Iswadi Syahrial Nupin

Iswadi Syahrial Nupin

Pada tanggal 27 September 2016 telah dilaksanakan Seminar Nasional  dengan Tema Transformasi Perpustakaan : Tantangan Perpustakaan dan Pustakawan Di Era Digital di Kota Bengkulu. Peserta seminar adalah mahasiswa S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Bengkulu dan Pustakawan dari  Perguruan Tinggi lain. Dalam kesempatan itu saya sempat diwawancarai oleh wartawan Harian Bengkulu Ekspress tentang motivasi saya datang menghadiri kegiatan seminar nasional tentang transformasi perpustakaan. Saya mengatakan bahwa keinginan saya mengikuti seminar ini untuk mengetahui bagaimana konsep perpustakaan digital yang baik dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk mendigitasi koleksi perpustakaan. Seminar berjalan aman dan lancar. Banyak para peserta yang bertanya kepada dua orang narasumber yakni Prof.Sulistyo Basuki dan Aa Erlansari, M.Eng. Ada peserta yang memuji atas keberhasilan Perpustakaan Unand yang telah mendapatkan akreditasi A dengan predikat sangat baik. Prof.Sulityo Basuki memuji Perpustakaan Unand yang memiliki repository yang baik karena dapat diakses oleh pemustaka melalui onesearch Indonesia yang dikelola Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Bagi saya, pujian Prof.Sulityo Basuki itu bukanlah dijadikan sebagai sebuah kebanggaan tapi itu adalah “cambuk” bagi kita sebagai pustakawan Unand agar bekerja lebih giat lagi untuk mewujudkan slogan UNAND BISA (BerInovasi Sinergi dan Akselerasi).

Di Perpustakaan Unand, terdapat beberapa koleksi dalam bentuk tercetak yang dapat ditemukan pada layanan sirkulasi, layanan koleksi cadangan, layananan referensi, layanan popular corner & multimedia dan layanan Local Content. Koleksi yang tercetak ini bila perlu ditransformasikan kedalam bentuk digital (transmedia). Pada tabel berikut ini dijelaskan perubahan koleksi tercetak pasca alih wujud menjadi koleksi digital :

NO LAYANAN JENIS KOLEKSI E-RESOURCES
1 Sirkulasi Buku Ajar E-Book
2 Referensi Ensiklopedia E-Ensiklopedia
    Handbook E-Handbook
    Manual E-Manual
    Almanak / Yearbook E-Alamanak / E-Yearbook
    Directory E-Directory
    Atlas E-Atlas
    Biografi/Autobiografi E-Biografi / E-Autobiografi
    Katalog / Bibliografi E-Katalog / E-Bibliografi
    Manuskrip E-Manuskrip
    Foto E-Foto
    Indeks / Abstrak E-Indeks / E-Abstrak
    Prosiding E-Prosiding
    Kamus E-Kamus
    Terbitan Pemerintah E-Goverment Publication
    Terbitan Organisasi Internasional E-International Organization Publication
    Jurnal E-Journal
3 Koleksi Cadangan Buku Ajar dan Teks E-Book
4 Local Conten Skripsi E-Skripsi
    Tesis E-Tesis
    Disertasi E-Disertasi
    Laporan Penelitian E-Lapen
5 Popular Corner Fiksi E-Fiksi

Perubahan bentuk fisik koleksi melalui transmedia dari tercetak menjadi terdigitasi  secara langsung membawa pengaruh terhadap manajemen layanan koleksi. Dampaknya terjadi pada sistem layanan yang biasa dilakukan secara konvensional berubah menjadi layanan peminjaman dan pengembalian secara online. Koleksi yang disirkulasikan secara online ini tidak dapat diunduh oleh pemustaka. Koleksi yang dilayankan secara online tidak dapat diunduh karena dikhawatirkan dapat melanggar Undang-undang Nomor 28 Tahun 2014 Tentang Hak Cipta. Pemustaka hanya dapat membaca melalui handphone atau komputer PC.

Layanan sirkulasi koleksi secara online dapat dilakukan dengan merencanakan langkah-langkah berikut ini :

Pertama, Perpustakaan Unand merancang sofware aplikasi online yang dapat dipergunakan pemustaka untuk mengakses e-book dari jarak jauh. Pemustaka yang merawak untuk mengetahui judul-judul buku diberikan password apabila hendak meminjam koleksi tersebut. Pemustaka disarankan agar memiliki surat elektronik.

Kedua, Pemustaka yang akan meminjam e-book disarankan untuk mendownload software aplikasi Perpustakaan Unand melalui i-Pad atau handphone agar dapat mengakses e-book dengan mudah.

Ketiga, Peminjaman dan pengembalian koleksi secara online sebaiknya dibatasi oleh waktu. Pemustaka dapat meminjam selama 10 (sepuluh) hari. Jika selama sepuluh hari koleksi tidak dikembalikan maka koleksi tersebut hilang secara mendadak dan bila pemustaka yang sama hendak meminjam kembali sebaiknya datang ke Perpustakaan Unand untuk mendapatkan password yang baru.

Keempat, diperlukan adanya staf Perpustakaan Unand yang memahami aplikasi online agar dapat melayani peminjaman dan pengembalian selama jam kerja Perpustakaan Unand.

Teknologi yang digunakan dalam pelayanan perpustakaan pasca transmedia secara online dinamakan Mobile apps version. Mobile apps version adalah bagian dari teknologi M-Libraries. Pemustaka yang ingin memanfaatkan informasi secara online terhubung langsung dengan website Perpustakaan Unand.

Perubahan fisik koleksi Perpustakaan Unand sangat memungkinkan akan membawa dampak hilangnya bidang Layanan Koleksi Cadangan. Koleksi Cadang seluruhnya diubah fisiknya menjadi terdigitasi. Bila perlu yang ditinggalkan hanyalah koleksi yang berusia 5 (lima) tahun terakhir saja. Ruangan koleksi cadangan akan berubah namanya menjadi Ruangan Layanan Digital. Ruangan Layanan  Digital didesain secara ergonomis atau lesehan yang memungkinkan pemustaka betah berjam-jam membaca mengunakan komputer PC yang disediakan oleh Perpustakaan Unand. Bila perlu diruangan itu disediakan soft drink dan makanan ringan.

Pada bagian layanan koleksi Referensi, segala bentuk koleksi digitasi itu dilayankan pada pemustaka secara Local Area Network (LAN). Perpustakaan Unand cukup menyediakan beberapa Workstation PC yang terakses ke server LAN. Di ruangan itu dapat disediakan Printer untuk mencetak koleksi e-Journal atau e-prosiding, yang mana, mulanya koleksi tersebut adalah hadiah dari berbagai institusi kemudian didigitasi oleh bagian pengolahan dan pengembangan koleksi untuk dilayanankan di Bagian Layanan Koleksi Referens. Pemustaka yang melakukan print out dikenakan biaya Rp.300,- perlembar.

Kegiatan mendigitasi koleksi dan menguploadnya ke database yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Unand adalah koleksi e-skripsi, e-Tesis dan e-disertasi yang semuanya dapat diakses direpository Universitas Andalas. Pemustaka dapat mengetahui judul karya ilmiah apa saja yang dimiliki oleh Perpustakaan Unand.

Pada bagian Popular Corner perlu dilakukan kegiatan mendigitasi koleksi fiksi. Di masa mendatang diharapkan pemustaka dapat membaca e-Fiksi secara online kapan saja dan dimana saja tanpa perlu datang ke Popular Corner. Semua kegiatan pendigitasian mulai dari “hulu” yang dilaksanakan bagian Pengolahan dan Pengembangan Koleksi sampai ke “hilir” yakni yang dilakukan bagian Layanan Pemustaka (Sirkulasi, Cadangan, Popular Corner dan Local Conten) diharapkan saling bersinergi antara satu sama lain. Agar manajemen koleksi transmedia ini dapat dilayanankan perlu dibuatkan Prosedur Operasional Standar oleh decision maker di Perpustakaan Unand. Hal ini bertujuan agar pemustaka dapat memahami alur kerja peminjaman dan pengembalian secara online. Langkah selanjutnya adalah sosialisasi kepada pemustaka yang seyogianya dilakukan pada kegiatan literasi informasi Perpustakaan Unand. Ab imo pectore, dari lubuk hati yang dalam semoga harapan menjadi kenyataan. 

 

Sebagaimana kita ketahui bahwa perpustakaan merupakan jantung dari Perguruan Tinggi. Sebagai jantung, perpustakaan dapat dikatakan avant garde yang mendukung terselenggaranya kegiatan program belajar dan mengajar di Perguruan Tinggi.  Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dan senantiasa “berbanding lurus” mengikuti perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Struktur organisasi dan tata kerja yang dimiliki oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi membutuhkan pula pustakawan yang terampil dan ahli dibidang kepustakawanan. Perpustakaan Perguruan Tinggi juga memiliki komponen lain yaitu Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas. Beberapa perguruan tinggi memiliki sejarah yang panjang dan berbeda berkaitan dengan proses pembentukan Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca.

Di Unand Perpustakaan Pusat terbentuk era 60-an di Kampus Jati Padang. Perpustakaan Cabang Fakultas sebelumnya telah eksis sesuai dengan perkembangan Fakultas masing-masing. Berkembangnya jurusan dan program studi serta pendidikan pascasarjana baik untuk Program Magister maupun Doktoral mengakibatkan juga berkembangnya Ruang Baca. Kemungkinan terbentuknya ruang baca ini sebagai dampak “mengerucutnya” kajian ilmu sehingga pembahasan subyek ilmu pengetahuan menjadi lebih khusus (spesifik). Terminologi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas  tidak pernah dibahas secara eksplisit pada Statuta Unand mengenai tata kerja, fungsi dan hubungannya dengan Perpustakaan Pusat Unand. Yang membedakan antara Perpustakaan adalah posisinya. Ada pendapat yang menyebutkan bahwa Perpustakaan Fakultas yakni yang memiliki kebijakan pengadaan koleksi dan layanan sirkulasi. Ada pula yang berpendapat bahwa yang dinamakan Perpustakaan Fakultas adalah yang memiliki koleksi 5000 judul dan melakukan kegiatan layanan sirkulasi meskipun tidak melakukan kegiatan pengadaan koleksi. Sebagai informasi di Fakultas Teknik Unand, Perpustakaan tidak didirikan pada tingkat Fakultas. Yang tersedia adalah Perpustakaan Jurusan yang kini dinamakan dengan Ruang Baca.  Ruang Baca yang terdapat di Fakultas Teknik Unand adalah Ruang baca Teknik Industri, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknik Lingkungan dan Teknik Sipil.

Terlepas dari kontroversinya terminologi Perpustakaan Cabang Fakultas dengan  Ruang Baca Fakultas di Lingkungan Unand maka diperlukan adanya usulan mengenai manajemen Ruang Baca dan Perpustakaan Fakultas yang terstruktur agar terwujud Slogan Unand Bisa (Bersinergi, Inovasi dan Akselerasi) sehingga hubungan Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas dapat saling berkoordinasi dengan baik menuju cita Unand yakni Untuk Kedjajaan Bangsa. Adapun gagasan yang penulis tawarkan adalah sebagai berikut :

Pertama, Manajemen kartu anggota perpustakaan Cabang  dan Ruang Baca Fakultas yang mendukung aktivitas kepustakawanan. Kenyataan yang ada selama ini bahwa Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas memiliki kartu anggota perpustakaan sendiri yang berbeda dari Perpustakaan Unand. Ini sangat menyulitkan untuk saling bersinergi antara Perpustakaan Cabang dan  Ruang Baca dengan Perpustakaan Pusat Unand. Semua data mahasiswa yang melakukan aktivasi terdapat di Perpustakaan Pusat Unand. Data mahasiswa ini dapat dikirimkan ke Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas. Misalnya, Data Pemustaka Fakultas Kedokteran Unand dikirimkan ke database Senayan Library Information Systems (SliMs) Perpustakaan Fakultas Kedokteran Unand . Bila ini terwujud maka dari Perpustakaan Pusat Unand dapat dilihat berapa jumlah pemustaka yang berkunjung dan meminjam secara interface (antarmuka) yang memuat metadata pemustaka pada website SliMs. Keuntungan lainnya bagi Perpustakaan cabang Fakultas Kedokteran adalah penghitungan rekapitulasi koleksi pun dapat dilaksanakan dengan mudah termasuk kegiatan stock opname. Kegiatan ini terkendala di Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca karena Sumber Daya Manusia (SDM) staf Pengelola yang terbiasa mengerjakan pekerjaan kepustakawanan secara konvensional. Staf enggan beradaptasi dengan sistem baru yang berbasis digital. Kemungkinan ini disebabkan latarbelakang staf yang bukan ilmu perpustakaan. Ada baiknya bila Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca memiliki staf yang berlatarbelakang diploma ilmu perpustakaan dan komputer. Kedua orang staf ini dapat diupgrade pengetahuannya mengenai SLIMs dengan mengikuti pelatihan SLIMs yang senantiasa diselenggarakan Perpustakaan Pusat Unand. Kendala lain dalam melaksanakan manajemen

Kedua, Manajemen Koleksi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas.

Apabila berbicara koleksi maka koleksi itu terbagi menjadi dua yakni koleksi buku dan non buku. Seiring dengan perkembangan TIK maka koleksi yang berbentuk fisik dapat “dialihwujudkan” menjadi bentuk digital. Pengadaan Koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Cabang Fakultas yang bersifat fisik dapat diadakan dalam bentuk maya. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas juga dapat meminta kepada Perpustakaan Pusat Unand agar dapat diberikan akses gratis untuk mendapatkan E-book dan E-Journal  tersebut.  E-Book dan E-Journal adalah koleksi non buku. Koleksi ini dapat dibeli dan keuntungannya adalah sangat menghemat ruang dan tempat. Disamping itu Perpustakaan Cabang Fakultas tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk perbaikan koleksi. Untuk mengaksesnya perlu disediakan workstation PC  (Personal Computer) yang dapat digunakan untuk membaca koleksi e-book dan e-journal. Dapat juga koleksi ini ditambahkan dengan koleksi e-skripsi, e-tesis dan e-disertasi. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak dapat didownload. Bila ingin meminjam ada prosedur khusus yang mungkin dapat dilakukan melalui e-mail yang dikirim kepada pustakawan dan pustakawan mengirimkan e-book atau e-journal tersebut kepada pemustaka yang membutuhkan dengan password yang limited selama 3 hari. Koleksi e-book ini proses pembeliannya melalui vendor dan pengklasifikasian dan pengatalogannya dilakukan secara khusus pada database SLiMs.

Ketiga, desain interior perpustakaan dan ruang baca

Selama ini trend perpustakaan adalah tempat belajar yang serius, dimana, mahasiswa belajar dibawah tumpukan buku-buku tebal. Desain interior Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas dapat diperbaharui dengan cara “menyulapnya” menjadi semacam cafe. Tidak mesti menggunakan kursi dan meja cukup dengan lesehan dan menyediakan fasilitas ergonomis yang dapat membuat betah pemustaka. Keberadaan e-book, e-journal, e-resources yang lain sangat mendukung proses layanan baca ditempat. Hanya dengan menggunakan layar sentuh koleksi yang tersedia dapat diakses dengan mudah melalui komputer. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat menyediakan soft drink dan fast food untuk memuaskan keinginan pemustaka yang haus dan lapar. Penyediaan soft drink dan fast food dapat dikelola oleh Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sebagai income masuk untuk kesejahteraan staf pengelola. Dalam hal ini mindset decision maker di Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas sebaiknya keluar dari “pakem” yang telah ada.  

Keempat, tingkat koordinasi antara Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dengan Perpustakaan Pusat Unand

Perpustakaan Pusat Unand dan Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas memiliki kaitan yang sangat erat. Rapat Koordinasi (Rakor) yang bersifat formal belum pernah diadakan sama sekali selama satu dekade. Rapat Koordinasi ini sebenarnya sangat penting sehingga antara Kepala Perpustakaan, Koordinator Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas serta Komite Perpustakaan dapat berinteraksi dan bersinergi antara satu dengan yang lain untuk membahas permasalahan apa yang terjadi pada Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sehingga permasalahan itu dapat diselesaikan melalui solusi yang baik. Umpanya masalah jaringan internet yang tak stabil di Fakultas dapat diselesaikan secara bersama sesuai dengan pepatah barek samo dipikua ringan samo dijinjiang. Rakor sebaiknya diadakan 2 kali dalam satu tahun agar dinamika permasalahan di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat dianalisa dengan baik.

Keberhasilan manajemen Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca dapat dilihat dari peran Koordinator Perpustakaan yang menjadikan  Perpustakaan Pusat sebagai “referensi” untuk mengkonsultasikan masalah-masalah yang terdapat di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas. Komunikasi yang dibina antara satu dengan yang lain adalah kunci keberhasilan Unand untuk mencapai World Class University, dimana, sumberdaya informasi milik Perpustakaan Pusat Unand  adalah barometer kesuksesan itu. Man Jadda Wa Jadda, siapa bersungguh-sungguh pasti berhasil.

 

Berdasarkan sejarahnya Perpustakaan Universitas Andalas (Unand) mulanya tidak terpusat dan masih berdiri sendiri-sendiri dibeberapa fakultas. Pada tahun 1966, berdiri Perpustakaan Universitas Andalas di Kompleks Fakultas kedokteran Unand di Jalan Perintis Kemerdekaan Jati. Perpustakaan yang berada di Fakultas Kedokteran Jati Unand ini adalah Perpustakaan Pusat dan Perpustakaan Fakultas otomatis menjadi cabang daripada perpustakaan pusat. Kenyataan ini dikuatkan dengan Statuta Unand 2007, BAB VI Unsur Penunjang Pasal 41 ayat (1) Unand memiliki Perpustakaan Utama dan bila perlu dapat dibuka Perpustakaan Cabang. Ayat (2) Perpustakaan Utama dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat oleh dan bertanggungjawab kepada Rektor.

 

Ketika Perpustakaan Pusat memiliki Perpustakaan Cabang maka Perpustakaan Pusat idealnya memiliki otoritas penuh merotasi staf atau pustakawannya untuk dipindahkan bertugas di Perpustakaan Fakultas lain. Perpustakaan Cabang dipimpin oleh seorang Dosen Fakultas yang bertugas sebagai koordinator melalui Surat Keputusan Dekan Fakultas. Jika melihat fakta yang terjadi , Kepala Perpustakaan Unand tidak memiliki wewenang merotasi staf Perpustakaan Fakultas  namun bila Koordinator Perpustakaan Fakultas meminta bantuan kepada Kepala Perpustakaan Unand untuk membantu dalam tata kelola koleksi atau membantu melakukan kegiatan stock opname maka Kepala Perpustakaan Unand merekomendasikan stafnya untuk membantu kegiatan tersebut. Kegiatan ini terhenti kemungkinan Perpustakaan Fakultas telah memiliki staf tamatan D3 (Diploma Tiga) Ilmu Perpustakaan atau S1 (Strata satu) Bidang Ilmu lain yang mendapatkan fungsional pustakawan melalui alih jalur atau melalui Diklat CPTA (Calon Pustakawan Tingkat Ahli).

 

Jika dikaji dalam konteks kekinian, ada semacam “kerancuan” ketika disebutkan bahwa Perpustakaan Fakultas adalah cabang dari Perpustakaan Pusat. Koleksi Perpustakaan Fakultas otomatis adalah koleksi Perpustakaan Unand juga. Kerancuan klaim ini  terlihat pada tidak adanya hirarki yang jelas dalam struktur organisasi apakah Perpustakaan Fakultas itu merupakan bagian dari Perpustakaan Pusat, yang mana, implementasinya berupa garis komando atau garis koordinasi. Jika memang benar Perpustakaan Fakultas adalah cabang dari Perpustakaan Pusat Unand maka realitas yang dapat dilihat adalah sebagai berikut :

 

Pertama, Perpustakaan Pusat Unand memiliki wewenang memutasi staf Perpustakaan Fakultas atau Cabang kembali ke Perpustakaan Pusat dan ini bukan wewenang Dekan Fakultas.

 

Kedua, Perpustakaan Fakultas tidak memiliki kewenangan pembelian koleksi. Perpustakaan Fakultas hanya menerima koleksi hasil pembelian perpustakaan pusat.

 

Ketiga, koordinator perpustakaan fakultas adalah pustakawan bukan staf pengajar

 

Keempat, adanya Rapat Koordinasi (Rakor) antara Koordinator Perpustakaan dengan Kepala Perpustakaan Unand sebagai pimpinan Perpustakaan Pusat.  

 

Kelima, adanya “konstitusi” tertulis jenjang hirarkhi perpustakaan cabang yang termaktub dalam Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Unand.

 

                Kelima kenyataan diatas selama ini hanya “utopia” belaka karena faktanya perpustakaan fakultas dilingkungan Unand memang bukan Cabang dari Perpustakaan Pusat Unand. Otoritas Koordinator Perpustakaan Fakultas itu lebih tinggi dari Kepala Perpustakaan Pusat Unand dalam mengatur stafnya. Realitas ini bertentangan dengan misi Perpustakaan Unand point 4 yakni Mengkoordinir ruang baca Fakultas/Program Studi/ Jurusan sebagai unit penunjang UPT Perpustakaan Universitas Andalas dan berbagi sumber informasi untuk meningkatkan koleksi perpustakaan. Bagaimana Kepala Perpustakaan Pusat Unand dikatakan koordinator padahal koordinator Perpustakaan Fakultas jauh lebih berkuasa di Perpustakaan Fakultas daripada Kepala Perpustakaan Pusat Unand?.

 

Dalam melakukan aktivitasnya sebagai Perpustakaan Pusat, Pustakawan di Perpustakaan Unand memiliki wewenang menjadi tim penilai dan penghitungan angka kredit pustakawan dan memfasilitasi permintaan barcode untuk katalogisasi ke database Senayan Library Information Systems (Slims), memberikan pelatihan kepada staf tenaga pengelola perpustakaan fakultas dan membantu kegiatan akreditasi Fakultas, Jurusan dan Program Studi apabila diminta oleh pimpinan yang bersangkutan. Proses aktivitas interaksi Perpustakaan Unand dengan Fakultas tidak memiliki “konstitusi” tertulis, yang mana, ini sangat diperlukan. Mengapa? Sebab dalam pengamatan penulis selama ini posisi Perpustakaan Unand itu ibarat habis manis sepah dibuang. Habis akreditasi Fakultas maka Perpustakaan Unand pun dilupakan. Tak ada reward bagi Perpustakaan Unand. Semua lenyap dalam memori belaka! Intinya, selama lima point yang diatas belum dilaksanakan dan dimanifestasikan melalui “konstitusi” yang jelas maka sangat tidak tepat bila dikatakan Perpustakaan Fakultas itu adalah Perpustakaan Cabang.

 

Kedudukan Perpustakaan Pusat Unand menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0196/0/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unand dinyatakan pada BAB XI Unit Pelaksana Teknis Pasal 97, Pasal (1) Perpustakaan adalah unit pelaksana teknis dibidang perpustakaan yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada rektor dan pembinaannya dilakukan oleh pembantu rektor I. Pasal (2) Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang ditunjuk diantara pustakawan senior dilingkungan perpustakaan. Kenyataannya, Perpustakaan Unand bukan Unit Pelaksana Teknis (UPT) karena keuangan dan kepegawai masih diatur oleh Kepala Bagian Keuangan dan Kepegawaian Unand.

 

Menurut Suripto, staf Pusat Kajian Kinerja Kelembagaan Lembaga Administrasi Negara,  UPT adalah organisasi mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau penunjang tertentu. Secara organisasi bersifat mandiri artinya diberikan kewenangan mengelola kepegawaian, keuangan dan perlengkapan dan perlengkapan sendiri dan tempat kedudukan terpisah dari organisasi induknya. Fakta lain tidak sinkronnya Keputusan Menteri tersebut dengan kenyataan adalah bahwa periode 2010 sampai 2016, Kepala Perpustakaan tidak diangkat dari pustakawan senior tapi pejabat struktural yang setingkat Kepala Bagian yang ditugaskan menjadi Kepala Perpustakaan Unand.

 

Kedudukan dan Peran Perpustakaan di Universitas mesti merujuk kepada aturan baku yaitu Standar Nasional Perpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi 010 : 2011 7.3 Struktur Organisasi point (2), Status Perpustakaan adalah Sub sistem dari sistem pendidikan dan bukan Unit Pelaksana Teknis. Point (3) Kepala Perpustakaan menjadi anggota senat akademik perguruan tinggi. Sebagai Institusi pendidikan tinggi, selayaknya kedudukan Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Fakultas dan Ruang Baca diatur dalam SOTK secara rasional sehingga Universitas Andalas dapat menjadi institusi pendidikan terbaik di Indonesia bagian barat. Ini perlu dilakukan agar  terhindar dari sanksi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia   Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yaitu pasal 86, Sekolah / madrasah dan perguruan tinggi yang tidak melaksanakan kewajiban dikenai sanksi administratif berupa : (a) teguran lisan; (b) teguran tertulis dan (c)pemberhentian bantuan pembinaan.

 

Oleh karena itu kedudukan Perpustakaan Unand membutuhkan penjelasan yang konkrit sebab pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2013 tentang Statuta Universitas Andalas tidak ada penjelasan tentang Perpustakaan. Seolah perpustakaan dilupakan peran dan fungsinya sebagai sarana mencerdaskan kehidupan bangsa sesuai Mukadimah Undang-Undang Dasar 1945. Dum spiro, spero. Selama hayat dikandung badan, tetap ada pengharapan. 

 

 

Pada medio 2007, Rektor Universitas Andalas (Unand), Prof.Dr.Musliar Kasim, mengambil kebijakan bahwa di Universitas hanya diperbolehkan ada satu perpustakaan dan beberapa ruang baca. Kebijakan ini merupakan implementasi peraturan Dirjen Pendidikan Tinggi (DIKTI). Akibat kebijaksanaan ini, pustakawan di Perpustakaan Fakultas dipindahkan ke Perpustakaan Unand  atau Perpustakaan Pusat Unand. Akan tetapi pada saat mutasi staf Perpustakaan Fakultas ternyata ada sesuatu yang tidak sesuai penerapannya. Misalnya, Suryadi. Beliau pustakawan terampil dengan jabatan pustakawan penyelia tidak dimutasikan ke Perpustakaan Pusat Unand sebagaimana rekan-rekannya yang lain dan tetap menjadi staf di ruang baca Fakultas Kedokteran Unand.

 

Langkah strategis yang dilakukan oleh Prof.Dr.Musliar Kasim selanjutnya adalah memindahkan koleksi yang tersebar di ruang baca fakultas ke Perpustakaan Pusat agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. Rencana ini mulanya disepakati oleh Pembantu Dekan I namun pada prakteknya tidak mendapat persetujuan dari Dekan Fakultas. Yang mendukung kebijakan Rektor Unand hanya Dekan Fakultas Ilmu Budaya (FIB)  dan Dekan Fakultas Ilmu Sosial Politik (FISIP) Unand. Sebagian lain melakukan “penolakan” atas kesepakatan tersebut. Kedua Fakultas tersebut mengirimkan koleksinya ke Perpustakaan Pusat Unand. Akan tetapi setelah dicek satu persatu ternyata koleksi yang dikirimkan oleh Ruang Baca tersebut adalah koleksi yang telah diweeding (disiangi). Artinya, koleksi tersebut informasinya tidak lagi up to date, tidak pernah dibaca pemustaka dan juga ada yang memiliki kerusakan akibat tumpahan air.

 

Dari peristiwa ini penulis menyimpulkan bahwa kebijakan Prof.Dr.Musliar Kasim tersebut didukung setengah hati oleh kolega-koleganya. Penetapan sentralisasi perpustakaan dengan slogan ONE UNIVERSITY ONE LIBRARY di Universitas Andalas ternyata tidak sesuai harapan. Alasan tidak mendukung langkah sentralisasi perpustakaan kemungkinan ketika mendapatkan dana hibah bersaing maka dosen di Fakultas yang berhasil mendapatkan dana hibah diharapkan dapat memberikan konstribusinya sekian persen untuk kepentingan ruang baca. Diantaranya adalah untuk pembelian koleksi ruang baca. Padahal, dalam kebijakan DIKTI ruang baca tidak diperkenankan melakukan layanan sirkulasi yang mencakup peminjaman dan pengembalian koleksi.

Disamping itu pemberian jabatan Koordinator Ruang Baca atau Perpustakaan kepada dosen senior yang mana “job” ini menjadi “tumpang tindih” dengan Kepala Subbagian Kepegawaian Fakultas. Hal ini disebabkan bahwa yang berwenang memberikan penilaian DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) PNS adalah Kepala Subbagian Kepegawaian Fakultas.

Perpustakaan Fakultas atau Ruang Baca Fakultas dipimpin oleh seorang Koordinator Perpustakaan atau Ruang Baca yang menjabat sebagai dosen. Koordinator ditunjuk berdasarkan Surat Keputusan (SK) Dekan dan dalam melaksanakan tugasnya mendapatkan honorarium. Fungsinya adalah mengawasi pekerjaan Kepala Urusan Perpustakaan / Ruang Baca dan Stafnya, mengusulkan pembelian koleksi dan memfasilitasi staf untuk melakukan pelatihan dan seminar. Koordinator dan Kepala Urusan dituntut saling bersinergi agar tata kelola Perpustakaan / Ruang Baca menjadi lebih baik.

Definisi ruang baca menjadi rancu jika dikaitkan dengan jumlah judul koleksi yang tersedia di ruang baca. Berdasarkan diskusi penulis dengan Itrisman, SE, Pustakawan Muda di Fakultas Hukum Unand, beliau berpendapat bahwa di Fakultas Hukum, tidak tepat diberi nama ruang baca sebab koleksinya telah mencapai 5000 judul (baca: buku teks dan Jurnal), meskipun tidak mengadakan pembelian koleksi. Perpustakaan Fakultas Kedokteran Unand pun tidak dapat dikatakan ruang baca sebab memiliki anggaran pembelian koleksi dan juga koleksinya telah mencapai 5000 judul. Mendefinisikan antara Perpustakaan dan ruang baca sangat rancu. Tidak ada definisi yang jelas mengenai persoalan ini. Yang terdengar hanya sebuah kebijakan agar manajemen menjadi efektif dan efisien.

 

Ketika Irham, Sekretaris Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU), berkunjung ke Perpustakaan Unand pada Mei 2010, beliau sempat berbincang dengan penulis dan menyebutkan bahwa di USU, Ruang Baca itu bukan hanya tempat membaca an sich, tetapi juga melakukan layanan sirkulasi. Namun secara sistem, Perpustakaan USU dengan Perpustakaan Cabang Fakultas kedokteran, hukum, teknik dan sebagainya telah terintegrasi didalam satu sistem. Perpustakaan Fakultas di USU tidak dipimpin oleh Koordinator Perpustakaan yang dijabat oleh dosen namun langsung dibawah manajemen seorang pustakawan. Pernyataan tersebut sesuai dengan informasi yang berasal dari http://www.usu.ac.id/unit-pendukung/152-perpustakaan.html  yaitu Perpustakaan Universitas terintegrasi dengan 10 (sepuluh) Perpustakaan. Perpustakaan Cabang Fakultas yang mulai dibuka sejak tahun 2006. Pembukaan Perpustakaan Cabang Fakultas bertujuan untuk mendekatkan pelayanan kepada pengguna. Dengan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia sekarang ini, sistem pelayanan perpustakaan yang terintegrasi dapat dilakukan dengan titik pelayanan yang tersebar di dalam kampus. Perpustakaan cabang terdiri dari: Perpustakaan Cabang Fakultas Kedokteran, Hukum, MIPA, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Keperawatan, Ilmu Budaya, Farmasi, Psikologi dan Pertanian. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa proses terintegrasinya Perpustakaan USU dengan Perpustakaan Cabangnya didasari adanya kebijakan decison maker dengan pimpinan di Fakultas sehingga terwujud koordinasi yang jelas antara perpustakaan induk dan cabangnya. For your information, perpustakaan USU sempat menjadi perpustakaan perguruan tinggi terbaik tingkat nasional dalam dekade 90-an.

 

Di website http://pustaka.unand.ac.id/, terdapat terminologi Perpustakaan dan Ruang Baca. Jika dilihat sepintas perbedaan antara Perpustakaan dan Ruang Baca terletak pada posisi yang ditetapkan oleh Fakultas. Jika berada ditingkat Fakultas maka dinamakan Perpustakaan sedangkan bila ditingkat program studi dan jurusan maka dinamakan ruang baca. 

 

Menurut pengamatan penulis bahwa ada beberapa masalah yang menjadi tanggungjawab decision maker untuk diselesaikan agar tata kelola ruang baca menjadi lebih baik yaitu :

 

Pertama, perlu adanya definisi yang jelas apa yang dinamakan Perpustakaan dan apa yang dinamakan ruang baca.

 

Kedua, perlu adanya regulasi yang mengatur perpustakaan dan ruang baca fakultas dalam hubungannya dengan Perpustakaan Pusat Unand. Dalam Statuta Unand 2007, yang dijelaskan pada BAB VI Unsur Penunjang Pasal 41 Pasal (1), (2) dan (3), Unand memiliki perpustakaan utama dan cabang, Kepala Perpustakaan bertanggungjawab pada rektor dan Rektor memiliki kewenangan untuk mengangkat beberapa orang penyelia. Faktanya di Unand telah muncul istilah ruang baca, komite perpustakaan dan koordinator perpustakaan dan ruang baca. Sebaiknya istilah ini dijabarkan dalam statuta Unand. Penyelia yang dimaksud dalam Statuta Unand 2007 tidak jelas apa peran dan fungsinya apakah sama dengan staf ahli? . Sebagai input, Statuta Unand kedepan sebaiknya menyesuaikan pasal-pasal yang berkenaan dengan Perpustakaan Unand dengan aturan hukum yaitu Standar Nasional Perpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.

 

Ketiga, Permendikbud RI No.47 Tahun 2013 Tentang Statuta Unand tidak menjelaskan secara eksplisit tentang Perpustakaan Unand, Perpustakaan Fakultas dan Ruang Baca. Ada baiknya dijelaskan pada Organisasi dan Tata Kerja Universitas Andalas.

 

Keempat, perlu diperjelas fungsi dan peran Koordinator Perpustakaan dan Ruang Baca Fakultas demi peningkatan kualitas Perpustakaan dan Ruang Baca Fakultas

 

Kelima, perlu diadakan Rapat Koordinasi atau pertemuan berkala antara Kepala Perpustakaan, Komite Perpustakaan, Kelompok Pustakawan dan Koordinator Perpustakaan dan Ruang Baca Fakultas agar Unand Bisa (Bersinergi, Inovasi dan Akselerasi) terlaksana demi peningkatan kualitas dan mutu pendidikan di Unand.

 

Tanggungjawab untuk meningkatkan peran dan kualitas Perpustakaan Unand bukan hanya tanggungjawab decision maker namun tanggungjawab seluruh sivitas akademika. Kerja nyata untuk kejayaan bangsa musti dimulai sekarang juga. Vivant et res publica
et qui illam regit! 
Hidup Negaraku dan Pemerintahannya!

 

 

 

 

Halaman 1 dari 2