Gagasan Utopia Tentang Manajemen Ruang Baca dan Perpustakaan di Universitas Andalas (Unand)

14 Oktober 2016

Sebagaimana kita ketahui bahwa perpustakaan merupakan jantung dari Perguruan Tinggi. Sebagai jantung, perpustakaan dapat dikatakan avant garde yang mendukung terselenggaranya kegiatan program belajar dan mengajar di Perguruan Tinggi.  Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dan senantiasa “berbanding lurus” mengikuti perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Struktur organisasi dan tata kerja yang dimiliki oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi membutuhkan pula pustakawan yang terampil dan ahli dibidang kepustakawanan. Perpustakaan Perguruan Tinggi juga memiliki komponen lain yaitu Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas. Beberapa perguruan tinggi memiliki sejarah yang panjang dan berbeda berkaitan dengan proses pembentukan Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca.

Di Unand Perpustakaan Pusat terbentuk era 60-an di Kampus Jati Padang. Perpustakaan Cabang Fakultas sebelumnya telah eksis sesuai dengan perkembangan Fakultas masing-masing. Berkembangnya jurusan dan program studi serta pendidikan pascasarjana baik untuk Program Magister maupun Doktoral mengakibatkan juga berkembangnya Ruang Baca. Kemungkinan terbentuknya ruang baca ini sebagai dampak “mengerucutnya” kajian ilmu sehingga pembahasan subyek ilmu pengetahuan menjadi lebih khusus (spesifik). Terminologi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas  tidak pernah dibahas secara eksplisit pada Statuta Unand mengenai tata kerja, fungsi dan hubungannya dengan Perpustakaan Pusat Unand. Yang membedakan antara Perpustakaan adalah posisinya. Ada pendapat yang menyebutkan bahwa Perpustakaan Fakultas yakni yang memiliki kebijakan pengadaan koleksi dan layanan sirkulasi. Ada pula yang berpendapat bahwa yang dinamakan Perpustakaan Fakultas adalah yang memiliki koleksi 5000 judul dan melakukan kegiatan layanan sirkulasi meskipun tidak melakukan kegiatan pengadaan koleksi. Sebagai informasi di Fakultas Teknik Unand, Perpustakaan tidak didirikan pada tingkat Fakultas. Yang tersedia adalah Perpustakaan Jurusan yang kini dinamakan dengan Ruang Baca.  Ruang Baca yang terdapat di Fakultas Teknik Unand adalah Ruang baca Teknik Industri, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknik Lingkungan dan Teknik Sipil.

Terlepas dari kontroversinya terminologi Perpustakaan Cabang Fakultas dengan  Ruang Baca Fakultas di Lingkungan Unand maka diperlukan adanya usulan mengenai manajemen Ruang Baca dan Perpustakaan Fakultas yang terstruktur agar terwujud Slogan Unand Bisa (Bersinergi, Inovasi dan Akselerasi) sehingga hubungan Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas dapat saling berkoordinasi dengan baik menuju cita Unand yakni Untuk Kedjajaan Bangsa. Adapun gagasan yang penulis tawarkan adalah sebagai berikut :

Pertama, Manajemen kartu anggota perpustakaan Cabang  dan Ruang Baca Fakultas yang mendukung aktivitas kepustakawanan. Kenyataan yang ada selama ini bahwa Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas memiliki kartu anggota perpustakaan sendiri yang berbeda dari Perpustakaan Unand. Ini sangat menyulitkan untuk saling bersinergi antara Perpustakaan Cabang dan  Ruang Baca dengan Perpustakaan Pusat Unand. Semua data mahasiswa yang melakukan aktivasi terdapat di Perpustakaan Pusat Unand. Data mahasiswa ini dapat dikirimkan ke Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas. Misalnya, Data Pemustaka Fakultas Kedokteran Unand dikirimkan ke database Senayan Library Information Systems (SliMs) Perpustakaan Fakultas Kedokteran Unand . Bila ini terwujud maka dari Perpustakaan Pusat Unand dapat dilihat berapa jumlah pemustaka yang berkunjung dan meminjam secara interface (antarmuka) yang memuat metadata pemustaka pada website SliMs. Keuntungan lainnya bagi Perpustakaan cabang Fakultas Kedokteran adalah penghitungan rekapitulasi koleksi pun dapat dilaksanakan dengan mudah termasuk kegiatan stock opname. Kegiatan ini terkendala di Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca karena Sumber Daya Manusia (SDM) staf Pengelola yang terbiasa mengerjakan pekerjaan kepustakawanan secara konvensional. Staf enggan beradaptasi dengan sistem baru yang berbasis digital. Kemungkinan ini disebabkan latarbelakang staf yang bukan ilmu perpustakaan. Ada baiknya bila Perpustakaan Cabang Fakultas dan Ruang Baca memiliki staf yang berlatarbelakang diploma ilmu perpustakaan dan komputer. Kedua orang staf ini dapat diupgrade pengetahuannya mengenai SLIMs dengan mengikuti pelatihan SLIMs yang senantiasa diselenggarakan Perpustakaan Pusat Unand. Kendala lain dalam melaksanakan manajemen

Kedua, Manajemen Koleksi Ruang Baca dan Perpustakaan Cabang Fakultas.

Apabila berbicara koleksi maka koleksi itu terbagi menjadi dua yakni koleksi buku dan non buku. Seiring dengan perkembangan TIK maka koleksi yang berbentuk fisik dapat “dialihwujudkan” menjadi bentuk digital. Pengadaan Koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Cabang Fakultas yang bersifat fisik dapat diadakan dalam bentuk maya. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas juga dapat meminta kepada Perpustakaan Pusat Unand agar dapat diberikan akses gratis untuk mendapatkan E-book dan E-Journal  tersebut.  E-Book dan E-Journal adalah koleksi non buku. Koleksi ini dapat dibeli dan keuntungannya adalah sangat menghemat ruang dan tempat. Disamping itu Perpustakaan Cabang Fakultas tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk perbaikan koleksi. Untuk mengaksesnya perlu disediakan workstation PC  (Personal Computer) yang dapat digunakan untuk membaca koleksi e-book dan e-journal. Dapat juga koleksi ini ditambahkan dengan koleksi e-skripsi, e-tesis dan e-disertasi. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak dapat didownload. Bila ingin meminjam ada prosedur khusus yang mungkin dapat dilakukan melalui e-mail yang dikirim kepada pustakawan dan pustakawan mengirimkan e-book atau e-journal tersebut kepada pemustaka yang membutuhkan dengan password yang limited selama 3 hari. Koleksi e-book ini proses pembeliannya melalui vendor dan pengklasifikasian dan pengatalogannya dilakukan secara khusus pada database SLiMs.

Ketiga, desain interior perpustakaan dan ruang baca

Selama ini trend perpustakaan adalah tempat belajar yang serius, dimana, mahasiswa belajar dibawah tumpukan buku-buku tebal. Desain interior Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas dapat diperbaharui dengan cara “menyulapnya” menjadi semacam cafe. Tidak mesti menggunakan kursi dan meja cukup dengan lesehan dan menyediakan fasilitas ergonomis yang dapat membuat betah pemustaka. Keberadaan e-book, e-journal, e-resources yang lain sangat mendukung proses layanan baca ditempat. Hanya dengan menggunakan layar sentuh koleksi yang tersedia dapat diakses dengan mudah melalui komputer. Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat menyediakan soft drink dan fast food untuk memuaskan keinginan pemustaka yang haus dan lapar. Penyediaan soft drink dan fast food dapat dikelola oleh Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sebagai income masuk untuk kesejahteraan staf pengelola. Dalam hal ini mindset decision maker di Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas sebaiknya keluar dari “pakem” yang telah ada.  

Keempat, tingkat koordinasi antara Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dengan Perpustakaan Pusat Unand

Perpustakaan Pusat Unand dan Perpustakaan Cabang atau Ruang Baca Fakultas memiliki kaitan yang sangat erat. Rapat Koordinasi (Rakor) yang bersifat formal belum pernah diadakan sama sekali selama satu dekade. Rapat Koordinasi ini sebenarnya sangat penting sehingga antara Kepala Perpustakaan, Koordinator Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas serta Komite Perpustakaan dapat berinteraksi dan bersinergi antara satu dengan yang lain untuk membahas permasalahan apa yang terjadi pada Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas sehingga permasalahan itu dapat diselesaikan melalui solusi yang baik. Umpanya masalah jaringan internet yang tak stabil di Fakultas dapat diselesaikan secara bersama sesuai dengan pepatah barek samo dipikua ringan samo dijinjiang. Rakor sebaiknya diadakan 2 kali dalam satu tahun agar dinamika permasalahan di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas dapat dianalisa dengan baik.

Keberhasilan manajemen Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca dapat dilihat dari peran Koordinator Perpustakaan yang menjadikan  Perpustakaan Pusat sebagai “referensi” untuk mengkonsultasikan masalah-masalah yang terdapat di Perpustakaan Cabang dan Ruang Baca Fakultas. Komunikasi yang dibina antara satu dengan yang lain adalah kunci keberhasilan Unand untuk mencapai World Class University, dimana, sumberdaya informasi milik Perpustakaan Pusat Unand  adalah barometer kesuksesan itu. Man Jadda Wa Jadda, siapa bersungguh-sungguh pasti berhasil.

 

Read 1383 times Last modified on Jumat, 14 Oktober 2016 15:08