seiring dengan perkembangannya, saat ini barcode sudah menjadi bagian terpenting dari identitas sebuah produk.

Di dunia perpustakaan barcode juga digunakan untuk memberikan identitas atau label buku. Kode barcode buku diberikan berdasarkan nomor ISBN, yang disusun menggunakan simbol EAN-13 (EAN = European Articel Number). Akan tetapi ketika buku tersebut diolah di perpustakaan, biasanya akan dilakukan pelabelan ulang, disesuaikan dengan sistem pengindeks-an yang digunakan oleh  perpustakaan tersebut. 

Di perpustakaan yang sudah menerapkan sistem komputerisasi, nomor barcode biasanya dijadikan sebagai nomor identitas koleksi. Di dalam database nomor identitas biasanya dijadikan sebagai primary key, suatu nilai/kolom dalam basis data untuk mengidentifikasi suatu baris atau record. Ketika suatu kolom dijadikan sebagai primary key maka nilainya harus unik, tidak boleh ada nilai yang sama.

Struktur Penulisan Barcode

Begitu juga dengan barcode, karena dijadikan sebagai nomor identitas, kodenya juga harus unik. Setiap koleksi, nomor barcodenya harus berbeda, karena ketika ada nomor barcode yang sama, akan menyebabkan inkonsistensi data (nomor barcode yang sama pada koleksi yang berbeda), atau redundancy data (nomor barcode yang dientrikan secara berulang untuk data yang sama).

Dalam menyusun nomor barcode, harus dilakukan secara terstruktur. Nomor tersebut harus mempunyai makna yang mewakili identitas koleksi tersebut, layaknya nomor buku pokok (BP) mahasiswa, nomor KTP, atau nomor identitas lainnya. Selain itu penyusunannya juga harus disesuaikan dengan kebiasaan institusi induk dalam menyusun nomor identitas. Contoh kasus di Universitas Andalas, penyusunan nomor BP mahasiswa terdiri atas tahun masuk, jenjang studi, fakultas, program studi, jalur masuk dan nomor urut. Oleh karena itu dalam menyusun nomor identitas koleksi perpustakaan, sebaiknya juga mengacu kepada struktur penomoran buku pokok tersebut. Agar terjadi keseragaman dalam pola pemberian nomor identitas.

Ketika nomor barcode disusun sedemikian rupa, maka proses input akan menjadi lebih cepat dan tepat. Disamping itu tingkat keakuratan data akan menjadi lebih tinggi. Dan yang tidak kalah penting adalah kemudahan dalam pengelompokkan/klasifikasi data. Sehingga sangat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Perpustakaan Universitas Andalas saat ini menggunakan barcode yang terdiri dari 11 digit karakter. Sampai saat ini belum ada kebijakan tertulis terkait dengan format penomoran identitas koleksi (barcode). Setiap jenis koleksi belum mempunyai keseragaman dalam pemberian nomor identitas. Bahkan dalam satu jenis koleksi, seperti buku, format penomorannya-pun masih ada yang berbeda. Ketidakseragaman standar penomoran ini tidak saja terjadi di Perpustakaan Unand saja, di beberapa perpustakaan perguruan tinggi lainnya juga mengalami permasalahan yang sama.

Oleh karena itu perlu disusun sebuah pedoman baku dalam pemberian identitas koleksi perpustakaan. Khusus untuk koleksi perpustakaan perguruan tinggi dengan contoh kasus di UPT Perpustakaan Unand, telah disusun sebuah konsep nomor barcode, yang bisa mewakili identitas dari koleksi itu sendiri. Identitas koleksi harus mewakili tahun pengadaan, jenis koleksi, instansi/fakultas, sumber perolehan, dan nomor urut. Kolom-kolom tersebut diwakili dengan angka-angka tertentu sesuai dengan kebijakan yang ada di perpustakaan itu sendiri.  Hasilnya seperti terlihat gambar di bawah ini:

 

Nomor barcode pada gambar di atas menjelaskan, bahawasanya koleksi tersebut diterbitkan tahun 2017, jenis koleksinya buku teks, sumber perolehaannya dari pembelian, koleksi milik perpustakaan pusat universitas andalas, serta koleksi buku teks tahun 2017 dengan nomor urut 1201. Kalau diterjemahkan secara bebas merupakan koleksi buku teks perpustakaan pusat Unand yang diterbitkan tahun 2017, diperoleh melalui pembelian dengan nomor urut 1201.

Lantas bagaimana dengan nomor identitas yang sudah ada saat ini? Dalam konsep pengembangan sistem informasi, implementasi sistem yang baru tidak serta merta bisa langsung menggantikan keberadaan sistem yang lama. Keduanya harus melalui proses adaptasi terlebih dahulu. Begitu juga dengan penerapan sistem penomoran barcode koleksi perpustakaan.

Konsep penomoran lama yang sudah diterapkan tidak perlu diganti dengan sistem yang baru. Karena kalau dilakukan penyesuaian akan membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang lama untuk merubah nomor identitas koleksi perpustakaan yang jumlahnya sudah mencapai 150.000 eksemplar. Implementasi sistem yang baru hanya digunakan untuk koleksi terbaru saja, terhitung saat sistem tersebut resmi digunakan.

 

 

 

17 November 2017

Perpustakaan Nasional RI melalui Deputi Bidang Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca (P3MB) tahun ini kembali memberikan bantuan sumbangan buku kepada beberapa perpustakaan yang ada di seluruh wilayah Indonesia. Tahun ini UPT Perpustakaan Universitas Andalas merupakan salah satu perguruan tinggi yang memperoleh bantuan tersebut. Untuk wilayah Sumatera Barat, ada 4 perguruan tinggi yang memperoleh bantuan yaitu : Universitas Andalas, Politeknik Negeri Padang, Universitas Muhamadiyah, dan Universitas Bung Hatta.

Research Databases