Manajemen Layanan Koleksi Terdigitasi (E-resources) di Perpustakaan Unand

24 Oktober 2016

Pada tanggal 27 September 2016 telah dilaksanakan Seminar Nasional  dengan Tema Transformasi Perpustakaan : Tantangan Perpustakaan dan Pustakawan Di Era Digital di Kota Bengkulu. Peserta seminar adalah mahasiswa S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Bengkulu dan Pustakawan dari  Perguruan Tinggi lain. Dalam kesempatan itu saya sempat diwawancarai oleh wartawan Harian Bengkulu Ekspress tentang motivasi saya datang menghadiri kegiatan seminar nasional tentang transformasi perpustakaan. Saya mengatakan bahwa keinginan saya mengikuti seminar ini untuk mengetahui bagaimana konsep perpustakaan digital yang baik dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk mendigitasi koleksi perpustakaan. Seminar berjalan aman dan lancar. Banyak para peserta yang bertanya kepada dua orang narasumber yakni Prof.Sulistyo Basuki dan Aa Erlansari, M.Eng. Ada peserta yang memuji atas keberhasilan Perpustakaan Unand yang telah mendapatkan akreditasi A dengan predikat sangat baik. Prof.Sulityo Basuki memuji Perpustakaan Unand yang memiliki repository yang baik karena dapat diakses oleh pemustaka melalui onesearch Indonesia yang dikelola Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Bagi saya, pujian Prof.Sulityo Basuki itu bukanlah dijadikan sebagai sebuah kebanggaan tapi itu adalah “cambuk” bagi kita sebagai pustakawan Unand agar bekerja lebih giat lagi untuk mewujudkan slogan UNAND BISA (BerInovasi Sinergi dan Akselerasi).

Di Perpustakaan Unand, terdapat beberapa koleksi dalam bentuk tercetak yang dapat ditemukan pada layanan sirkulasi, layanan koleksi cadangan, layananan referensi, layanan popular corner & multimedia dan layanan Local Content. Koleksi yang tercetak ini bila perlu ditransformasikan kedalam bentuk digital (transmedia). Pada tabel berikut ini dijelaskan perubahan koleksi tercetak pasca alih wujud menjadi koleksi digital :

NO LAYANAN JENIS KOLEKSI E-RESOURCES
1 Sirkulasi Buku Ajar E-Book
2 Referensi Ensiklopedia E-Ensiklopedia
    Handbook E-Handbook
    Manual E-Manual
    Almanak / Yearbook E-Alamanak / E-Yearbook
    Directory E-Directory
    Atlas E-Atlas
    Biografi/Autobiografi E-Biografi / E-Autobiografi
    Katalog / Bibliografi E-Katalog / E-Bibliografi
    Manuskrip E-Manuskrip
    Foto E-Foto
    Indeks / Abstrak E-Indeks / E-Abstrak
    Prosiding E-Prosiding
    Kamus E-Kamus
    Terbitan Pemerintah E-Goverment Publication
    Terbitan Organisasi Internasional E-International Organization Publication
    Jurnal E-Journal
3 Koleksi Cadangan Buku Ajar dan Teks E-Book
4 Local Conten Skripsi E-Skripsi
    Tesis E-Tesis
    Disertasi E-Disertasi
    Laporan Penelitian E-Lapen
5 Popular Corner Fiksi E-Fiksi

Perubahan bentuk fisik koleksi melalui transmedia dari tercetak menjadi terdigitasi  secara langsung membawa pengaruh terhadap manajemen layanan koleksi. Dampaknya terjadi pada sistem layanan yang biasa dilakukan secara konvensional berubah menjadi layanan peminjaman dan pengembalian secara online. Koleksi yang disirkulasikan secara online ini tidak dapat diunduh oleh pemustaka. Koleksi yang dilayankan secara online tidak dapat diunduh karena dikhawatirkan dapat melanggar Undang-undang Nomor 28 Tahun 2014 Tentang Hak Cipta. Pemustaka hanya dapat membaca melalui handphone atau komputer PC.

Layanan sirkulasi koleksi secara online dapat dilakukan dengan merencanakan langkah-langkah berikut ini :

Pertama, Perpustakaan Unand merancang sofware aplikasi online yang dapat dipergunakan pemustaka untuk mengakses e-book dari jarak jauh. Pemustaka yang merawak untuk mengetahui judul-judul buku diberikan password apabila hendak meminjam koleksi tersebut. Pemustaka disarankan agar memiliki surat elektronik.

Kedua, Pemustaka yang akan meminjam e-book disarankan untuk mendownload software aplikasi Perpustakaan Unand melalui i-Pad atau handphone agar dapat mengakses e-book dengan mudah.

Ketiga, Peminjaman dan pengembalian koleksi secara online sebaiknya dibatasi oleh waktu. Pemustaka dapat meminjam selama 10 (sepuluh) hari. Jika selama sepuluh hari koleksi tidak dikembalikan maka koleksi tersebut hilang secara mendadak dan bila pemustaka yang sama hendak meminjam kembali sebaiknya datang ke Perpustakaan Unand untuk mendapatkan password yang baru.

Keempat, diperlukan adanya staf Perpustakaan Unand yang memahami aplikasi online agar dapat melayani peminjaman dan pengembalian selama jam kerja Perpustakaan Unand.

Teknologi yang digunakan dalam pelayanan perpustakaan pasca transmedia secara online dinamakan Mobile apps version. Mobile apps version adalah bagian dari teknologi M-Libraries. Pemustaka yang ingin memanfaatkan informasi secara online terhubung langsung dengan website Perpustakaan Unand.

Perubahan fisik koleksi Perpustakaan Unand sangat memungkinkan akan membawa dampak hilangnya bidang Layanan Koleksi Cadangan. Koleksi Cadang seluruhnya diubah fisiknya menjadi terdigitasi. Bila perlu yang ditinggalkan hanyalah koleksi yang berusia 5 (lima) tahun terakhir saja. Ruangan koleksi cadangan akan berubah namanya menjadi Ruangan Layanan Digital. Ruangan Layanan  Digital didesain secara ergonomis atau lesehan yang memungkinkan pemustaka betah berjam-jam membaca mengunakan komputer PC yang disediakan oleh Perpustakaan Unand. Bila perlu diruangan itu disediakan soft drink dan makanan ringan.

Pada bagian layanan koleksi Referensi, segala bentuk koleksi digitasi itu dilayankan pada pemustaka secara Local Area Network (LAN). Perpustakaan Unand cukup menyediakan beberapa Workstation PC yang terakses ke server LAN. Di ruangan itu dapat disediakan Printer untuk mencetak koleksi e-Journal atau e-prosiding, yang mana, mulanya koleksi tersebut adalah hadiah dari berbagai institusi kemudian didigitasi oleh bagian pengolahan dan pengembangan koleksi untuk dilayanankan di Bagian Layanan Koleksi Referens. Pemustaka yang melakukan print out dikenakan biaya Rp.300,- perlembar.

Kegiatan mendigitasi koleksi dan menguploadnya ke database yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Unand adalah koleksi e-skripsi, e-Tesis dan e-disertasi yang semuanya dapat diakses direpository Universitas Andalas. Pemustaka dapat mengetahui judul karya ilmiah apa saja yang dimiliki oleh Perpustakaan Unand.

Pada bagian Popular Corner perlu dilakukan kegiatan mendigitasi koleksi fiksi. Di masa mendatang diharapkan pemustaka dapat membaca e-Fiksi secara online kapan saja dan dimana saja tanpa perlu datang ke Popular Corner. Semua kegiatan pendigitasian mulai dari “hulu” yang dilaksanakan bagian Pengolahan dan Pengembangan Koleksi sampai ke “hilir” yakni yang dilakukan bagian Layanan Pemustaka (Sirkulasi, Cadangan, Popular Corner dan Local Conten) diharapkan saling bersinergi antara satu sama lain. Agar manajemen koleksi transmedia ini dapat dilayanankan perlu dibuatkan Prosedur Operasional Standar oleh decision maker di Perpustakaan Unand. Hal ini bertujuan agar pemustaka dapat memahami alur kerja peminjaman dan pengembalian secara online. Langkah selanjutnya adalah sosialisasi kepada pemustaka yang seyogianya dilakukan pada kegiatan literasi informasi Perpustakaan Unand. Ab imo pectore, dari lubuk hati yang dalam semoga harapan menjadi kenyataan. 

 

Read 971 times Last modified on Senin, 24 Oktober 2016 10:07